Como fazer backup de seus dados (Etapas para Business Data Backup)

A proteção de dados é crucial para proteger a continuidade da sua empresa. Se o seu único backup de dados estiver em um computador e o disco rígido falhar ou for danificado por um aumento de energia, seus dados comerciais desapareceram. E ter cópias em papel de dados de negócios não é proteção de dados adequada; e se as instalações da sua empresa armarem o solo ou sofrerem graves inundações? Mais uma vez, os dados que você precisa para continuar seu negócio podem ser irremediavelmente perdidos.

Para proteção de dados adequada, você precisa estabelecer um sistema de backup de dados que segue estas três etapas:

• dados comerciais de arquivo regularmente;
• crie backups de dados em mídias confiáveis;
• mantenha atualizados os backups de dados em um local seguro e fora do local.

A regra básica para a proteção de dados empresariais é que, se a perda dos dados interferir com o negócio, faça backup. Você pode reinstalar os programas de software se precisar, mas a recuperação dos detalhes das transações ou da correspondência comercial é impossível se esses arquivos forem perdidos ou danificados, além de serem reparados. O resto deste artigo descreve cada uma das etapas listadas acima para que você possa estabelecer um sistema de backup de dados que efetivamente protegerá seus dados comerciais críticos de um desastre.

1) Arquivo dados comerciais críticos

Arquivar dados comerciais é mais do que uma questão de bom arrumação; Pode ser uma questão de sobrevivência da sua empresa. Existem duas etapas para arquivar dados corporativos para backup de dados bem-sucedido;

• identificando os dados críticos que precisam ser arquivados
• e usando um método de arquivamento de dados em uma programação regular.

O que precisa ser arquivado em um backup de dados? Os executáveis, como programas de software, não precisam ser. Você não cria novas versões de programas executáveis ​​e, como eu disse, se um programa de software foi perdido ou corrompido, você poderia reinstalá-lo com bastante facilidade.

No entanto, todos os arquivos que você criou e / ou modificou devem ser regularmente copiados. Para muitas empresas, isso inclui tudo, desde arquivos contábeis até e-mail.

Você pode simplificar seu arquivamento de backup mantendo todos os arquivos que precisarão ser arquivados em uma única unidade em seu computador. Por exemplo, suponha que você precise fazer backup de arquivos contábeis, documentos de processamento de texto, planilhas, fotos e e-mail. Colocando a simples contabilidade, o Microsoft Office (incluindo o Outlook) e o Paintshop Pro, todos no D: / drive, torna mais fácil arquivar todos os arquivos que você criou ou modificou usando esses programas. Tudo o que você precisa fazer é fazer backup da unidade. Enquanto você não precisa fazer backup de executáveis, isso não prejudica se você fizer isso.

Uma vez que você selecionou os dados críticos a serem arquivados, é uma questão simples de instalar e usar um programa de software de backup para arquivar seus dados de negócios em uma programação regular.

Eu recomendo fazer backup de seus dados por noite. Existem muitos programas de software de backup disponíveis que permitem que você defina um cronograma que arquivará seus dados automaticamente. Procure software de backup que zips e criptografe arquivos para economizar espaço em disco e aumentar a segurança de dados.

Se possível, faça backup em sua rede de computadores, mantendo seus arquivos de backup de dados em um disco rígido separado a partir dos arquivos originais.

Se isso não for possível porque você possui um computador autônomo, coloque seus arquivos de backup de dados em um diretório separado e aumente sua agenda para criar backups físicos.

Que tipo de sistema de backup de dados físicos é o melhor para proteção de dados?

O segundo passo da proteção de dados é criar backups de dados - não apenas uma vez, mas em uma programação regular. Mas antes de fazer isso, você precisa estar ciente dos diferentes sistemas de backup disponíveis e das limitações de algumas mídias de backup.

2) Criando cópias de segurança de dados físicos

Os backups de dados físicos são necessários por causa da possibilidade de falha no computador ou danos. Mesmo um pequeno acidente, como derramar uma xícara de café em seu laptop, pode destruir todos os seus dados se esse for o único lugar em que seus dados restam. Você deve criar backups de dados físicos de seus dados de negócios, pelo menos, uma vez por semana, ou ainda mais frequentemente, se o seu negócio gerar grandes quantidades de novos dados diariamente.

Existem vários métodos de transferência de seus arquivos de backup para outra mídia, mas alguns sistemas de backup de dados são mais confiáveis ​​do que outros.

Qual mídia de backup você deve usar?

Usando unidades USB (polegar)

As varas USB estão aumentando constantemente em capacidade e são altamente úteis para backups de dados rápidos. Embora não tenham capacidade de discos rígidos externos, eles possuem taxas de transferência de dados rápidas e são altamente portáteis. Você pode facilmente fazer backup de dados em uma unidade USB e levá-lo fora do local. Como eles não possuem peças móveis, as unidades USB são muito confiáveis.

Usando discos rígidos externos para backups de dados

Para pequenas empresas, o método recomendado é comprar e usar um disco rígido externo para backups de dados. Os discos rígidos externos são baratos em comparação com os sistemas de unidade de fita. Eles também são fáceis de usar; simplesmente conecte o disco rígido na porta USB do seu computador. A maioria dos discos rígidos externos vem com software de backup.

Usando serviços de backup on-line como backups de dados
O uso de serviços de backup on-line torna o backup de seus dados fácil, o que é apenas uma das razões pelas quais a computação em nuvem é ideal para pequenas empresas.

Mas o backup de dados em nuvem é uma boa idéia para sua pequena empresa? Há desvantagens, também, entre elas a questão da segurança. Os dados da sua empresa são sensíveis; problemas de privacidade são sempre uma preocupação com os dados do cliente e propriedade intelectual. Escolha seu provedor de backup em nuvem com cuidado se você escolher este método.

Usando fitas como backups de dados

Se você possui grandes quantidades de dados para fazer backup (ou deseja fazer e manter arquivos de dados completos e regulares para armazenamento a longo prazo), os backups de fita são a melhor opção. Eles são altamente confiáveis, mas são substancialmente mais caros do que outras formas de backup.

Usando DVDs como backups de dados
Usar DVDs como backups de dados não é mais popular. DVDs em branco são baratos e a cópia de dados em DVDs é fácil. No entanto, os DVDs têm uma capacidade de armazenamento baixa e são o método mais confiável de todos os métodos de backup de dados listados aqui. Quem não teve a experiência de colocar um DVD em uma unidade apenas para descobrir que os dados são ilegíveis eo disco "não funciona"? Os DVDs têm uma vida útil limitada. Não recomendo este método de backup de dados para qualquer empresa de pequeno porte.

3) Backup de dados fora do site

As únicas empresas que devem manter seus backups de dados no local são aquelas com cofres indestructibles à prova de fogo. Investir em uma unidade de fita ou disco rígido externo e meticulosamente aderir a um cronograma de backup de dados regular não ajudará se todas as cópias de backup de dados estiverem em um só lugar e esse lugar é atingido por um desastre. Você deve armazenar cópias de seus backups fora do site se seus dados de negócios forem verdadeiramente seguros. (O backup em nuvem não elimina totalmente essa preocupação, mas certamente é melhor do que muitos locais físicos.)

Muitas empresas mantêm suas cópias de backup de dados em caixas de segurança nos bancos. (A taxa para uma caixa de segurança é dedutível, se você precisar de mais incentivo.) Alguns proprietários de pequenas empresas mantêm múltiplas cópias de backup de dados de seus registros nas casas de diferentes amigos ou membros da família. Na verdade, não importa onde você opte por mantê-los, desde que o site escolhido para o backup de dados fora do site seja seguro e você tenha acesso regular a ele.

Back It Up ou Risk Perder

Não corra o risco de perder os dados da sua empresa. A melhor defesa contra tal desastre é a proteção de dados adequada. Ao criar um sistema de backup que inclui o arquivamento e o backup de seus dados de negócios com regularidade e adequadamente, você assegurará que sua empresa seja capaz de resistir a qualquer tempestade que enfrente e continuar.