Aprendem a função de uma placa de projeto

O seu projeto possui uma placa de projeto? Você também pode chamá-lo de um grupo de direção ou de um comitê de direção. Este artigo estabelece os papéis e responsabilidades desta importante função de governança.

Comecemos por dizer que o Conselho de Projeto é uma parte importante da estrutura organizacional de qualquer projeto. se você não tiver um, você deve conversar com seu gerente sobre como conseguir uma configuração.

O Conselho do Projeto é presidido pelo patrocinador do projeto e normalmente inclui uma série de outras partes interessadas sênior, bem como o gerente do projeto.

Há normalmente três a cinco pessoas no Conselho. Eles são todos os principais interessados ​​no projeto e as pessoas que têm a capacidade de fazer as coisas para o projeto.

Bottom line: é um grupo de pessoas que se encontram para ajudar a supervisionar o projeto e mantê-lo avançando na direção certa.

Os Quadros do Projeto são configurados no início do ciclo de vida do projeto e operam ao longo do projeto até que ele seja fechado. Vejamos os 4 papéis principais de um Conselho de Projeto.

1. O Conselho do Projeto Fornece Governança

Primeiro, o Conselho do Projeto fornece uma governança crítica. Eles garantem que as políticas sejam respeitadas ao nível corporativo e ao nível do portfólio ou do programa. Eles oferecem supervisão sobre o que a equipe do projeto está realizando. Eles, juntamente com o patrocinador do projeto, são responsáveis ​​pela entrega bem-sucedida do projeto e esse papel de governança garante que a equipe do projeto esteja atuando de forma ética e dentro dos limites de aceitabilidade para a empresa.

Eles fazem isso questionando o gerente do projeto e fornecendo ajuda e suporte.

2. A Diretoria do Projeto Fornece Direção

Muitas vezes, as decisões devem ser tomadas em um projeto, e algumas delas serão excluídas do mandato do gerente de projeto. Quando o gerente do projeto não consegue tomar a decisão, e é algo que deve ser discutido com mais partes interessadas do que apenas o patrocinador, ele irá para o Conselho do Projeto.

Seu papel é manter o projeto em curso fornecendo a direção adequada para a equipe. Eles contribuem para definir a visão no início do projeto e manter o projeto em trilha durante todo.

3. O Conselho de Projeto toma decisões

A Diretoria do Projeto é principalmente um órgão de tomada de decisão. O seu papel é tomar decisões que mantenham o projeto avançado ao desbloquear problemas e ajudar o gerente de projeto a ver um caminho claro para a conclusão bem-sucedida.

O gerente do projeto apresentará recomendações ao Conselho do Projeto. Isso poderia incluir recomendações para abordar:

• Riscos, como planos de mitigação para enfrentar desafios potenciais
• Problemas
• Problemas de recursos, como não ter os membros da equipe certos disponíveis
• atrasos de programação
• Excessos de orçamento.

O Conselho do Projeto não precisa necessariamente atuar sobre a recomendação do gerente do projeto. Como grupo, eles podem apresentar outras sugestões para o caminho a seguir, e freqüentemente o fazem. Muitas vezes, porque eles têm uma imagem maior, visão corporativa do ambiente do projeto do que o gerente do projeto, então eles são capazes de ver rotas alternativas e escolher o melhor no momento.

4. O Conselho de Projeto aprova gastos

Finalmente, o Conselho de Projeto aprova o orçamento geral.

Cada pedido de compra ou item de orçamento normalmente é gerenciado pelo gerente do projeto: você não precisa ir ao seu Painel do Projeto para obter todas as faturas assinadas para pagamento.

No entanto, no nível do projeto em geral, o Conselho de Projeto tem um papel a desempenhar na primeira aprovação de como você vai gastar o dinheiro (seus planos de orçamento) e, em seguida, monitorando os gastos em andamento para garantir que o projeto esteja no bom caminho.

Você também precisará desenhar no quadro do projeto quando parecer que precisa gastar fundos de contingência ou reservas de gerenciamento. Eles podem autorizar overspends e ajudar as equipes de projetos a acessar fundos adicionais, onde isso pode ser justificado.

Em geral, o Conselho de Projeto fornece uma função essencial de governança e direção para a equipe do projeto. Sua direção e conselho ajudam o gerente do projeto a orientar o projeto na direção certa, e eles estão perfeitamente posicionados para intervir e ajudar, se algo começa a dar errado.