Ativos e passivos - Como ler seu balanço

Um dos maiores erros que vemos entre as pequenas empresas é confiar em extratos bancários para monitorar a saúde financeira da empresa. Se você estiver usando seus extratos bancários apenas para monitorar o dinheiro que você tem para sua empresa, você está faltando vários elementos-chave que afetam seu orçamento. Os fundos de gestão de empresas vão além de saber quanto dinheiro você tem no banco e em uma análise significativa de passivos, patrimônio e ativos.

É por isso que manter um balanço patrimonial preciso e atualizado é essencial. Ao executar um negócio, você deve saber quais os fundos que estão entrando, o que está sendo pago e o valor atual de tudo o que você usa nas operações diárias.

Balanços Explicados

Um balanço dá uma visão geral dos ativos e passivos da sua empresa. Os ativos são tudo o que você é seu negócio. Os passivos são tudo o que você está procurando. O que resta é o "valor contábil" da sua empresa, conhecido como capital próprio, dependendo de você operar como sócio ou como corporação com acionistas.

Compreendendo ativos

Ao preparar um balanço, os ativos devem ser divididos em diferentes categorias. O dinheiro gerado pelas vendas (contas a receber) é diferente do valor do estoque e a separação de tipos de ativos oferece uma idéia mais clara de quanto dinheiro real você precisa trabalhar. Afinal, US $ 2 milhões em matérias-primas podem ser um ativo, mas você não pode alavancá-lo para pagar as contas de serviços públicos do próximo mês.

Ativos líquidos

Esta categoria inclui caixa e equivalentes de caixa, como dinheiro em contas bancárias, certificados de depósito, obrigações e outras fontes que podem ser rapidamente convertidas em dinheiro sem perder nenhum valor. As contas a receber, uma lista de quaisquer pagamentos ou vendas que estão aguardando a liquidação, também são considerados ativos líquidos.

Se você tem investimentos de curto prazo que podem ser vendidos se necessário, seu balanço deve refletir isso também.

Ativo circulante

Os ativos circulantes são ativos que serão convertidos em dinheiro ou serão utilizados nos próximos doze meses. As contas a receber são o ativo atual mais comum. Outros exemplos incluem investimentos de curto prazo, inventário e despesas pré-pagas

Ativos Fixos

Os ativos que são considerados "ativos fixos" incluem os terrenos e edifícios que sua empresa possui, bem como o equipamento, a maquinaria e os veículos que você use regularmente. Por exemplo, se você executar um restaurante que também oferece um serviço de entrega, seus fornos, frigoríficos, freezers e carros de entrega contam como ativos fixos.

Outros ativos

A categoria é usada para acompanhar os ativos não líquidos que não devem ser convertidos em dinheiro nos próximos doze meses.O exemplo mais comum pode ser um depósito de segurança em seu escritório que o proprietário irá manter durante o prazo de arrendamento.

Para determinar seus ativos totais, adicione seus ativos líquidos, atuais, fixos e outros ativos juntos. É o valor total de cada forma potencial de dinheiro em sua empresa.

Entendimento dos Passivos

Assim como os ativos, as empresas possuem mais de um tipo de responsabilidade.

Estes também são contabilizados separadamente em seu balanço para que você possa ver o que você tem que enfrentar agora e quais as despesas que serão lançadas no futuro.

Passivo atual

Qualquer coisa que você deve pagar nos próximos doze meses é considerada um passivo atual. Pode incluir contas a pagar, que são saldos pendentes para aqueles que fornecem inventário e serviços para sua empresa e salários ganhos por funcionários que ainda não foram pagos. As contas mensais também podem cair nesta categoria.

Passivos de Longo Prazo

Se você tiver despesas ou pagamentos que vão além do ano atual, estes são listados como passivos de longo prazo. Um saldo da hipoteca é um exemplo comum de um passivo de longo prazo. Pagamentos contínuos ou entregas mensais também podem ser de longo prazo se você espera que eles continuem por mais de 12 meses.

A Importância da Conciliação

Claro, para saber exatamente quantos ativos e passivos sua empresa está lidando, você deve conciliar suas declarações bancárias e de cartão de crédito regularmente. Simplesmente assumindo que todas as transações que você escreveu e as que realmente passaram são as mesmas podem levá-lo a problemas quando chega a hora de pagar contas ou pagar impostos.

Declarações bancárias

A reconciliação de seus extratos bancários é essencial para garantir a segurança dos fundos de sua empresa. Quando você passar por um extrato mensal, verifique cada transação em relação ao seu próprio registro e verifique se ele corresponde. Você pode encontrar pagamentos ou depósitos que você esqueceu de escrever; subtrai ou adicione estes em conformidade. Combine todos os números de cheques de saída para seus registros para garantir que nenhum deles esteja faltando e, se houver, ligue para o banco para verificar essas despesas e atualize seu registro.

Certifique-se de que seus registros correspondem aos bancos ajuda você a evitar grandes erros e manter uma conta precisa do dinheiro disponível. É fácil cometer um erro ao escrever algo quando estiver no meio de cem outras coisas, e aproveitar o tempo para reconciliar seu extrato bancário pode salvá-lo de uma grande dor de cabeça financeira mais tarde.

Passar sobre suas declarações bancárias também irá alertá-lo para qualquer fraude ou roubo. Infelizmente, isso pode ser um problema não tão incomum no que diz respeito à contabilidade e manter uma vigilância em sua atividade regular da conta pode ajudá-lo a identificar as cobranças incorretas ou fraudulentas antes de começarem a somar.

Declarações do cartão de crédito

O dinheiro que sua empresa paga é tão importante quanto o dinheiro que entra. Examine o extrato mensal do cartão de crédito assim que chegue e fique atento para cobranças duplicadas ou compras não autorizadas .Se você encontrar uma atividade que pareça suspeita, entre em contato com a empresa que emitiu o cartão de crédito e cancelou imediatamente.

Para compras legítimas, verifique se todas as cobranças estão corretas. O duplo recarregamento acidental ou um erro em um preço cotado pode resultar na sua empresa pagando mais do que deveria aos seus fornecedores. Resolva esses problemas o mais rápido possível e verifique novamente se você contabilizou todas as compras feitas no decorrer do mês.

Depois de reconciliar ambas as declarações, verifique os valores resultantes em relação ao seu balanço patrimonial e faça as alterações necessárias para que todos eles correspondam. O fato de fazer tudo isso todos os meses é evitar perdas prejudiciais e monitorar o quão bem você está lidando com os fundos comerciais como um todo.

Reduzindo a dívida

Ter uma visão abrangente dos ativos e passivos da sua empresa torna mais fácil ver onde o dinheiro está indo e como você pode gerenciar melhor as despesas. Muitas pequenas empresas começam com um déficit sob a forma de empréstimos ou linhas de crédito que precisam ser compensados ​​ao longo do tempo para operar no preto. Quanto melhor você entender as finanças do seu negócio, mais fácil será encontrar maneiras de equilibrar seus negócios e reduzir a dívida.

Um balanço corretamente gerenciado permite que você permaneça em cima de cada transação que ocorre durante as operações diárias de sua empresa. Isso lhe dá algo para mostrar ao banco se eles precisam de um registro do valor da sua empresa, assegura aos investidores atuais que suas finanças estão sob controle e podem ser uma ferramenta para aumentar o capital de investimento adicional. Como proprietário de uma empresa, um balanço exato oferece paz mental ao saber que suas finanças estão em ordem e você tem uma imagem clara de quanto dinheiro está disponível para cobrir as despesas que inevitavelmente surgem ao executar sua empresa.