4 Razões pelas quais o seu empreendimento precisa de processos documentados

A maioria dos negócios empresariais começa de forma orgânica e descobre "como fazemos as coisas por aí" praticamente em tempo real. Os proprietários e gerentes geralmente estão ocupados demais para documentar seus processos, a menos que o negócio seja altamente técnico ou científico, ou a menos que o controle do processo seja exigido por clientes como o governo. Se você é o chefe em um negócio que vai de catering de alimentos para lojas de roupas de varejo para gerenciamento de riqueza, você não será demitido por não ter processos documentados.

(Afinal, você é o chefe.) Mas você estará perdendo grandes oportunidades.

Razões para a Criação de Processos Escritos

Há razões convincentes para que sua pequena empresa deve ter processos escritos, mesmo se você for o único atualmente envolvido:

1. Adicionando e treinando funcionários: Se seus processos forem escrito, você pode formar de forma mais fácil e rápida funcionários. Se você não documentar seus processos, você será resistente a adicionar funcionários porque o pensamento de treiná-los é muito assustador. Catch-22!
2. Capacidade de obter empréstimos comerciais: Se você precisa de financiamento para sua empresa, um banco ou outro credor precisará entender suas operações. Isso faz uma declaração poderosa quando você pode mostrar ao credor como você está organizado e que você realmente possui um controle sobre os processos.
3. Obtenha lucros maiores: Processos de documentação expõem falhas sobre como você faz as coisas. Você verá estrangulamentos e inconsistências que você não percebeu estava lá. O movimento extra em um processo de negócios custa tempo e dinheiro. Eliminar é igual ao tempo economizado e maiores lucros.

1. Posição para eventual venda: Se quiser vender sua empresa algum dia, um comprador quer avaliar o funcionamento interno primeiro. Mostrando ao comprador o seu manual de processo aumenta a probabilidade de uma venda, bem como o valor percebido pelo comprador da sua empresa. Afinal, se seus processos estão limpos e bem documentados, o comprador pode imaginar-se mais facilmente e seguir o que você fez. O tempo economizado para o comprador equivale a um custo menor na estrada, o que se traduz em um preço maior para você.

Primeiros passos

Então, como você vai de ter processos firmemente (ou não tão firmemente) em sua cabeça e obtê-los gravados? Você precisa definir e depois documentar seus processos. Digamos que você esteja no negócio da restauração. Quer você perceba ou não, você tem certos processos imperativos que são comuns a todas as empresas de restauração. Por exemplo, todos os fornecedores precisam obter emprego, fazer eventos e acompanhar clientes para que você obtenha mais empregos. Cada uma dessas ações é seu próprio processo.

Então, para o seu negócio, anote seus passos e tente organizá-los em ordem seqüencial (mesmo que haja sobreposições).Se o seu processo tiver mais de sete etapas, procure consolidar vários processos como subprocessos de outro passo chave. Caso contrário, o processo torna-se muito difícil de gerenciar e explicar aos outros.

Você pode apresentar uma lista como esta para um fornecedor e, em seguida, dentro de cada processo, você documentará os subprocessos que fazem parte disso:

1. Aquisição de trabalho: Marketing, geração de propostas, vendas Processo, contrato
2. Preparação do evento: Criação do menu, preparação de alimentos, pessoal, seleção do local e preparação
3. Operação do evento: Lista de verificação do dia de trabalho, entrega e configuração, atribuições de pessoal, procedimento de avaria < Acompanhamento pós-evento:
4. Acompanhamento do cliente, debriefing interno Recursos

É muito útil usar diagramas visuais para gerenciamento de processos ao invés de uma lista linear, embora, se você não estiver Ótimo com o Excel ou outros programas, uma lista é melhor do que nada. Saiba como fazer diagramas de fluxo do processo no Excel e veja se ele funciona para você. A vantagem de usar um fluxograma é que você pode ver facilmente as entradas e saídas de cada etapa do processo. Um bom processo é como uma boa escrita: há transições entre parágrafos. Se um passo do processo dar um salto a uma ação e não está claro como você chegou lá, volte e certifique-se de que a entrada e saída são claras e fortes.

Se você quer ler o melhor livro já escrito sobre o controle do processo, veja Reengineering the Corporation por Michael Hammer e James Champy.

Embora o livro tenha quase duas décadas de idade e tenha sido escrito com grandes processos de organização em mente, é um recurso perfeito, mesmo para jovens startups. Isso irá ajudá-lo a ver os estrangulamentos no que você está fazendo e corrigi-los.