Visão geral abrangente de um trabalho de gerenciamento de projetos

O Project Management Institute (PMI) define o gerenciamento de projetos como "atender ao requisito do projeto através da aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para atividades de projeto. Isso é realizado através do uso de planejamento , executando, controlando e fechando um projeto. "

Embora essa definição possa parecer complexa, os diretores de gerenciamento de projetos estão realmente enraizados no senso comum e na praticidade.

Se você deseja fornecer gerenciamento de projetos para seus clientes ou seu objetivo é se tornar um gerente de projeto, considere os fundamentos do gerenciamento de projetos passo a passo. Antes de começar, determine se o serviço que você está prestes a oferecer (ou a tarefa que está assumindo) é verdadeiramente um projeto.

Gerenciamento geral versus gerenciamento de projetos

Como você decide se algo é ou não é um projeto? Para quebrar isso, separe as duas áreas diferentes de gerenciamento em gerenciamento funcional (ou geral) e gerenciamento de projetos.

O gerenciamento funcional ou geral é a operação contínua de uma tarefa. Um exemplo seria se você possuir uma empresa de tecnologia e ter um cliente para o qual você fornece suporte de backup e você gerencia continuamente sua conta anual, fazendo backup de seus servidores e fornecendo-lhes um relatório de atividade semanal. Se você fizer isso por cinco anos e ter um contrato renovável com o cliente, seu trabalho é contínuo e, portanto, geral ou funcional.

Se, no entanto, o seu cliente quiser implementar um novo sistema de gerenciamento de conteúdo e tiverem um ano para desenvolver o novo sistema e pedir que você conduza seu desenvolvimento, seu cliente contratou você em um projeto.

Da mesma forma, se você trabalha com recursos humanos e seu trabalho é gerenciar o orçamento do departamento e supervisionar os associados juniores, então você tem um trabalho funcional porque é um trabalho contínuo que não possui um acabamento definido.

Por outro lado, se você tem o mesmo trabalho de RH e o diretor do seu departamento solicita que você implemente um novo programa de recrutamento (e lhe forneça um prazo e orçamento) e o torne o gerente do projeto, então é um porque tem uma data de início e término e a tarefa acontece apenas uma vez.

Visualizando seu projeto em três partes

Agora que você entende a essência do que constitui um projeto, você pode dar uma olhada no gerenciamento de projetos. Usando o programa de recrutamento como exemplo, agora que você sabe que há uma necessidade de um projeto, o próximo passo é delinear o escopo, a hora e o orçamento necessários.

O gerenciamento de projetos é o planejamento, organização e controle do escopo, orçamento e tempo do projeto do programa de recrutamento. Para ajudar a visualizar o projeto, desenhe uma pirâmide simples.Cada linha da pirâmide representa uma das três partes principais de um projeto (i.e., escopo, tempo e orçamento). O espaço vazio no meio da pirâmide é a

qualidade do produto entregue. A pirâmide é uma ferramenta importante a ter em mente à medida que planeja seu projeto porque as suas principais partes crescem ou encolhem, a qualidade do produto é afetada. O Escopo do Projeto

Definir o escopo é muitas vezes a parte mais difícil e complexa do gerenciamento de projetos.

Os detalhes de um projeto geralmente são desconhecidos no início, de modo a estimar quais atividades e tarefas são necessárias para executar o projeto. O escopo consiste em todas as atividades e tarefas que serão realizadas para produzir o produto final que você enviará. Definir o escopo do projeto irá ajudá-lo a determinar o tempo e o orçamento que você precisará para finalizar o projeto. Uma boa maneira de começar é simplesmente escrever o que você acha necessário para completar a tarefa. Em seguida, consulte os outros para obter uma visão abrangente de todas as atividades envolvidas.

A Hora do Projeto

Uma vez que você estabeleceu um escopo inicial, você pode começar a atribuir uma hora a cada atividade e tarefa e, adicionalmente, a olhar para a imagem maior dos projetos. Pergunte-se quais as atividades que acontecerão ao mesmo tempo e o que acontecerá seqüencialmente.

Além disso, preste muita atenção a quantas pessoas irão rever as atividades do projeto porque isso afetará o tempo que demorará para completar uma etapa. É surpreendente quanto tempo uma tarefa simples pode ser tomada quando três pessoas precisam rever. Depois de calcular o tempo que demora para completar as atividades e tarefas cumulativas, você está pronto para criar um cronograma de projeto para a equipe do projeto a seguir.

O Orçamento do Projeto

Neste ponto, você estabeleceu o que (escopo) e o comprimento (tempo) de um projeto, agora é hora de determinar o orçamento. Muito parecido com o cálculo da quantidade de tempo para um projeto, muitas vezes você deve consultar outros, incluindo os líderes de departamento para determinar um orçamento preciso. Um orçamento consiste em múltiplas considerações, incluindo o uso de pessoas e materiais envolvidos nas atividades realizadas e por quanto tempo elas (i. E., As pessoas) serão necessárias e os materiais utilizados.

Comunicação é chave

Muitas vezes, um cliente (ou chefe) quer que um projeto seja concluído dentro de um tempo e orçamento pré-determinados sem considerar o alcance do projeto. O problema com isso é que quase sempre, o escopo do projeto não pode ser concluído razoavelmente devido às restrições de tempo e orçamento. Consequentemente, parte do gerenciamento de projetos está negociando os termos do escopo do projeto com um cliente ou chefe. Ao longo do processo de negociação, bem como o comprimento total do projeto, boa comunicação clara é a habilidade mais importante que você precisará. Quanto mais claramente você comunicar desafios ao longo do caminho, mais feliz será seu cliente ou chefe.