Como a iniciativa APEX mudou o planejamento de eventos corporativos

Um dos pedidos mais comuns entre os organizadores de eventos corporativos e reuniões é o software de planejamento de eventos padronizado para ajudar na comunicação entre profissionais da indústria e eficiência geral. Enquanto um sistema ou software totalmente padronizado e prescrito ainda não foi adotado em toda a indústria, o Conselho da Indústria da Convenção (CIC) lançou uma iniciativa que forneceu uma direção sem precedentes para planejadores de eventos, profissionais da indústria e, finalmente, desenvolvedores de software de planejamento de eventos em todo o país com o que é conhecido como APEX.

O intercâmbio de práticas aceitas da CIC

APEX significa "Intercâmbio de práticas aceitas", uma iniciativa do Conselho da Indústria da Convenção (CIC) lançada para unir toda a indústria de reuniões, convenções e exposições para desenvolver e implemente padrões voluntários para software de planejamento de eventos e outras ferramentas. Apesar de sua natureza voluntária, foi uma mudança de jogo na indústria.

Mais de 2, 500 membros da indústria em 60 cidades em todo os EUA e no Canadá participaram de discussões práticas, e mais de 350 profissionais do setor foram envolvidos como voluntários virtuais desde 2001. Através da colaboração, aqueles envolvidos na APEX esperavam definir práticas aceitas em toda a indústria, o que definiria padrões para software de planejamento de eventos e outras ferramentas. Esta iniciativa eventualmente evoluiu para a criação das ferramentas de planejamento de eventos da APEX, que incluem uma série de recursos para planejadores de eventos e o desenvolvimento contínuo de novos softwares de planejamento de eventos.

Ferramentas e recursos da APEX

Em 2001, a iniciativa APEX foi o único impulso coeso e industrial para desenvolver padrões para a ferramenta de planejamento de eventos. Eventualmente, levou ao desenvolvimento de ferramentas, modelos e diretrizes de melhores práticas que muitos planejadores de eventos ainda usam de alguma forma hoje. Todos os recursos ainda estão disponíveis para uso on-line ou estão disponíveis para download em formatos Microsoft Word de PDF.

As ferramentas estão disponíveis gratuitamente.

1. O Glossário da indústria APEX on-line
   Esta ferramenta interativa e on-line é a referência abrangente para a terminologia, o jargão e as siglas utilizadas em toda a reunião e indústria de eventos. Isso faz um ótimo recurso para garantir a consistência dos termos e ainda prova ser uma ferramenta de treinamento útil para novos funcionários.
2. O ESG (Guia de Especificações do Evento) Modelo
   Os planejadores de eventos costumavam usar o termo "currículo" para referenciar as especificações da reunião. O acrônimo ESG (que significa guia de especificações de eventos) substituiu este termo após o lançamento do APEX com uma ferramenta padronizada para usar na preparação e compartilhamento de instruções completas e detalhes para eventos de todos os tamanhos.
3. APEX Housing & Registration
   Estas práticas aceitas foram desenvolvidas para coletar, reportar e recuperar dados completos de habitação e registro para reuniões, convenções e outros eventos. Também provou ser um recurso para lidar com questões de habitação, tais como provedores de habitação, questões de internet, habitação internacional e divulgação.
4. O modelo PER (Relatório pós-evento)
   Substituindo os relatórios anteriores do "histórico", o Relatório pós-evento ou PER ainda é o formato aceito pelo evento e reuniões para coletar, armazenar e compartilhar uma publicação precisa e completa - Informe relatórios sobre eventos de todos os tipos (embora existam versões novas em vários programas).
5. Modelos de Solicitação de Proposta (RFP)
   Junto com um whitepaper publicado pela CIC em conjunto com delegados da APEX e The Global Business Travel Association (GBTA), o CIC ainda fornece formatos de RFP padrão que abordam a informação básica e única precisa de uma variedade de diferentes necessidades de RFP, incluindo: audiovisual, empresa de gerenciamento de destino, contratado de serviços, instalações individuais, transporte, programação de funções e configuração de funções. Esses modelos facilitam a solicitação da informação certa, comparam as respostas e tomam decisões informadas.

Recursos e software de planejamento de eventos

O objetivo da iniciativa APEX do Conselho de Indústria da Convenção foi mudar fundamentalmente a maneira como os profissionais se comunicaram entre os eventos e eventos, desde planejadores de eventos até fornecedores, fornecedores, contratados e outros profissionais de serviços de eventos.

Antes da APEX, suas diretrizes padronizadas, práticas recomendadas e, em última análise, suas ferramentas e recursos on-line, a comunicação era o principal desafio para profissionais da indústria.

Muito mudou desde o início dos anos 2000. Embora a ideia para a APEX e esses objetivos tenha começado já em 1997 e a CIC concentrou-se principalmente na fase conceitual de 2000-2004 à espera de lançar até 2004 e 2005. Desde o lançamento dos padrões e ferramentas APEX, muitos outros recursos e eventos O software de planejamento foi desenvolvido, mas nenhuma autoridade anulou o CIC na prescrição de padrões de prática da indústria.