Como você separa os deveres com um pessoal pequeno?

A divisão de responsabilidades contábeis é fundamental para manter livros precisos e reduzir o risco de fraude. Por exemplo, um empregado que conta com pagamentos em dinheiro também não deve ser responsável por dirigir o dinheiro para o banco.

Em uma empresa menor sem um enorme departamento de contabilidade, separar os direitos é mais fácil dizer do que fazer. Na verdade, um dos maiores riscos para as pequenas empresas é a falta de separação dos principais deveres, o que aumenta a probabilidade de risco e a exposição a práticas ruins de contabilidade.

Se você tem riscos legítimos para corrigir nos seus processos agora ou simplesmente deseja ajustar a estrutura da sua empresa para afastar todos os problemas potenciais no futuro, aqui estão algumas idéias para ajudá-lo a dividir responsabilidades mesmo quando você não tem muitos funcionários disponíveis.

Exigem férias periódicas

Muitas fraudes foram descobertas quando o guarda-livros leva suas primeiras férias em anos ou um gerente é forçado a tomar um dia doente que quebra um longo registro de atendimento perfeito. Nessas situações, as substituições tentam executar suas tarefas diárias atribuídas, mas observe que os números estão desligados. Quando a gerência investiga, eles descobrem que seu empregado perfeito sempre veio trabalhar para evitar que alguém descobrisse a fraude.

O problema é que os funcionários que sempre trabalham são muitas vezes vistos como os funcionários mais valiosos e confiáveis. Isso cria uma oportunidade para eles aproveitarem sua independência e a falta de quem verifique seu trabalho.

Não deixe nenhum empregado passar meses ou anos sem ter férias reais. Um bom funcionário merece o intervalo, e você precisa ter a chance de conseguir um mau. Na verdade, considere uma bandeira vermelha se um funcionário nunca perca um dia de trabalho, não importa o quão enfermo ou como precisa de férias, ele ou ela pode ser.

Rodar funcionários de outros locais ou turnos

Muitas empresas orientadas para o consumidor apenas têm um ou dois funcionários trabalhando em uma loja em um determinado momento.

Quando alguém está sozinho, ele pode sentir maior tentação de roubar e menos medo de ser pego.

Como fazer férias, você deseja girar funcionários. Você pode mantê-los em seus locais preferidos a maior parte do tempo, mas, ocasionalmente, trabalhem em diferentes lojas ou turnos diferentes. Dessa forma, você pode procurar tendências, como os recebimentos de caixa, sempre em queda quando um empregado em particular está trabalhando em uma mudança específica versus quando outros estão trabalhando na mesma mudança.

Enviar tarefas de contabilidade

Você não precisa fazer toda a sua contabilidade em um só lugar. Em vez de ter seus funcionários ou gerentes de primeira linha tentando fazer tudo, você pode enviar tarefas.

• Os funcionários em cada loja podem inserir vendas e outros dados contábeis brutos.
• Um gerente sênior em sua maior localização pode assumir a responsabilidade pela autorização de ajustes nas contas do cliente.
• Um contador em um escritório central pode conciliar suas contas e preparar suas demonstrações financeiras.

Se você não tem vários locais ou vários funcionários qualificados, está tudo bem. Os serviços de contabilidade terceirizados podem ajudá-lo a preencher as lacunas.

Criar políticas e procedimentos claros

Enquanto muitas pessoas optam por trabalhar para empresas pequenas e crescentes porque não possuem a burocracia de grandes corporações, a definição de políticas e procedimentos é importante em qualquer negócio de tamanho.

Lembre-se de que os erros acontecem muito mais frequentemente do que a desonestidade.

Se alguém tiver uma tarefa para executar sozinho com pouca orientação sobre como fazê-lo, ele pode fazê-lo de uma maneira que aumenta consideravelmente suas chances de causar um erro caro. Se você fornecer a alguém um processo claro a seguir e explicar que você deseja que ele seja feito dessa maneira para reduzir o risco de erros, ele provavelmente irá fazê-lo exatamente como você pediu que ele o fizesse.

Isto é especialmente importante para funcionários que têm um alto grau de autonomia e não têm gerentes sempre verificando seu trabalho. Por outro lado, mesmo se você dividir tarefas e informar aos funcionários como realizá-las, certifique-se de que eles podem recorrer a você para obter assistência ou orientação a qualquer momento.