Quanto tempo para manter declarações fiscais e documentos relacionados

Não se trata apenas de papelada acumulada em sua área de trabalho pessoal. Os discos rígidos do computador podem ficar entupidos e sobrecarregados também. Mesmo as unidades de flash e outros acessórios pequenos e limpos só ocupam tanto e podem ser fáceis de perder. Pode ser tão tentador para descartar a confusão e o papel que você realmente não precisa mais. Ou você? Por quanto tempo você deve continuar abaixando esses espaços com antigos documentos fiscais e retorna?

Não há como contorná-lo - as declarações de impostos e os documentos relacionados são importantes para manter. Você precisará deles no caso de o IRS querer analisar informações relacionadas a esse ano de imposto específico, e os antigos retornos de impostos podem ser úteis para vários outros propósitos, como também verificar a renda quando você está se candidatando a um empréstimo ou um apartamento.

Quanto tempo é bastante suficiente?

De um modo geral, as declarações de impostos e os documentos relacionados devem ser mantidos por pelo menos enquanto o IRS ou uma autoridade tributária do estado tiver permissão para auditar esse retorno. Esse período de tempo é referido como o estatuto das limitações. São três anos a partir da data em que a declaração de imposto foi realmente arquivada para declarações federais, ou três anos a partir do prazo de 15 de abril se o retorno foi arquivado antes do prazo.

Cada estado tem seu próprio estatuto de limitações nas auditorias. Muitos estados seguem o período de tempo federal de três anos, mas outros têm períodos de tempo mais longos.

Por exemplo, Montana tem um período de cinco anos para auditorias.

O que você deve manter?

Com uma cópia da sua declaração de imposto, você deve manter todos os documentos relacionados à renda, deduções ou créditos que você informou e reivindicou. Isso inclui itens como cópias de seus Formulários W-2, Formulários 1099, cartas de reconhecimento para doações de caridade e recibos de despesas dedutíveis.

Os trabalhadores independentes também devem manter cópias de quaisquer registros contábeis, como extratos bancários, demonstrações de ganhos e perdas, ou um backup de seus dados de seu software de contabilidade.

Você também pode querer manter quaisquer documentos sobre imóveis, ativos de negócios, ações, títulos ou outros ativos que você possui, desde que você os possui, então outros três anos ou mais depois que o ativo for vendido, dependendo de seu Estado. Você precisará destes registros para calcular a base de custo e o ganho ou a perda de imposto sobre ganhos de capital.

Quando é hora de descartar

Faça essas verificações finais antes de começar a lançar documentos fiscais e financeiros antigos:

• Verifique sua declaração da Segurança Social e compare seus ganhos com as informações em seus W2s e declarações fiscais . Se você não recebeu uma declaração de Segurança Social ultimamente, pode solicitar uma para a Administração da Segurança Social.De vez em quando, a renda do seu W2 ou renda de trabalho independente de sua declaração de imposto não aparecerá na sua Declaração de Segurança Social. O SSA possui procedimentos para ajudá-lo a corrigir quaisquer erros que você possa encontrar.
• Verifique a data em que você arquivou sua declaração de imposto . Certifique-se de que tenha sido pelo menos três anos após a declaração de imposto ter sido arquivada antes de descartá-lo.
• Ligue para o IRS e solicite um "Registro de conta" para um ano fiscal . Seu contador pode fazer isso por você e ajudá-lo a entender esta impressão do IRS. Às vezes, ajustes são feitos para retornar os impostos depois que eles são arquivados e você pode não saber sobre isso ou você esqueceu disso. Esta é uma oportunidade para garantir que todos os problemas do IRS para um determinado ano fiscal tenham sido resolvidos antes de descartar sua importante documentação.
• Digitalize seus documentos fiscais e guarde-os em um CD-ROM ou unidade flash, mesmo que você lance as cópias em papel. As cópias escaneadas de seus documentos ocupam muito menos espaço do que os arquivos em papel.
• Cortar seus antigos documentos fiscais e financeiros. Não apenas toque-os e jogue-os no lixo mais próximo! Você não quer que ninguém possa acessar suas informações de identificação.

Como Você deve manter tudo?

A digitalização e salvamento no seu disco rígido é o último espaço-saver, mas as devoluções de impostos e os documentos relacionados podem ser mantidos de várias outras maneiras também:

• Arquivos de papel organizados pelo ano com declarações fiscais e documentos relacionados todos na mesma pasta.
• Use um arquivo de acordeão ou uma caixa para cada ano.
• Mantenha arquivos separados para seus ativos de longo prazo.
• Faça CD-ROM ou unidades flash dos seus documentos mais valiosos e coloque-os em um cofre.