Como garantir a precisão dos dados no cálculo do custo do trabalho

Muitas empresas de pequena e média dimensão cometem o erro de não usar um plano de cálculo de custos de trabalho ou construir um que seja vulnerável a dados incorretos ou insuficiência de dados. Com um sólido plano de cálculo de custos de trabalho, é mais fácil analisar o progresso do projeto em geral, observar cada etapa e identificar as áreas que precisam ser melhoradas. Principais temporizações e descarrilamentos podem ser facilmente evitados com um bom plano. Além disso, ter um bom plano de custo de trabalho com medidas para melhorar a precisão dos dados dá uma empresa a vantagem contra concorrentes.

Quando implementado corretamente, um plano de cálculo de custos do trabalho produz os seguintes benefícios:

• Relatórios precisos em tempo hábil.
• Sabendo onde e como os custos são incorridos.
• A capacidade de rastrear os custos e compará-los com os orçamentos e projeções do trabalho.
• A capacidade de fazer alterações imediatamente como elas se tornam necessárias.
• Um banco de dados de informações de projetos passados ​​para usar para maior precisão em projetos futuros.
• Uma chance de monitorar o status das tarefas envolvidas no projeto e o projeto geral em um nível alto.

Planejamento acionável para Custeio de trabalho

Embora um orçamento seja o backbone financeiro de qualquer projeto, ele nem sempre recebe planejamento e monitoramento adequados. Muitas empresas menores estabeleceram apenas um valor em dólares ou um intervalo para o projeto total. As tarefas podem não ser pesquisadas adequadamente para explicar possíveis discrepâncias de custos em relação às estimativas.

Além disso, os orçamentos geralmente são negligenciados à medida que o projeto progride.

É importante monitorar o orçamento e fazer ajustes regularmente. Planeje fazer isso e ter um orçamento de abertura e encerramento.

Quando o orçamento é definido, é hora de tomar as medidas necessárias para garantir a precisão dos dados. Estas são algumas das melhores práticas para a implementação de um plano de cálculo de custos sólidos que economize erros e assegure a gravação correta de dados.

1. Controle os Custos Completamente

Um dos maiores erros cometidos por muitas empresas menores não é rastrear dados completamente. Adicione isso a um plano que não é construído de forma sólida, e há uma receita para o desastre. Imagine fechar um emprego e depois receber uma conta de um vendedor com uma taxa de atraso acentuada. A taxa de atraso vem com uma taxa de penalidade adicional, e o total do erro não calculado é suficiente para colocar um dano visível na rentabilidade global do projeto.

Desenvolva um sistema para registrar despesas projetadas e certifique-se de rastreá-las durante as fases do projeto. Deve haver um sistema no local com cheques de dados e custos para cada fase de um grande projeto. Sempre emita e rastreie ordens de compra para obter uma imagem clara dos custos.

2. Desenvolva um processo de ordem de mudança

Quando as tarefas começam a sobreposição eo tempo é limitado, as mudanças no orçamento podem ocorrer mas não devem ser documentadas.Isso pode afetar o resultado do projeto e seu lucro previsto. Se houver alguma alteração no orçamento ao longo do processo, documentá-los imediatamente.

Isso ajuda todas as partes envolvidas a entender os custos reais de trabalho e garante o pagamento da empresa que planeja o projeto. Desenvolva um sistema para documentar e monitorar ordens de mudança para todas as partes envolvidas.

3. Use folhas de tempo diárias

As horas de trabalho que estão documentadas de forma incorreta, tardia ou não, podem acompanhar o orçamento quando o projeto estiver concluído. Imagine revisar as horas de trabalho e perceber que alguns trabalhadores assinaram tarefas, mas não registraram suas horas para esse dia, e esse padrão acontece várias vezes ao longo do projeto.

As pessoas podem estar ocupadas com um projeto imediatamente e esquecer de documentar seu tempo. Certifique-se de que cada pessoa use uma folha de tempo diária e tenha uma lista mestre para que um gerente ou supervisor use para verificar as inscrições de folha de tempo a cada dia. É muito melhor documentar o tempo em uma base diária, em vez de semanalmente, por razões de precisão e prevenção de perdas financeiras mais tarde.

4. Compare as estimativas com os custos reais

Muitas pequenas empresas cometem o erro de obter estimativas somente no início de um projeto.

À medida que o projeto progride, podem surgir problemas que justifiquem a necessidade de ajustes de custos.

Os custos de fornecimento de certos itens podem aumentar, e alguns projetos podem exigir mais suprimentos do que a estimativa original. Essas mudanças resultam em um custo global maior, e pode ser um grande prejuízo se for uma surpresa no final do projeto. Peça a um estimador que faça várias estimativas ao longo da vida do projeto para garantir que os custos projetados estejam em linha com os custos reais.

5. Monitorar as despesas ao longo do projeto

É fácil ignorar as mudanças de custos, despesas extras e erros à medida que o projeto progride. Existem aplicativos e programas de software que emite alertas quando determinados trabalhos ainda não foram faturados ou quando as projeções de custos começam a cair abaixo dos custos reais. Imagine terminar um projeto e depois perceber que um grande trabalho não foi faturado. Esta é apenas uma das muitas formas possíveis de perder dinheiro.

Um programa de rastreamento é um bem valioso para qualquer projeto importante e pode ajudar os profissionais a fazer ajustes para manter o orçamento e manter o faturamento. Se um programa também tiver um aplicativo para celular, isso facilita o rastreamento e atualização de custos ou o envio de contas de qualquer lugar. É sempre melhor completar as tarefas à medida que elas vêm à mente em vez de colocá-las fora até retornarem ao escritório.

6. Minimizar Riscos de Erro de Codificação

Muitas empresas usam software de contabilidade para inserir todas as despesas. Usando um serviço de contabilidade externo para lidar com relatórios de despesas e todas as tarefas detalhadas de contabilidade é um ótimo benefício e a maneira mais precisa de rastrear finanças. No entanto, os profissionais que executam esses serviços devem ter dados precisos para resultados financeiros ótimos.

Em muitos casos, os trabalhadores do projeto introduzem códigos errados em sistemas de relatórios internos.Quando esses códigos incorretos são transferidos para departamentos de contabilidade externa, eles são registrados incorretamente e podem causar problemas. O mesmo é verdade com os departamentos de contabilidade interna, mas também pode custar à empresa mais tempo e dinheiro para encontrar os erros.

Se um sistema de codificação está causando problemas, é hora de reavaliá-lo e criar um sistema mais simples ou mais claro. Alternativamente, use a codificação eletrônica com um prompt de verificação para qualquer código de entrada que detalhe o que o código significa e faça com que o usuário reconheça essas informações antes de enviá-lo.

7. Saiba quem faz mudanças

Todo profissional entende a importância da responsabilidade. No entanto, mesmo os profissionais podem não possuir seus erros se houver uma oportunidade de fazê-lo. Quando várias partes trabalham em um projeto, é importante documentar quem completa tarefas, quem faz alterações de dados, que altera as projeções financeiras e quem faz compras. Isso torna mais fácil para todas as partes saber quem entrar em contato para diferentes problemas e também identificar quem pode estar comendo erros críticos.

Embora os erros ainda possam afetar o resultado do projeto, as pessoas que os criam devem ser identificadas para ajudá-los a entender seus erros e fazer as mudanças necessárias para evitar os mesmos problemas no futuro. O uso de programas de software que exigem que os usuários façam login para fazer qualquer uma dessas mudanças vitais é um bom começo.

Precisão de dados e cálculo de custos de trabalho é um esforço de equipe

O conselho mais importante para lembrar ao usar essas dicas de ação é manter o projeto um esforço de equipe. Todos devem contribuir para a precisão dos dados para o melhor resultado de um projeto. Defina os deveres de cada departamento ou equipe de trabalho e identifique como essas obrigações e precisão de dados se relacionam com o sucesso financeiro geral do projeto.

Faça uma apresentação que descreva como cada parte da equipe funciona. Conheça todos antes que o projeto comece a superar esses pontos e a garantir que todos entendam seus papéis e os papéis dos outros.

Uma parte importante da construção de uma equipe forte e ajudá-los a se comprometer com a precisão dos dados no cálculo de custos do trabalho está pedindo sua ajuda. Simplesmente dizer às equipes sobre seus deveres e projeções financeiras apenas os informa. Para se sentir valorizado, para entender melhor seus papéis e querer ativamente participar, eles devem estar envolvidos.

Quando se encontrar com todos os membros da equipe, configure uma sessão de brainstorming. Peça sua contribuição, e crie um plano de ação com base na visão e sugestões de todos. Uma vez que nem todas as equipes envolvidas em um projeto compreendem completamente as tarefas ou desafios de outras equipes, esse exercício pode ser um longo caminho para abordar possíveis obstáculos, custos ocultos e outras questões.

Todas essas etapas cuidadosas melhoram a precisão dos dados, criam um plano de cálculo de custos sólido e contribuem para um projeto geral bem sucedido.