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As despesas comerciais correm a partir da necessária para uma área acidental, mas frustrante, de despesas imprevistas são taxas atrasadas e interesse desnecessário. Se você já esqueceu de pagar uma conta da empresa no prazo, você provavelmente encontrou um desses custos inevitáveis, muito para sua desgraça. A frustração aumenta dez vezes quando o contabilista profissional que você atribuiu para gerenciar suas contas a pagar falta as datas de vencimento, causando custos surpreendentes que você esperava evitar porque você emprega uma pessoa dedicada para resolver essas questões.
No entanto, se você processa suas contas a pagar ("AP") por conta própria e luta para cumprir os prazos ou está tendo dificuldades em gerenciar seu contador e está observando as taxas se acumulam, existem várias coisas que você pode faça para garantir que seus processos de contabilidade estejam alinhados para cumprir as datas de vencimento e cumprir os prazos.
1. Examine seus processos contábeis atuais para descobrir armadilhas
Se você já é vítima de taxas recorrentes de atraso de pagamento e juros acumulados, você precisa começar examinando todas as etapas dos processos de gerenciamento de contas e contas a pagar. De como as faturas recebidas são recebidas para os ciclos de revisão, aprovação e emissão de pagamento para a documentação de pagamentos e arquivamento de faturas pagas; cada passo deve ser revisado quanto à precisão e eficiência.
Destaque onde as faturas ficam presas no fluxo de trabalho, identifique potenciais culpados (i. E., Tempo de processamento de mensagens lentas, períodos infrecuentes de revisão de contas, avaliadores ausentes) e ajuste-se para abordar primeiro as principais áreas problemáticas.
Se houver várias pessoas envolvidas no fluxo de trabalho do AP, peça a todos que participem em delinear o processo para assegurar transparência total e responsabilidade. Você pode pensar que o correio é aberto no dia em que é recebido, apenas para descobrir que ele é mantido por uma semana antes de ser encaminhado para o departamento de contabilidade.
2. Estabeleça os Procedimentos, Processos e Expectativas de Reserva Contábil
Antes de procurar uma solução revisada, comece por regras e expectativas criadas para orientar futuras tarefas e funções em contas a pagar. Talvez isso inclua tempos de resposta máximos, um processo de aprovação passo a passo ou uma expectativa de que todas as faturas sejam pagas 3 dias antes da data de vencimento. Os processos devem estar em linha com os objetivos e as habilidades da sua empresa e determinados e acordados por todas as partes para garantir a compra da empresa.
3. Criar Tarefas e Lembretes no seu Programa de Gerenciamento de Tarefas e Calendário Go-To
A maneira mais rápida de incluir funções automáticas de fluxo de trabalho em seus processos contábeis é se encaixar no seu programa de gerenciamento de tarefas e calendário atual para acomodar suas tarefas. Depois de estabelecer suas expectativas para seus processos contábeis aprimorados, divida-os em tarefas únicas para serem concluídas.De registrar novas faturas para encaminhamento para o aprovador no ciclo de revisão, cada tarefa específica deve ser criada como lembrete recorrente em seu calendário e programa de tarefas. Quem é responsável pela execução de uma tarefa específica deve tê-los configurado para a freqüência apropriada para garantir a realização do tempo.
Usar uma abordagem baseada em tarefas para cobrar o pagamento e o gerenciamento ajudará a manter os fluxos de trabalho simples e fáceis de executar. As tarefas podem ser facilmente compartilhadas, transferidas e revisadas para assegurar o cumprimento dos processos e procedimentos estabelecidos. Cada fatura seguirá o mesmo processo, padronizando etapas e permitindo maior controle e supervisão pelos gerentes e proprietários da empresa. Você pode verificar facilmente as tarefas em um programa (em vez da memória do contador) para ver quais tarefas estão marcadas como concluídas ou pendentes.
4. Implementar um programa automatizado de fluxo de trabalho de gerenciamento de contas
A solução ideal para evitar pagamentos em atraso, taxas e interesse é implementar um programa de gerenciamento de contas integrado que automatizará fluxos de trabalho, sincronizará com programas de contabilidade e assegurará a máxima visibilidade ao longo do processo. De perfis de usuários distintos para notificações de e-mail automatizadas e aprovações móveis, integrar um programa de gerenciamento de contas em seu fluxo de trabalho conectará todos os pontos para garantir que as tarefas e os prazos de contas a pagar nunca sejam ignorados novamente.
Não sabe por onde começar? Pode parecer um pouco irresistível no começo. Comece com o passo mais simples de seus processos atuais e crie lentamente. Você não precisa fazer a transição do post-its para um sistema totalmente automatizado durante a noite.
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