Como melhorar o pedido de informação (RFI) Processo

Você está fazendo o pedido de informações? Ou é outra pessoa que solicita informações de você? O termo "pedido de informação" (RFI) pode ser aplicado de qualquer maneira, mas existem algumas diferenças básicas no processo em cada caso. Saiba abaixo como melhorar o seu processo de RFI, quer pergunte ou seja solicitado a obter informações.

Parte A. Você está pedindo informações

Os pedidos de informações são uma etapa preliminar freqüente na definição e execução de trabalhos de construção.

Muitas vezes é uma questão de tamanho: projetos maiores têm mais variáveis ​​e mais incógnitas que precisam ser resolvidas ou pelo menos diminuídas antes de solicitar propostas formais, de modo que uma RFI pode ajudar.

1. Seu processo deve ser rápido o suficiente para entender e responder sem atrasos indevidos. Um RFI de um potencial cliente é uma chance para você entrar cedo. Isso, por sua vez, significa ser bem organizado para responder de forma rápida e correta.

2. Se o RFI indicar o trabalho que você prefere não realizar, ou que levaria a conflitos de recursos com projetos de outros clientes, você pode recusar educadamente. Uma resposta negativa, porém oportuna, ainda pode deixar uma boa impressão e uma chance de ser contactada para outros projetos mais tarde.

3. Certifique-se de que o RFI tenha detalhes suficientes para que você faça uma boa resposta. No mínimo, verifique se você tem informações suficientes para responder o seguinte:

   1. Você pode competir? Você tem habilidades e recursos para fornecer uma boa solução?

   2. Você pode ganhar esse projeto? Você é melhor do que concorrentes para este trabalho de construção?

   3. Você quer ganhar esse projeto? Verifique o histórico do cliente para pagamento no prazo, antes de responder a esta pergunta.

4. Se o RFI permanece muito pouco claro, seu processo pode definir as seguintes opções.

   1. Você pode recusar e buscar outros projetos.

   2. Você pode ajudar o cliente a definir melhor as necessidades de construção.

   3. Você pode oferecer serviços de consultoria pagos para reunir uma nova RFI.

Cada opção tem seus prós e contras. Sua decisão sobre qual opção escolher será conforme o projeto e o cliente em questão.

Parte B. Você é o que pede informações

Uma vez que um projeto de construção começou, não é incomum para um contratante ou subcontratado exigir informações adicionais para garantir que o trabalho seja feito corretamente.

1. Comece seu processo RFI se for necessário:

   • Modificação da especificação do projeto, por exemplo, para substituir um material de construção por outro (talvez não seja possível.)

   • Esclarecimento de uma tarefa ou forma em que uma certo material deve ser usado, moldado, aplicado e assim por diante.

   • Resolução de uma "Deficiência de Construção" na qual parte do projeto não foi realizada de acordo com as especificações do projeto.

   • Correção de especificações se houver bons motivos para questionar uma omissão, uma aplicação incorreta ou falta de qualidade em relação a materiais ou tarefas especificadas.

2. Verifique se o cliente ou contratado geral possui um formulário RFI padrão que deve ser usado. Boas formas e modelos ajudam você a incluir a informação certa para obter respostas sensíveis e úteis à sua RFI. Grave seu RFI recentemente aberto, por exemplo, em um aplicativo de software centralizado para gerenciar RFIs.

3. Verifique a resposta que você retorna para se certificar de que é claro e realista. Confirme ou esclareça qualquer efeito sobre o orçamento e o cronograma do projeto. Atualize seu próprio planejamento de projeto adequadamente.

4. Marque seu RFI como fechado ou resolvido, se a resposta que você retornar garante isso. Verifique sua lista de quaisquer RFIs não resolvidas. Chase as partes interessadas para as respostas!