Como manter grandes registros comerciais - A maneira fácil

25 de maio de 2015

Você iniciou um negócio e alguém (provavelmente seu banqueiro) disse: "Você está mantendo bons registros de negócios?" Se houver um olhar em branco no seu rosto, você pode precisar de uma pequena ajuda para descobrir o processo de manutenção de registro de negócios. Se você tiver dúvidas, aqui estão as respostas:

Por que eu preciso manter bons registros comerciais?

Manter registros para fins comerciais é uma responsabilidade, e não apenas algo extra que você faz quando tiver tempo extra.

Como proprietário da empresa, você deve manter bons registros de suas atividades comerciais:

• Em caso de ação judicial, para respaldar sua posição
• No horário fiscal, > para preparar uma declaração de imposto de negócios precisa Caso você receba auditoria
• por uma agência governamental Então
• você sabe quanto dinheiro você tem (então você não está descoberto no banco ) Para responder perguntas
• de clientes e fornecedores.

E esses são apenas os principais propósitos. Você quer manter bons registros para que você saiba se sua empresa está ganhando dinheiro.

Que registros eu preciso manter?

A resposta fácil a isto é "tudo". Você precisa manter registros em:

Clientes ou clientes.

• Tudo relacionado às transações que você teve com clientes ou clientes deve ser mantido, em caso de perguntas. Eles lhe deram dinheiro, e você tem a responsabilidade de mostrar para onde foi. Mantenha detalhes sobre contas, contas a receber e pagamentos. Vendedores.
• A manutenção de registros também é importante em seus negócios com fornecedores (aquelas pessoas que você paga por serviços e produtos). Mantenha seus pedidos e comprovante de pagamento.

Empregados.

• Sua empresa é obrigada por lei a manter excelentes registros de funcionários. Financeiro.
• Fortax purposesand em caso de auditoria, você precisa de registros de todas as transações comerciais, empréstimos, compras de ativos e muito mais. Em particular, mantenha registros de despesas comerciais, incluindo viagens de negócios, milhas, refeições e entretenimento. Contratos e documentos legais,
• , incluindo os relacionados à formação do seu negócio, qualquer contrato em que você tenha participado. Isso inclui licenças e licenças, registros de marcas registradas, patentes ou direitos autorais e quaisquer empréstimos ou linhas de crédito. E-mails e outras comunicações empresariais.
• Há prós e contras sobre isso; veja o artigo de Susan Heathfield sobre as políticas de internet e e-mail.

Como e onde devo manter esses registros? Você pode manter todos os seus registros em uma localização física, em livros de registro ou em um sistema de arquivamento. Você também pode querer manter registros em seu computador ou "na nuvem", com backup apropriado, é claro. Não importa onde você mantenha esses registros, desde que possam ser acessados ​​rápida e completamente quando eles são necessários.

Quanto tempo eu preciso para manter esses registros de negócios?

Quanto tempo você deve manter registros depende do tipo de registros. É sempre seguro manter tudo para sempre, mas isso é um pouco irresistível.

Mantenha registros de impostos até ter certeza de que esses registros não serão auditados. William Perez no Planejamento Tributário tem detalhes sobre a manutenção dos registros fiscais. Mantenha todos os registros que você usou para preparar sua declaração de imposto de negócios, além do retorno.

Os registros de funcionários devem ser mantidos enquanto houver a chance de você precisar deles.

Isso depende do tipo de registro e do tipo de ação que pode ser tomada em sua empresa. Algumas informações de retenção de registros de funcionários devem ser mantidas por lei. (Sim, é complexo.) Você também deve manter os pedidos de emprego por pelo menos um ano.

O IRS tem um artigo sobre quanto tempo manter registros comerciais, para fins fiscais e outros fins comerciais.

Como faço para tornar essa tarefa de manutenção de registros mais simples?

1.

Encontre um bom software de contabilidade empresarial e use-o. Encontre o software que lhe permite automatizar o pagamento de contas e isso lhe dá 2. Crie um sistema para coletar informações e, em seguida, verifique se é preciso, grave-o no local apropriado, revise-o periodicamente e atue quando for necessário.

3. Torná-lo um hábito.

A coisa mais importante que você pode fazer para que os registros de negócios sejam fáceis é criar o hábito de registrar o que você está fazendo no seu negócio enquanto você faz isso. Isto diz respeito a registros financeiros, mas a qualquer tipo de transação comercial ou a lidar com outras partes. Coloque isso por escrito e mantenha o que escreveu.