Dicas para liderar um departamento de planejamento de eventos

No auge do planejamento de eventos corporativos é o cargo de Diretor. Essa pessoa geralmente supervisiona o trabalho de vários coordenadores e estabelece os padrões de prática para todo o departamento. Não é um trabalho fácil, mas pode ser gratificante tanto da perspectiva da carreira quanto financeiramente. Em última análise, a chave para estabelecer-se como um diretor efetivo é liderar pelo exemplo.

Aqui estão algumas das áreas onde você precisará mostrar experiência e experiência …

Tomada de decisão

Parece que todos os aspectos do planejamento de eventos envolvem uma escolha. De locais e catering para vendedores e escolhas de decoração, os planejadores são necessários para tomar as melhores decisões para o grupo em tempo hábil. Essas escolhas são ampliadas em um papel de liderança porque todo o departamento estará olhando para você para aprovação final. Embora seja importante fazer escolhas informadas, você também precisa escolher uma direção rapidamente para manter as coisas em movimento.

Gerenciamento de processo

Departamentos com vários coordenadores têm uma tremenda quantidade de informações que os circulam a cada dia. Isso inclui documentos essenciais, como contratos, pedidos de eventos de banquetes, faturas e contratos de fornecedores. A única maneira de gerenciar efetivamente toda essa informação é ter um processo definido para os membros da equipe a seguir. Sem um regime estruturado para a apresentação de documentos e o acompanhamento dos requisitos vencidos, seu departamento eventualmente verá o dia em que algo importante deslize através das rachaduras.

Seja específico com a forma como espera que as informações fluam através da sua equipe e tente incorporar pontos de revisão para monitorar o progresso.

Diretor de Pessoal

É quase impossível liderar uma equipe sem entender como cada pessoa contribui para a missão. No planejamento de eventos, a equipe se estende para todos os que participam da construção do evento.

Quando você olha dessa maneira, a lista pode ficar bastante longa. No topo estão os coordenadores de eventos e, a partir daí, a hierarquia se ramifica para incluir servidores, adosados ​​e pessoal de segurança. Um bom diretor entende como cada uma dessas posições deve executar. Dessa forma, se surgirem problemas, eles podem abordar o problema diretamente e orientar as pessoas na direção correta.

Minimizar Ineficiências

O tempo é um recurso crítico no planejamento de eventos, e o objetivo de cada diretor deve ser minimizar o tempo que é desperdiçado por indecisão e espera. Isso pode ser tão simples como identificar uma maneira melhor de configurar uma sala, ou tão complexo quanto reorganizar a estrutura de um departamento. O objetivo de reorganizar uma tarefa ou estrutura deve ser identificar onde o tempo está sendo perdido enquanto fornece uma solução para torná-lo mais eficiente.Cada minuto que se desliza não pode ser recuperado, por isso é essencial analisar constantemente processos para descobrir áreas para melhoria.

Promova trabalho em equipe

É preciso uma equipe de indivíduos qualificados para executar um plano de eventos e, ao final do dia, todos confiamos um para o outro para fazer o trabalho. Os bons times normalmente não combinam sozinhos - eles são liderados pela experiência e direção de seu treinador.

No planejamento de eventos, o treinador é o diretor, e o precedente para compartilhar a responsabilidade começa com eles. É o diretor que precisa garantir que as necessidades do cliente sejam comunicadas adequadamente a outros departamentos para que tudo se junte no chão do evento. Nenhuma pessoa é responsável pelo sucesso ou falha de um evento, e um bom diretor promoverá uma atmosfera em que cada pessoa entenda sua conexão com a imagem maior.

Dirigir um departamento de planejamento de eventos exige uma quantidade significativa de experiência, mas toda a experiência no mundo não é um substituto para as verdadeiras qualidades de liderança. Você deve ser capaz de direcionar os funcionários e analisar processos para obter o máximo de sua equipe. Se você quiser se tornar um diretor, esses são os traços que você deseja desenvolver para ser considerado para a próxima oportunidade em sua carreira.