Planejando eventos comunitários e festivais de alimentos

O sabor de Chicago é um dos maiores festivais de comida nos Estados Unidos. Começou em 1980 como uma idéia entre vários donos de restaurantes de Chicago e a cidade realizou seu primeiro festival de comida como um evento de um dia com 36 fornecedores de alimentos nesse ano. Cerca de 275 000 pessoas apareceram para o evento ao ar livre. Desde então, cresceu até um atendimento superior a 3. 5 milhões e mais de US $ 12 milhões em receitas ao longo de vários dias.

O escritório de eventos especiais do prefeito em Chicago e a Illinois Restaurant Association trabalham juntos para planejar e executar este festival anual de alimentos.

Planejando um Festival Comunitário de Alimentos

Seja um grande festival de comida como o Taste of Chicago ou uma versão menor do mesmo, o planejamento de festivais comunitários é uma responsabilidade importante para o governo local e os planejadores de eventos municipais. O gosto de Chicago serve como um excelente estudo de caso para qualquer comunidade que considere um programa similar. As principais áreas funcionais de qualquer festival comunitário de alimentos incluirão o seguinte:

• Operações
• Fornecedores de alimentos
• Programação
• Patrocínio
• Marketing / Relações públicas
• Gerenciamento de contabilidade / contrato

Escavaremos mais fundo em cada área, mas Primeiro, vamos ter uma idéia da linha de tempo e da gestão geral desse evento usando o planejamento atual do gosto de Chicago.

Cronograma de Planejamento do Festival Comunitário de Alimentos

Para quem se aproxima deste tipo de evento pela primeira vez ou aqueles que consideram uma expansão para um festival existente, é importante começar a planejar pelo menos um ano antes do seu evento.

Para um exemplo tangível, o Escritório de Eventos Especiais do Prefeito segue a seguinte agenda aproximada para o sabor de Chicago de cada ano:

• 12 meses : identifique a localização, as datas e o esboço áspero de o mapa do festival. Envolva as agências relevantes da cidade a cada passo
• 9 meses : atualize o mapa do festival e inicie as RFPs da área funcional
• 6 meses : Confirme fornecedores, patrocinadores, programação e fornecedores
• 4 Meses < : Finalize o entretenimento e re-confirme a área funcional 3 Meses
• : Produza materiais de marketing do festival 1 Semana
• : Gerencie as operações de carregamento 1 Dia
• : Gerencie a carga do fornecedor -in Conclusão do evento
• : Gerenciar as operações de carregamento 1 Semana após
• : encerrar a reunião de encerramento e fazer recomendações Administração geral do Festival da Comunidade

Como agência governamental, a O escritório de eventos especiais do prefeito é responsável pelo sabor de Chicago e uma longa lista de outros eventos ao longo do lago, festivais de bairro de Chicago e outras áreas. O sabor é único em Chicago porque é um evento gratuito, mas a receita do Taste paga pela maioria de todos os outros eventos gerenciados pelo escritório.

Com a experiência de gerenciamento de festival de comida que remonta a 1980, a maioria das equipes funcionais no gabinete de eventos especiais do prefeito e da Associação de restaurantes de Illinois são altamente experientes em suas áreas. Isso permite que o gerente geral do Taste of Chicago se concentre nos esforços de planejamento e execução de todas as partes envolvidas e mantenha o evento no caminho certo.

Além dos membros do escritório, o gerente geral trabalha com pelo menos 20 escritórios e agências de cidades diferentes, incluindo (mas não limitado a) o seguinte:

Departamento de Polícia

• Departamento de Bombeiros
• Departamento de Saúde
• Ruas e saneamento
• Distrito do Parque
• Gabinete de Gestão de Emergência Comunicações
• Outra área funcional importante da Prefeitura de Eventos Especiais é a gestão contábil / contratual. Sendo um evento governamental, é um processo de aquisição altamente estruturado e todos os acordos devem seguir as diretrizes da cidade.

Com um cronograma de planejamento de eventos no local e gerenciamento de eventos geral seguro, agora podemos examinar cada uma das principais áreas funcionais do evento.

Tendo sido apresentado à história do evento Taste of Chicago e usando seu planejamento e execução como um estudo de caso, estamos prontos para cavar um pouco mais profundamente em cada uma das principais áreas funcionais do evento.

Operações

A área de operações é responsável pela preparação, estágio e produção do site, suporte a eventos, segurança e muito mais.

As operações exigem muitas reuniões pré-evento, e a equipe de operações está intimamente ligada ao layout do mapa do evento.

Faz uma grande diferença para envolver todas as agências da cidade no início do processo, de acordo com o gerente de operações do Taste of Chicago. O time de operações gerencia processos para o seguinte:

Pré-evento de carregamento (configuração)

• Operações durante o evento
• Pós-evento de carregamento (derrubar)
• Esses processos incluem fechamento de rua, construção de tendas, operadores de empilhadeira, carpinteiros, eletricistas, equipamentos de manutenção e pessoal, segurança, logística para caminhões de fornecedores, reboques de gerenciamento e muito mais. Considere o que seu time de operações irá lidar com eles e com o que eles vão contratar para o seu evento. Com quais outras agências sua equipe precisará trabalhar? Entre em contato com eles o mais rápido possível.

Restaurantes / Fornecedores

Dada a complexidade e o tamanho dos festivais de comida como o Taste of Chicago, a Illinois Restaurant Association assume a liderança na gestão dos fornecedores de alimentos que participam do evento anual. Para o 2015 Taste of Chicago, o evento se associou com mais de 60 fornecedores de alimentos, incluindo mais 19 novos restaurantes que representavam muitos dos distintos bairros de Chicago. Claro, em Chicago, alguns itens serão sempre encontrados em fornecedores de alimentos selecionados para o evento, incluindo pizza, costelas, sorvete e cheesecake. Seu festival de comida comunitária provavelmente terá seus alimentos tradicionais também.

É um ponto cobiçado a ser selecionado como um vendedor de restaurantes que participa desse festival especial de alimentos e os critérios exigem que os participantes sejam restaurantes locais que refletem os bairros de Chicago.Além disso, eles devem ser capazes de lidar com o volume e ter um estado completamente limpo com a cidade. Os restaurantes participantes são submetidos aos seguintes cursos e cheques:

Complete o Curso de Certificado de Saneamento do Festival de Verão de Illinois Restaurant Association

• O Departamento de Saúde Pública de Chicago visita faixas três vezes por dia
• Gerencie o fluxo de inventário entre os seus estandes e caminhões refrigerados < Quando se trata do evento da sua comunidade, pense nos critérios que você pode exigir dos fornecedores de alimentos participantes e quantos você gostaria de ter. O primeiro ano pode ser difícil, mas com o sucesso de cada ano, você provavelmente encontrará que você tem participantes cada vez mais dispostos.
• Programação

O sabor de Chicago é um evento geral da comunidade. Isso significa que enquanto "comida" é o que desenha as multidões, são as outras atividades que mantêm as pessoas lá. Ao longo dos anos, a equipe de programação incorporou muitos dos seguintes elementos no programa geral:

Concertos gratuitos em vários estágios (artistas nacionais e locais)

Pavilhão de demonstrações culinárias com chefs e autores de livros de receitas

• Aldeia familiar incluindo um estágio para crianças
• Tenda ambiental para educação "verde"
• Pavilhão de esportes com dicas de fitness
• Pavilhão internacional (compras)
• Caminhada de 2 milhas
• Fornecedores de alimentos
• Budweiser Clydesdales e seus dálmatas Companheiros
• Passeios de diversão
• Programa de fogos de artifício
• Cerimônia de abertura
• Considere quais outros programas e atividades que você deseja incluir no seu festival de comida.
• Patrocínio

O gosto de Chicago envolve várias categorias para patrocínios, que é uma fonte importante de financiamento e suporte em espécie. Os comerciantes corporativos e os planejadores de eventos corporativos tendem a participar em eventos comunitários como o Sabor para reforçar sua marca e ganhar exposição.

A hospitalidade é um elemento que alguns patrocinadores incluem em seus pacotes, permitindo que esses patrocinadores recebam acesso favorável a algumas áreas de estar e barracas privadas para hospedar seus próprios eventos de clientes.

Tipos de patrocinadores no sabor incluem o seguinte:

Comunicações celulares

Cadeia de supermercados

• Empresas de bebidas
• Lojas de varejo e bancos
• Companhias aéreas e hotéis
• Meios de comunicação
• Automóveis
• Fornecedores de alimentos
• Restaurantes
• Organizações de cuidados de saúde e de saúde
• Distrito de Park City e Transporte público
• Considere quais patrocinadores corporativos locais podem estar interessados ​​em financiar seu evento comunitário e pensar em quais tipos de pacotes e vantagens que você pode fornecer a esses patrocinadores.
• Marketing / Relações públicas

Os profissionais de marketing que trabalham no gosto de Chicago estão em uma posição invejável porque é o tipo de evento que atrai automaticamente a atenção da mídia em Chicago e em outros lugares. Melhor ainda, os patrocinadores de mídia também ajudam a promover o sabor. Isso significa que o escritório de eventos especiais do prefeito não precisa gastar muito em formas tradicionais de publicidade para difundir a palavra e promover o evento.

Os profissionais de marketing promovem o evento, escrevendo comunicados de imprensa dedicados para cada área do evento, mantendo o site do evento e produzindo o folheto do evento. Esses itens exigem trabalhar em estreita colaboração com todas as outras áreas funcionais para documentar agendamento e alteração de conteúdo à medida que ocorrem.

No início, pode ser difícil para os festivais de comida comunitária obter o tipo de exposição que eventos grandes e bem conhecidos, como o Gourmet Taste of Chicago. Mas considere os meios de comunicação que você pode conseguir para a imprensa livre e começar a planejar os materiais de marketing que sua equipe de marketing irá lidar com um site, panfletos e folhetos.