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2026

A tecnologia da informação de Recursos Humanos (HRIS) é essencial para que as empresas gerenciem seus planos de benefícios e sua informação dos funcionários. A tecnologia de gerenciamento de benefícios já não é um prazer, mas uma necessidade para ajudar os RH a gerenciar um mar de informações e o dinheiro gasto em planos de benefícios, já que o RH enfrenta recursos limitados e dados em constante mudança.

Mas como os RH e outros executivos sabem que estão selecionando a melhor tecnologia de informação de RH para gerenciar todos os detalhes e que a solução que eles escolherão resistirá ao teste do tempo?

As seguintes são as questões-chave a serem feitas e respondidas no processo de seleção de tecnologia da informação de recursos humanos.

• Qual é o grau de flexibilidade e escalabilidade que o software de tecnologia da informação de RH fornece? Os profissionais de RH devem determinar se o software pode importar dados de várias planilhas do Excel, bancos de dados e documentos em papel e o nível com o qual ele pode interagir com todos os tipos de outros sistemas e dados necessários.
  O software deve poder inserir e filtrar informações de várias fontes. Idealmente, esse processo também deve ser automatizado. Muitas soluções de inscrição on-line exigem que os dados sejam manipulados manualmente antes que ele possa ir a uma operadora para atualizar seus sistemas. A automação do formato de atualização, cronograma de transmissão e método de entrega pode ajudar a eliminar problemas de cobrança e elegibilidade.
• O software poderá acomodar a empresa de RH e beneficiar as regras das operadoras? Um mecanismo de inscrição verdadeiramente capaz avaliará cada atividade de inscrição e aplicará qualquer combinação necessária de regras, mensagens, prompts e opções especificamente projetadas para atender aos requisitos de elegibilidade exatos desejados. O software deve acomodar as regras de elegibilidade que a empresa e as operadoras tenham.

• A tecnologia de informação de RH poderá crescer e escalar com a organização? O RH deve avaliar a capacidade da tecnologia de crescer à medida que a empresa contrata novos funcionários, escritórios, mudanças de benefícios e regras. O RH deve perguntar sobre os limiares para cada um desses elementos.
• O software de tecnologia da informação de RH é capaz de se integrar com outros sistemas? A folha de pagamento e outras funções muitas vezes compartilham muita da mesma informação que o gerenciamento de benefícios. Os RH podem obter maiores eficiências quando dados e outras informações de funcionários inseridas em um sistema são compartilhadas com outro sistema. O acompanhamento do recrutamento de funcionários é outra função necessária.

• Quem é responsável por implementar ou construir a solução? Qual nível de treinamento está envolvido? Algumas soluções exigem que o cliente esteja muito envolvido com a implementação inicial, que pode ser esmagadora para administradores de RH já ocupados.
  O RH deve ter uma compreensão clara do nível de treinamento e conhecimentos técnicos que serão necessários e a quantidade de tempo esperada. Questionar fornecedores de soluções sobre este tópico pode fornecer informações sobre áreas sutis que podem parecer inicialmente simples, mas envolvem conhecimentos tecnológicos significativos. O RH pode então determinar tarefas específicas que podem ser tão pesadas quanto a impedir de forma realista a conclusão, potencialmente reduzindo o valor da tecnologia da informação de RH e ROI.
• Se o treinamento está envolvido, há uma cobrança? Os custos do treinamento também devem ser avaliados - incluindo tempo e despesas de viagem para viagens fora do local. A RH precisa tomar consciência de todos os custos duros e suaves envolvidos na adoção de tecnologia da informação de RH.
• Quem será o proprietário dos dados? A resposta a esta questão deve ser a organização de recursos humanos. As empresas devem poder transportar seus dados para qualquer provedor de serviços de aplicativos (ASP). Se os dados residirem no servidor proprietário de uma operadora, a empresa às vezes pode cobrar taxas adicionais se mudar de operadora.
• Que tipos de manutenção e manutenção são necessários? Quando o software é instalado nas estações de trabalho ou nos locais de uma empresa, muitas vezes são necessárias atualizações regulares dessa tecnologia e podem ser complicadas para planejar e gerenciar. As atualizações para a tecnologia de informações de RH são muitas vezes feitas automaticamente com o software disponível on-line através de um Provedor de Serviços de Aplicativos (ASP) ou Software como Serviço (SaaS).
• Que medidas de segurança são incorporadas na tecnologia de informação de RH? Se o software estiver disponível on-line, através de um modelo ASP ou SaaS, o provedor deve oferecer backups diários, servidores de backup e capas de proteção adicionais. Devem existir sistemas e procedimentos adicionais para salvaguardar a perda ou a acessibilidade de informações por pessoal não autorizado. O RH, em consulta com outros gerentes, deve ter autoridade exclusiva para decidir quem terá acesso à tecnologia da informação de RH e até que ponto.
• Os funcionários poderão se inscrever nos planos de benefícios e fazer mudanças em tempo real para seus dados pessoais e opções de planos? O acesso dos funcionários deve ser um dado, considerando o acesso generalizado e geral aos computadores.
  A maioria da população empregada tem acesso à internet em casa. O auto-atendimento dos funcionários oferece enorme potencial para economizar tempo e dinheiro. Um bom sistema de autoatendimento irá guiar os funcionários sem problemas ao inserir informações sobre eles e seus dependentes.
  O sistema deve apresentar claramente os planos disponíveis e permitir que os funcionários façam seleções em sua conveniência, simplificando essas ações ao longo do processo com os assistentes. Os funcionários também devem poder adicionar dependentes e alterar as informações, conforme necessário, 24 horas por dia, sete dias por semana, durante todo o ano.

Estas são perguntas adicionais a serem respondidas conforme você avalia as necessidades de tecnologia de informação de recursos humanos da sua organização.

• A tecnologia fornecerá aos Recursos Humanos a autoridade para decidir quem terá acesso e até que ponto?Ao longo da mesma linha, proporcionando acesso aos funcionários, a tecnologia deve dar à HR a palavra final. A RH deve ter autoridade para aprovar todos os dados antes de ser transmitida para operadoras e também deve determinar em que medida os funcionários e outros têm acesso.
• Que tipos de recursos de relatórios estão disponíveis na tecnologia de informação de RH? A tecnologia de relatórios deve oferecer múltiplas visualizações e formatos (folha de cálculo, PDF, HTML), avaliação de imagens amplas e a capacidade de detalhar para melhorar a tomada de decisões. O RH deve ser capaz de avaliar, a qualquer momento, inscrições em planos específicos, ações pendentes e mudanças nas informações demográficas dos funcionários em relação aos benefícios e outros dados dos funcionários.
• O software oferece recursos específicos para ajudar o HR a economizar tempo? Dependendo de suas próprias necessidades departamentais, a RH pode querer saber sobre a capacidade da tecnologia de processar informações em lotes, gerenciar notificações e cobrança de políticas COBRA, fornecer ferramentas de reconciliação de conta e auto-contabilização e relatórios específicos.
• O software oferece recursos específicos para ajudar os RH a se comunicar melhor com os funcionários? Alguns programas dão aos RH a flexibilidade para se comunicar com os funcionários em vários níveis - através de e-mails em massa, quadros de avisos eletrônicos e por critérios de filtro específicos (como localização, departamento, planos de seguro, status de inscrição, status de aposentadoria e outros) através do Sistema de tecnologia da informação de RH. Ter uma série de meios para se comunicar pode automatizar ainda mais os processos e ajudar os RH a direcionar melhor as mensagens.
• O sistema de tecnologia da informação de RH fornece um meio de cheques e contrapesos? Além de habilitar o RH a aprovar as transações, muitos sistemas de tecnologia da informação de RH também fornecem recursos para que a RH sirva como gatekeeper na auditoria dos faturamentos dos operadores para garantir que eles concordem com os dados no sistema. Isso pode:
  - garantir a precisão das faturas do operador,
  - economizar tempo e dinheiro,
  - auxiliar na entrega atempada das inscrições dos empregados e
  - confirmação da elegibilidade quando os funcionários se ocupam .
• Como as informações serão trocadas com operadoras? E, quem será responsável por essa interação? A integração do sistema de tecnologia da informação de RH deve ser julgada não apenas pelo número de operadoras com as quais o software tem relações, mas pelo tipo de conexão que permite. Garantir uma interação bem-sucedida com as operadoras através de um software de gerenciamento de benefícios requer muitas etapas, incluindo:
  - recolhendo o censo de dados de implementação inicial;
  - estabelecendo integração inicial para o intercâmbio de informações em curso;
  - coordenando interação diária ou semanal para garantir que os dados sejam recebidos e aplicados com precisão;
  - revisando atualizações em andamento;
  - atendendo aos requisitos do operador para inscrição estão sendo atendidos de acordo com os reguladores; e
  - promovendo uma relação proativa com cada operadora para melhorar a relação de troca de dados.
  Saber quem é responsável por cada tarefa é essencial para entender completamente uma oferta de produto.Cada provedor de software oferecerá um nível diferente de integração ao fornecer algumas, para todas as tarefas descritas acima. A RH deve procurar trabalhar com fornecedores que demonstrem relações fortes, contínuas e contínuas com os operadores selecionados da empresa.
  Muitos provedores permitem a transmissão de um arquivo genérico ANSI 834, que pode ou não ser aceito pelo transportador, um fator freqüentemente influenciado pelo tamanho do grupo. Os gerentes devem procurar fornecedores que ofereçam transferências limpas e validadas (garantindo a elegibilidade da transação), customizadas para as necessidades de cada operadora para evitar problemas. Eles também devem procurar fornecedores que tenham um departamento EDI (Electronic Data Interchange) dedicado para interagir com a linguagem de transferência específica da operadora.
• Qual o nível de serviço ao cliente fornecido? Existe um custo adicional pelo serviço? O RH deve determinar o nível de acesso para ajudar que é fornecido e o que constitui o atendimento ao cliente - ajuda on-line através de um banco de dados, bate-papo on-line, suporte por e-mail, conversas com uma pessoa ao vivo ou uma combinação destes. Dada a sensibilidade dos benefícios e outras informações de RH, os gerentes devem esperar uma resposta a consultas dentro de 24 horas de um contato direto que pode ajudar.
• Qual o custo do sistema de tecnologia da informação de RH e supera os benefícios? O RH deve avaliar o custo total do sistema de tecnologia da informação de RH, incluindo todas as taxas anuais, mensais e únicas, juntamente com os benefícios fornecidos. Um sistema um pouco mais caro pode mais do que pagar a diferença com os recursos que permitem aos funcionários manter seus próprios registros e oferecer maior conveniência, economia de tempo e precisão. Esses fatores devem ser considerados e pesados ​​na seleção de um sistema de tecnologia da informação de RH.

A necessidade de sistemas de tecnologia da informação de RH está aumentando. Com a equipe de RH encontrando uma vasta gama de opções em sistemas de tecnologia da informação de RH, é cada vez mais importante analisar e pesar todas as opções disponíveis.

A escolha de um sistema de tecnologia da informação de RH deve ser analisada como um investimento que crescerá com as necessidades do departamento e da empresa. Essas questões irão levá-lo ao sistema adequado de tecnologia da informação de RH para sua empresa.