Configurar o quadro de contas do QuickBooks para empresas de advocacia

Muitos pequenos escritórios de advocacia e advogados praticantes usam o QuickBook, que é o software de contabilidade de pequenas empresas mais popular no mercado hoje. Se o seu escritório de advocacia optar por usar este programa, a primeira tarefa será configurar o quadro de contas para rastrear as transações. No entanto, você terá que adaptar seu plano de contas para cumprir o interesse do seu estado no programa de contas de confiança do advogado (IOTLA).

Juros sobre contas de confiança de advogados (IOTLA)

Juros sobre contas de confiança de advogados (IOLTA) é uma maneira inovadora de aumentar o acesso à justiça para indivíduos e famílias que vivem na pobreza e apoiar melhorias na justiça sistema através do uso de juros vencidos em certas contas de confiança do advogado. Os programas IOLTA são um serviço público, e o que o torna único é que este serviço é fornecido sem tributar o público e é fornecido sem custo para o seu ou para seus clientes.

Como funciona a IOTLA

Através da IOTLA, como advogado, quando recebe dinheiro que pertence a um cliente, você deve colocar esse dinheiro em uma conta fiduciária. A conta de confiança não deve ser misturada com os fundos da firma de advocacia; O dinheiro de seus clientes deve ser mantido em uma conta fiduciária separada que é separada da conta bancária utilizada para as atividades operacionais diárias da sua empresa. Você deve depositar os fundos de seus clientes em uma conta IOLTA quando os fundos não podem ganhar renda suficiente para que o cliente seja mais do que o custo de garantir essa renda.

Estes fundos são agrupados, gerando receita de juros que é maior do que as taxas para administrar a conta e o interesse agregado é então transferido para o programa IOLTA. No entanto, se os fundos dos clientes forem suficientemente amplos, de tal forma que os juros líquidos sejam suficientes para que o cliente se beneficie, então você, como o advogado, tem um dever fiduciário de colocar esses fundos em uma conta bancária separada para que seu cliente receba esse interesse.

As regras de programas da IOTLA variam de acordo com o Estado

As regras de conduta profissional que regem o tratamento dos fundos fiduciários dos clientes variam de estado para estado. Embora os princípios gerais sejam os mesmos em toda a U. S., os requisitos e detalhes administrativos específicos não são os mesmos. Portanto, você deve consultar sua Associação de Advogados local ou conselheiro geral para garantir que sua configuração do QuickBooks seja consistente com as regras em seu estado. O incumprimento das regras relativas às contas de confiança é uma violação das regras do estado e das regras da American Bar Association. Essas violações podem resultar em penas severas, que incluem sanções civis e criminais.

Regulamento das Contas IOTLA

A gestão adequada da IOLTA da sua firma de advocacia, também comumente referida como "Conta fiduciária", é altamente regulada pelo seu Bar do Estado.O gerenciamento da IOLTA é uma habilidade de gerenciamento chave na operação de um escritório de advocacia. O princípio da contabilidade baseia-se em princípios de contabilidade de entrada dupla, com salvaguardas adicionais destinadas a melhorar a trilha de auditoria.

Como configurar o quadro de contas da firma de advocacia no QuickBooks

Para configurar o mapa de contas da empresa de advocacia, siga estas etapas:

1. Crie uma conta bancária separada chamada "Confiança do fundo fiduciário do cliente". Esta conta será utilizada para rastrear todos os depósitos e pagamentos dos fundos fiduciários de seus clientes.
2. Defina esta conta corrente como uma conta IOLTA na instituição financeira aprovada para oferecer contas IOLTA. Conselhos práticos: você deve verificar com seu banqueiro para confirmar que a conta IOLTA possui proteção automática contra cheque e não possui acesso ATM. Essas regras aplicam-se aos programas IOLTA em todos os estados, incluindo o Distrito de Columbia e U. S. Ilhas Virgens.
3. Para distinguir as contas a pagar da sua firma de advocacia das contas a pagar do seu cliente, você precisará configurar contas de responsabilidade separadas no QuickBooks. Você deve renomear a conta Contas a Pagar para "Contas a Pagar - Operando". Esta conta a pagar será usada para contas e pagamentos das operações do dia-a-dia da empresa de advocacia.
4. Configurar outra conta de contas a pagar chamada "Contas a pagar - Confiança". Esta conta a pagar será usada para rastrear contas e pagamentos relacionados ao seu cliente.
5. Configure um outro passivo atual chamado "Responsabilidade por Confiança do Cliente". Essa conta de responsabilidade será usada para rastrear todos os depósitos de seus clientes e outros custos.

Estas são as etapas necessárias para configurar as contas necessárias no QuickBooks se você tiver contas IOTLA onde você mantenha o dinheiro do seu cliente para usar no pagamento de suas despesas.