Assistente administrativo ou Secretário Executivo

Ambos os secretários executivos e assistentes administrativos fornecem apoio administrativo avançado para um ou dois executivos ou gerentes. Mas o que separa essas posições de escritório de outros empregos administrativos e rotineiros é o nível de responsabilidade e confidencialidade associado a eles.

Além das funções básicas do escritório, o assistente administrativo e o secretário executivo também são responsáveis ​​por escrever ou preparar relatórios, organizar e agendar reuniões, revisar mensagens recebidas para determinar sua importância, preparar agendas para reuniões do conselho, fazer arranjos de viagem, reunir reunião minutos, realizando pesquisas, preparando correspondência e supervisionando e treinando pessoal de escritório de nível júnior.

Essas funções podem exigir diferentes níveis de experiência e ter qualquer um desses títulos de trabalho semelhantes:

• Assistente administrativo de nível de entrada
• Assistente administrativo
• Assistente administrativo sênior
• Secretário executivo
• Secretário Executivo Sênior
• Gerente de Escritório
• Gerente de Escritório Sênior

Nota: Os cargos de assistente médico e jurídico são bastante diferentes e requerem treinamento especial exigido na profissão em que trabalham.

Diferenças entre assistentes administrativos e secretários executivos

Os papéis de secretários executivos e assistentes administrativos têm sobreposição considerável, e as diferenças nos papéis podem variar de acordo com a organização. Em alguns casos, o secretário executivo se concentra em mais tarefas administrativas para um gerente ou executivos, como agendamento de reuniões, planejamento de viagem, gerenciamento de comunicações escritas e até contabilidade. Um assistente administrativo pode se concentrar em mais tarefas de operações comerciais e assumir mais um papel de liderança em algumas capacidades, criando agendas para reuniões ou conferências, gerenciando orçamentos e gerenciando cobrança de fornecedores.

Os assistentes administrativos podem ser obrigados a ter uma educação mais especializada em alguns casos em que a gestão das operações comerciais é crítica.

Habilidades básicas de trabalho

Ambos os secretários executivos e assistentes administrativos têm um conjunto básico de habilidades trabalhistas que são essenciais em qualquer dos papéis. Estes incluem habilidades organizacionais excepcionais, excelentes habilidades de comunicação escrita e oral, bem como uma forte atenção aos detalhes e ao profissionalismo.

Eles devem possuir proficiência técnica com ferramentas de automação de escritório, incluindo produtos básicos como Microsoft Word, Excel e PowerPoint, bem como ferramentas de contabilidade, como QuickBooks.

Assistente Administrativo ou Secretário Executivo em um Escritório Pequeno

Em um escritório pequeno, as responsabilidades de um assistente administrativo ou secretário executivo geralmente são realizadas por uma variedade de funcionários do escritório.Algum trabalho pode realmente ser feito pelos executivos da própria empresa, e os papéis do assistente administrativo ou do secretário executivo podem abranger uma maior variedade de responsabilidades conforme necessário na organização menor.

Assistente Administrativo ou Secretário Executivo em um Escritório Médio

À medida que o tamanho de uma empresa aumenta, a necessidade de uma pessoa altamente organizada e capaz de realizar uma grande variedade de tarefas aumenta. Isto é especialmente verdadeiro para os executivos que executam empresas que exigem altos níveis de confidencialidade e integridade para o negócio que está sendo conduzido.

Assistente Administrativo ou Secretário Executivo em um Escritório Grande

É comum que um grande escritório tenha vários assistentes administrativos e / ou secretários executivos. Com esse tamanho de empresa, geralmente é necessário ter um gerente de escritório que coordene a equipe que presta serviços aos executivos da empresa.

Em alguns casos, um assistente administrativo acompanhará o executivo em longas viagens de negócios, a fim de ajudar a organizar reuniões, agendamentos e outras tarefas organizacionais importantes.