Aprenda como você pode se beneficiar de uma auditoria de projeto

Cada projeto pode se beneficiar de uma auditoria de tempos em tempos. Mas não se preocupe, não é tão assustador quanto parece. Uma auditoria de projeto é onde uma pessoa imparcial revisa seu projeto e fornece orientação sobre o que poderia ser feito de forma diferente para melhorar suas chances de sucesso. Este artigo explica tudo e leva você a como se preparar para uma auditoria de projeto.

Como formal uma auditoria do projeto é

Uma auditoria do projeto normalmente é um exercício formal.

O equivalente informal é normalmente chamado de revisão por pares. Este é o lugar onde um colega examina seu projeto e a documentação associada e lhe dá feedback sobre onde você deveria gastar um pouco mais de tempo.

As auditorias de projetos são formais na medida em que geralmente possuem um conjunto definido de perguntas e são realizadas por alguém que faz esse tipo de coisa regularmente.

Quem realiza as auditorias do projeto

A pessoa que faz a auditoria do projeto pode ser outro gerente de projeto (provavelmente alguém com grande experiência em projetos em execução), mas é mais provável que seja alguém de o Project Office que administra auditorias com frequência.

Será alguém que pode se considerar imparcial para que não seja seu gerente de linha ou patrocinador de projeto. Poderia até ser uma equipe de pessoas, dependendo do tamanho do projeto.

Como se preparar para uma auditoria de projeto

A primeira e principal coisa a se organizar é ter cópias da documentação do projeto para o auditor revisar.

Se você tem um coordenador de projeto, peça-lhes que juntem um pacote de documentos (de preferência eletrônico). Você deve ter todas as suas informações facilmente acessíveis, mas mesmo se você fizer isso, esta etapa ainda pode levar algum tempo. No mínimo, certifique-se de que você tenha o plano do projeto, o registro de risco, o registro de problemas, o orçamento e o cronograma disponíveis para o auditor.

Quem precisa se envolver

Isso depende do tipo de coisas que o auditor quer ver. Você, como gerente de projeto, terá que passar algum tempo com eles. Espere que os membros da sua equipe também sejam convocados para conversar com o auditor.

Tenha em mente que quanto mais tempo eles gastam trabalhando em tarefas relacionadas à auditoria, menor será o tempo de trabalho do projeto, então você pode ter que reprogramar algumas atividades e trabalhar mais devagar durante o período de auditoria.

Quanto tempo leva uma auditoria de projeto

Não há um período de tempo fixo para uma auditoria de projeto. Em grandes projetos, você achará que demora muito mais. Em pequenos projetos, o auditor pode ser feito dentro de algumas horas. Assim que você souber que seu projeto será auditado, pergunte ao seu time de auditoria quanto tempo eles antecipam a tomada de seu trabalho.

O que a auditoria procura

Se a auditoria foi chamada por causa de uma preocupação particular, como a falha no atingimento de alvos de qualidade, espere que ele analise profundamente essa área.Uma auditoria de rotina irá analisar amplamente as diferentes áreas de gerenciamento de projetos e as entregáveis ​​no qual o projeto está trabalhando. Abrangerá o tempo, custo e qualidade do seu projeto e o envolvimento dos interessados.

O objetivo da auditoria é descobrir se o projeto vai atingir seus objetivos ou não.

Se o auditor considerar que, com base no desempenho atual, o projeto não atingirá esses objetivos, ele apresentará recomendações para ação.

Recomendações dependem do que é encontrado

As recomendações no relatório do auditor dependerão do que encontraram. Espere que sejam positivos e formulados de uma forma que permita que você os adote facilmente. Eles deveriam ser práticos.

Em um extremo, o auditor pode recomendar que o seu projeto esteja fechado, embora isso só aconteça se eles considerassem que não havia chance de que qualquer projeto funcionasse a partir deste ponto forneceria qualquer tipo de valor para a organização.

Veja a auditoria do projeto como uma experiência positiva. Deve dar-lhe aviso prévio de quaisquer sinais de que seu projeto está com problemas e é uma oportunidade de trabalhar com um profissional de projeto experiente.

Implementar suas recomendações deve fazer você, sua equipe e seu projeto mais bem sucedido, e isso só pode ser uma coisa boa.