Auditoria de cadastro e auditorias de D. O. T.

Sabendo como um diário de bordo deve ser auditado, o que você deve procurar e o que um auditor do Departamento de Transporte (DOT) estará procurando pode tornar o seu trabalho mais fácil a longo prazo. O tempo gasto agora pode reduzir as multas recebidas mais tarde durante uma auditoria. Além disso, através da auditoria dos registros diariamente, você pode retornar aos logs dos drivers que precisam de correção, assim, ensinando-lhes a maneira correta de preencher seus logs, o que irá diminuir as multas recebidas durante as inspeções na estrada.

O que você deve saber sobre as auditorias do DOT

• O auditor do DOT tem total discrição sobre o que eles escrevem e transmite multas. Os auditores serão um policial do estado ou um civil empregado pelo DOT. A atitude do pessoal de escritório e dos motoristas afeta diretamente a resposta da Polícia Estadual. Não ofereça nada ao auditor, incluindo, mas não limitado a, café, água ou lanches, pois isso pode ser interpretado como um suborno, que é uma ofensa federal.
• Uma auditoria de segurança não é a mesma coisa que uma revisão de conformidade. A auditoria de segurança é mais educacional, e a empresa costuma receber menos multas.
• Coloque as informações da etiqueta Gross Weight Weight Rating em um arquivo de manutenção do equipamento.
• A partir de 2013, os drivers de raio de 150 milhas não precisam documentar as viagens pré ou posteriores em suas folhas de horário.
• A partir de 2013, um motorista que falsifica um registro, ou uma empresa que, conscientemente, permite que um motorista falsifique um registro, esteja sujeito a até 5 anos na prisão federal.

• O auditor do diário de bordo da empresa também deve exibir folhas de auditoria.
• As 60 horas do driver baseiam-se no reinício para reiniciar, não em uma semana de folha de pagamento.
• Todas as violações menores devem ter uma ação disciplinar documentada. Inclui coisas como a data errada no registro, nome / endereço errado, erros de grade, não sendo legíveis, etc.
• Não pode haver nada no pára-brisa dentro do raio dos limpadores de pára-brisas
• Os segundos trabalhos devem ser realizados no livro de registro. Se não houver 10 horas de desconforto entre empregos, então você é responsável por qualquer acidente.
• Um driver pode usar uma folha de registro para vários dias de folga, desde que todas as datas estejam em um mês.
• O gerenciamento deve ver que as cargas são despachadas em um período de tempo legítimo. O distribuidor e / ou o roteador devem levar em consideração os limites de tempo e velocidade.
• As folhas de horários devem ter zero horas de dias preenchidos também.
• Qualquer rota ao longo de 12 horas deve estar no registro de um motorista, se o driver está dentro ou fora do raio da 150 milhas aéreas.
• A partir de 2013, 150 condutores de raio de milha aérea podem legalmente transportar uma folha de tempo e um livro de registro juntos.
• Quanto mais limpo o livro de registro, menos provável haverá uma multa.
• Os drivers devem iniciar todas as alterações em seu caderno de registro.
• O auditor da empresa deve sempre totalizar as horas em cada linha da grade para garantir que elas somam até 24 horas.
• Se um condutor tiver mais de um dia de folga, então uma linha é tirada através do serviço fora de serviço, 24 horas são escritas na linha de horas de desligamento e 24 horas vezes o número de dias do registro, está escrito na linha de horas totais.
• O driver não precisa documentar Total Miles Today, a menos que eles estejam dirigindo em equipe. Somente as Minas de condução devem ser gravadas.

• Desenhe um traço através de qualquer linha onde nenhuma informação é necessária
• Os drivers não precisam preencher a linha do endereço residencial
• As linhas de início / destino na parte inferior do registro não são requeridos.
• O driver não precisa preencher a linha do remetente, eles são o carregador.
• Os drivers não podem abreviar cidades (i. E., Devem escrever Grand Rapids, GR não é aceitável). No entanto, os estados podem ser abreviados.
• Quando você pára, você só precisa dizer onde você está, não o que você está fazendo a menos que você esteja em um acidente, inspeção na estrada, avaria ou clima adverso.
• Off-duty significa que o condutor é 100% aliviado de toda responsabilidade em relação ao caminhão.
• As horas pagas não têm nada a ver com horas de serviço.
• Os drivers não podem usar uma regra de 16 horas se viajar fora do raio de ar de 100 milhas.
• As avarias estão sempre listadas em serviço sem condução até serem rebocadas ou totalmente isentas de responsabilidade.
• Recapitulações não são exigidas por lei no registro diário.
• A mudança de descanso obrigatório, a partir de 1 de julho de 2013: as 8 horas são tempo de condução. Um motorista não pode dirigir após 8 horas de tempo de condução, a menos que tome um descanso de 30 minutos.

Recomendações

Para manter sua conformidade, tenha uma reunião com aqueles que estarão presentes durante uma auditoria e analisarão como uma atitude deficiente pode afetar uma auditoria.

Tenha uma sala de reunião para a auditoria que esteja fora dos drivers. Revise todos os logs em papel nos últimos 6 meses e faça com que os drivers façam todas as correções necessárias. Verifique todas as folhas de tempo para os últimos 6 meses para os drivers Classe C. As correções são feitas conforme necessário. Escreva políticas e procedimentos oficiais para violações de registro e tenha entrado no livro de políticas e procedimentos da empresa.

Conheça todos os drivers que conhecemos com certeza, temos trabalhos em segundo lugar e informamos sobre suas responsabilidades em registrar suas horas para seus outros trabalhos, lembrando-lhes que não podem dirigir depois de chegarem 60 horas.

Revise rotas para limitações de extensão de 16 horas e ajuste, se possível. Ou diga aos motoristas que eles tenham que começar a passar. Mostre todos os drivers Classe C como escrever um registro diário do driver para fazer quando necessário. Estabelecer uma política e um procedimento para o tempo fora de serviço.

É importante certificar-se de que todos os drivers da sua frota estão cientes dessas políticas e como elas precisam respeitar.