Política de acesso a arquivos pessoais e links para amostras

Todos os departamentos de Recursos Humanos mantêm registros extensivos. A lei exige que os RH mantenham muitos deles por determinados períodos de tempo. Os funcionários estão conscientes de que esses registros existem (e alguns têm a impressão de que o arquivo os segue de empresa para empresa, o que não é verdade).

Como os funcionários sabem que esses registros existem, eles vão querer vê-los de vez em quando para ver o que o arquivo contém.

Ao decidir como fornecer o empregado (e o antigo acesso ao funcionário), tenha em mente as leis que se aplicam ao seu negócio.

Muitos estados têm leis que exigem que uma empresa disponibilize partes específicas do arquivo para funcionários atuais e anteriores. Verifique com seu advogado de emprego para garantir que sua política esteja em conformidade com todas as leis.

A lei federal, por exemplo, exige que os registros relacionados ao Americans with Disabilities Act sejam mantidos separados dos registros de pessoal. Se sua empresa estiver sujeita à HIPAA, verifique se a manutenção de registros médicos está em conformidade com isso também.

Você pode ter uma grande margem de manobra no que você permite que os funcionários vejam em seu arquivo. Mas, tenha em mente que mesmo se você determinar que um funcionário não pode ter acesso a certas informações, como verificações de referência, que, no caso de uma ação judicial, essa informação seja detectável.

Portanto, instrua sua equipe para registrar as coisas com precisão e siga a lei em todos os momentos. Os registros dos empregados não são o lugar para piadas internas ou comentários divertidos.

Estes não vão bem em um tribunal de justiça.

Como regra geral, ter um gatekeeper para os registros garante que os procedimentos sejam seguidos e consistentes. Você não quer um gerente de RH, permitindo que as pessoas levem seus registros de volta às mesas, enquanto outro recusa o acesso.

Exigir que todos passem por uma única fonte ajuda a manter as coisas consistentes e legais.

As leis sobre registros e retenção de registros e acesso são complicadas. Certifique-se de estar atualizado.

A política abaixo é um bom começo para o seu negócio, mas tenha em mente que suas leis estaduais e locais podem variar.

Amostra de Política de acesso a registros de funcionários

Todos os funcionários, ex-funcionários e representantes de funcionários podem visualizar determinados conteúdos de seu arquivo de pessoal com aviso prévio à equipe de Recursos Humanos. Os documentos que se relacionam com as qualificações do empregado para contratar, como a aplicação, promoção, ação disciplinar e transferência podem ser vistos . Além disso, o funcionário pode rever os formulários de assinatura da política e os registros de treinamento.

Os documentos que o empregado não podem rever incluem referências ou verificações de referência, registros de qualquer investigação realizada pela administração, registros médicos, documentos relacionados a um processo judicial, qualquer documento que viole a confidencialidade de outro funcionário e documentos utilizados para o planejamento de funcionários.

Procedimento

Um empregado que quer rever o conteúdo permitido do seu arquivo pessoal deve entrar em contato com Recursos Humanos com aviso prévio 24 horas (excluídos os fins de semana). Ex-funcionários ou pessoas desconhecidas para a equipe de Recursos Humanos, devem apresentar identificação e / ou prova de permissão para acessar o arquivo de pessoal.

Os funcionários devem revisar seus arquivos de pessoal na presença de uma equipe de pessoal de Recursos Humanos.

Os funcionários não podem remover do escritório qualquer parte do arquivo de pessoal.

O empregado pode solicitar fotocópias do arquivo ou partes do arquivo. Dentro da razão, a equipe do pessoal de Recursos Humanos fornecerá fotocópias. Para cópias extensas, o funcionário precisará pagar as fotocópias.

Se o empregado não está satisfeito com um documento em seu arquivo de pessoal, na presença da equipe do pessoal de Recursos Humanos, o funcionário pode escrever uma explicação ou esclarecimento e anexá-lo ao documento em disputa. Sob nenhuma circunstância, a equipe de RH ou o empregado alterarão o documento atual.

O empregado também pode pedir que um documento seja removido do arquivo de pessoal. Se o pessoal da Equipe de Recursos Humanos concorda, o documento pode ser removido.

Se a equipe do pessoal de Recursos Humanos discordar, o assunto pode ser apelado da maneira prescrita na Política de Porta Aberta da Companhia.