Registros Os proprietários de imóveis devem manter impostos

Um dos grandes benefícios de ser um senhorio são as deduções fiscais de que você pode aproveitar. Essas deduções, no entanto, podem ser complicadas, por isso é importante que você mantenha registros detalhados de todos os documentos, receitas e despesas importantes ao longo do ano. Ser organizado e manter os documentos adequados pode ajudá-lo a maximizar suas deduções e reduzir o estresse.

4 Razões para manter registros

Será muito mais fácil arquivar seus impostos.
Ter tudo registrado ajudará a evitar que você perca todas as deduções, o que lhe poupará dinheiro.
Isso irá ajudá-lo a garantir que você esteja apresentando reivindicações precisas. Em vez de adivinhar: "Eu acho que paguei esse contratante $ 1 000", ao retirar rapidamente uma planilha, você saberá que você pagou US $ 850 em 17 de julho.
Caso você seja auditado ou o IRS tenha algum perguntas sobre itens na sua declaração de imposto, você terá a prova para fazer backup de sua reivindicação. Se você não possui essa documentação, você vai se gastar tempo e dinheiro tentando encontrar a prova. Pior ainda, se você não conseguir um recibo, sua reivindicação não será honrada e você pode até ter que pagar impostos e penalidades adicionais.

De quais registros devo acompanhar?

A resposta curta é que você deve acompanhar tudo! O IRS é conhecido por auditar pequenas empresas, especialmente aquelas que mostram perda em anos consecutivos. Além disso, muitos agentes do IRS não entendem as nuances fiscais que se aplicam aos investidores imobiliários, tornando-os mais prováveis de questionar sua apresentação.

Você precisará ter uma prova se o IRS questionar qualquer um de seus itens ou, mesmo no curso diário dos negócios, se alguém tentar questionar um pagamento.

Os dois tipos de registros que você precisará manter são registros permanentes e registros de curto prazo.

1. Registros permanentes

Estes são documentos que você deseja manter indefinidamente.

Quais são alguns exemplos de registros permanentes?

Estes são documentos que serão relevantes e valiosos para você além do ano fiscal atual, tais como:

Todos os arrendamentos de inquilinos.
Qualquer tipo de documentos legais - multas, relatórios de inspeção, aparições nos tribunais.
Qualquer tipo de licença que você tenha retirado na propriedade.
Tudo o que você depreciaria - como propriedade ou melhorias.
Se você tem sua empresa incorporada como LLC, LP, S Corporation ou outra, você quer manter todos os registros referentes a isso.
Políticas de seguro.
Documentos de empréstimo - tais como hipotecas.
Impostos dos últimos anos.
Título / escritura da propriedade.

2. Registros de curto prazo

Por curto prazo, não estou me referindo a alguns meses. Você quer manter todos os documentos que considere importantes o suficiente para reivindicar seus impostos por um período mínimo de cinco anos.Quanto tempo depois disso depende do seu nível de conforto. Isso irá ajudá-lo no caso de você ser auditado ou processado.

Quais são alguns exemplos de registros de curto prazo?

Tudo o que conta como receita ou despesa para o ano fiscal, como:

Custos publicitários para sua empresa ou propriedade.
Despesas de entretenimento - como jantares ou almoços para clientes atuais ou potenciais.
Juros pagos em hipoteca e quaisquer cartões de crédito para uso comercial.
Taxas legais / profissionais - Para contadores, advogados, agentes de seguros, corretores de imóveis.
Despesas de escritório - Internet, segunda linha telefônica para negócios, material de escritório, dedução do escritório em casa se você tiver um escritório em casa usado exclusivamente para negócios.
Aluguel recebido.
Realizações realizadas.
Depósitos de segurança recebidos. - Quando o arrendamento de um inquilino termina, se você mantiver parte do depósito de segurança, você deve gravá-lo como renda. Se você guarda parte disso para pagar reparos, o dinheiro que gastou no reparo é considerado uma despesa, que você pode deduzir sobre seus impostos.
Despesas de viagem para empresas - como as milhas conduzidas para atividades de aluguel.
Utilitários pagos.
Salários pagos a empregados ou contratados independentes.

Como devo acompanhar meus registros?

Você deve manter uma cópia digital (computador) e uma cópia impressa (papel) de todos os seus registros.

1. Copia digital

Você quer usar uma planilha ou um programa, como Quicken Rental Property Manager, para acompanhar suas receitas e despesas.

Você deve fazer isso assim que a receita venha ou a despesa ocorrer. Você quer incluir a maior informação detalhada possível:

Data,
Tempo,
Quem foi pago ou quem pagou,
Natureza do rendimento ou despesa
Valor.
Você pode até incluir como foi pago ou incorrido (dinheiro, número de cheque, cartão de crédito, ordem de pagamento, etc.).

O nível de detalhe dependerá do software que você usa ou crie. Alguns programas irão se conectar diretamente às suas contas bancárias e registrarão suas receitas e despesas para você.

Mesmo se você escolher um programa menos dispendioso ou manter seus registros em planilhas pessoais, você ainda deve configurar registros separados para cada propriedade, para cada tipo de despesa e para tipos separados de renda. O objetivo é registrar o máximo de informações possível no momento da transação, para que você possa facilmente criar relatórios financeiros no futuro.

Você sempre deve fazer backup deles no CD, em um disco rígido externo, em uma nuvem e até mesmo com uma cópia em papel. Eles devem ser impressos no final de cada mês e / ou no final do ano.

2. Cópia dura

Você quer se certificar de que você tenha uma cópia em papel de seus documentos mais importantes. Se possível, você vai querer armazená-los em algum tipo de sistema de arquivo retardador de fogo ou cofre. Se você não conseguir encontrar um grande o suficiente para todos os seus arquivos, você quer manter os mais importantes, como os títulos da propriedade nesta caixa. Categorize tudo por ano e depois classifique alfabeticamente os arquivos para que eles sejam fáceis de encontrar.