O controle de estoque do Small Business Guide para controle de estoque

Antes que uma pequena empresa possa razoavelmente fazer uma promessa de fornecer seus clientes, ela precisa ter alguma garantia de que tem o que seus clientes solicitaram. Para uma pequena empresa ter o controle de seu inventário desta forma, ele precisa ter processos para contar, verificar e auditar todos os itens em seu inventário.

O objetivo de qualquer sistema de controle de estoque deve ter 100% de precisão. Isso significa que você não só sabe o que você tem na mão, mas quanto disso está disponível para enviar.

Como eu sei se eu tenho um problema de controle de inventário?

Existem vários métodos que você pode usar para testar a pressão seus processos de controle de estoque. Um método é submeter-se a uma revisão de remessas recentemente perdidas para seus clientes. Alguma dessas remessas perdidas devido à falta de compreensão do que você tem na mão e disponível para enviar?

Por exemplo, você pode ter tido 100 cada uma das partes A e um cliente perguntou por cada 100. Mas eles não precisaram que você enviasse até a semana que vem, então os 100 de cada Parte A ficaram sentados em seu armazém. No dia seguinte, outro cliente ligou e pediu 100 por cento da Parte A. Você estava fora do escritório, cuidando dos outros quarenta milhões de outras coisas que o proprietário de uma pequena empresa precisa cuidar, então o seu outro funcionário recebeu a ligação . Esse outro funcionário verificou e viu os 100 cada um da Parte A sentado lá e enviou o segundo cliente. Na semana seguinte, você precisava enviar os 100 de cada Parte A para o primeiro cliente, e não estava lá.

Sua pequena empresa pode ter um problema de controle de estoque. É importante saber não apenas o que sua pequena empresa tem na mão, mas o que você tem que está disponível para enviar. No caso acima, enquanto seu único empregado viu que você tinha 100 de cada Parte A para enviar, não havia nenhum processo no lugar para informá-lo de que os 100 cada um foram alocados para outro cliente.

Auditoria Floor-to-Sheet

Outro método que você pode usar para testar a pressão do seu controle de estoque é fazer uma auditoria de piso a folha. Isso significa que você sai no seu andar de armazém (ou sala de estoque, armário ou garagem - onde quer que sua pequena empresa mantenha seu inventário) e você seleciona um punhado de itens para contar.

Vamos discutir quantos itens para contar mais tarde, mas quando você terminar, você leva esses números de conta para seu sistema que rastreia o inventário. Este pode ser o seu WMS (sistema de gerenciamento de armazém), ERP / MRP (planejamento de recursos empresariais / planejamento de requisitos de material), uma planilha do Excel, um livro de razão ou, possivelmente, uma pilha de Post-Its. Se você não possui um sistema que rastreie seu inventário - mesmo que seja apenas uma pilha de Post-Its - você tem um problema de controle de estoque.

Nas auditorias de piso a folha, você então compara as contagens físicas que você acabou de fazer com o que seu sistema de controle de inventário pensou que você tinha. Novamente, seu objetivo deve ser 100% de precisão. Se os seus números de contagem física não se alinharem exatamente com o que seu sistema de controle de inventário pensou que você tinha, você sabe por quê? E você pode implementar contramedidas para evitar que isso aconteça de novo?

Alguns dos motivos mais populares que contam não alinhar incluem:

• Você recebeu uma remessa de seu fornecedor, mas você não contou as peças nas caixas. A lista de embalagem não deve ser contada como 100% precisa. Abra as caixas e conte o conteúdo. Se o seu fornecedor disser que lhe enviou 1 000 peças, elas apenas lhe enviaram 990 peças, e você não consegue o erro - você não só tem um problema de controle de estoque, mas talvez você acabe enviando seus próprios clientes.
• Você enviou peças para um cliente, mas não diminuiu seu inventário corretamente. Ou em tudo. Certifique-se de que está deduzindo os seus envios de saída dos totais do inventário em tempo real.
• As questões de qualidade obrigaram você a remover uma parte do seu inventário da sua pilha de inventário utilizável. No entanto, o seu sistema de controle de inventário não tem uma maneira de diferenciar entre utilizável e não utilizável, então seu sistema diz que você tem mais do que você pode usar. Ter a capacidade de diferenciar entre inventário utilizável e não utilizável não é apenas uma característica importante que lhe permite acompanhar as peças com problemas de qualidade, mas também pode ser um mecanismo para alocar inventário para um cliente, mantendo essas partes em estoque.
• Seus produtos são valiosos e fáceis de se afastar? Uma empresa que vende vulto pode ter menos problema de pilotagem do que uma empresa que vende moedas de ouro. Verifique se o seu plano de controle de inventário inclui uma maneira de manter a segurança de seus produtos. E implemente um programa de contagem de ciclo que o ajude a acompanhar seu inventário.

O que é exatamente um programa de contagem de ciclos?

Um programa de contagem de ciclos é o que está acontecendo durante essas contagens de piso a folha. Um programa de contagem de ciclos é um processo pelo qual você conta regularmente uma porcentagem de suas partes, de modo que, ao longo de um ano, contou todas (ou, pelo menos, todas as partes mais valiosas).

Você pode usar um programa de contagem de ciclos em conjunto com um inventário físico anual, que geralmente ajuda a reduzir as variações desses inventários físicos. Algumas empresas usam contagens de ciclo em vez de inventários físicos anuais, mas eu não recomendo isso.

Para determinar os parâmetros do seu programa de contagem de ciclos, você precisa determinar:

• Quantas partes totais você precisa contar?
• Você vai contar todos eles ao longo de um ano? Caso contrário, como você vai determinar o ponto de corte? Normalmente, as empresas seguem a regra 80-20, i. e. 80% do seu valor de estoque vem de 20% de suas partes - então, concentre-se em contar esse 20%.
• Com que frequência você vai contar?
• Quem vai realizar a contagem?Se a sua empresa for grande o suficiente, o contador de ciclo deve ser o desempenho de trabalho de alguém que está vinculado à precisão do inventário. Isso ajuda a eliminar qualquer potencial conflito de interesse no processo de contagem de ciclos. Uma contagem de ciclo é uma auditoria - não uma ferramenta de classificação de desempenho do trabalho.
• Como a contagem será realizada? O processo de piso a folha é o método preferido. Um contador de ciclo deve receber uma lista de números de peças e locais. O balcão fica no chão e conta-os. Ele não deveria ter idéia de quantos esperavam estar lá. Outro método é uma contagem de folha para chão. Este é o inverso do método de piso a folha. O método sheet-to-floor começa quando você entrega seu contador uma lista de peças e suas contagens correspondentes de acordo com seu sistema de rastreamento de inventário. O contador então audita as quantidades físicas nas prateleiras em comparação com a contagem do sistema.

Ao entender os fatores de processo de contagem de ciclo acima, você pode então construir seu programa de contagem de ciclos. Por exemplo, se você tiver 500 partes para contar e você pode contar uma vez por semana, então você pode contar 10 partes por semana (ou apenas duas por dia). No final de um ano de 50 semanas, você terá contado todos os 500 números de peças. Basta lembrar de contar números de peças diferentes com cada contagem, para evitar contar excessivamente um número de peça e sub-contar outro.

Durante este processo, é importante saber quando o inventário está desativado. É por isso que um contador de ciclo não deve ser um supervisor de armazém ou um funcionário de controle de estoque. É a natureza humana para esses funcionários colocar correções no lugar sem escalar os problemas subjacentes à gestão. Como proprietário ou gerente de pequenas empresas, você precisa saber quando os processos de controle de estoque subjacentes não estão funcionando, para que você possa implementar contramedidas para evitar problemas a jusante.

Solução de problemas de controle de inventário

Um programa de contagem de ciclo, combinado com um inventário físico anual, é um longo caminho para resolver problemas de controle de estoque. Os programas de contagem de ciclos ajudam a identificar falhas no controle de inventário, mas depende de você fazer alterações para corrigir os problemas que seu programa de contagem de ciclos descobre.