Idéias inteligentes para uma tabela de registro efetiva

O registro é o primeiro ponto de contato com seus convidados, e um processo de check-in suave mantém altos níveis de excitação e dá o tom para um ótimo evento. Por outro lado, uma experiência desorganizada e demorada pode deixar a multidão resmungando até o seu evento começar. Com tanto montar na tabela de inscrição, você definitivamente quer conseguir isso na primeira vez. Siga esta lista de verificação essencial para garantir que você comece com um bom começo.

Maior é melhor

A matemática simples nos diz que grandes multidões exigirão mais mão-de-obra se quiser evitar longas filas. Eu recomendo um atendente para cada cem convidados e um flutuador para cada duzentos convidados. No que diz respeito à tabela, preste dois atendentes por mesa de oito pés e adicione uma tabela adicional a este cálculo para suprimentos e espaço de trabalho.

Mantenha-se conectado

Você não quer estar percorrendo os salões procurando por uma tomada elétrica ou conexão à internet, então certifique-se de que essas linhas sejam executadas antecipadamente para a sua mesa. Você também vai querer trazer um laptop mesmo se você não planeja usá-lo. O acesso on-line pode ser útil se você precisar verificar e-mails ou ajudar os visitantes perdidos a encontrar o seu caminho de ida e volta ao local. Por último, mas não menos importante, verifique a situação da iluminação. Se o corredor estiver mal iluminado, então você pode querer adicionar algumas luzes de mesa para ajudar na leitura de suas listas.

Não esqueça os materiais de escritório

Todo planejador deve ter uma caixa de tranca preenchida com itens essenciais de escritório, como fita, tesoura e uma variedade de marcadores.

Outros itens notáveis ​​para sua lista de embalagem incluem marcas de nomes em branco, números de tabela e sinais reservados para usar conforme necessário. Sim, o seu local terá acesso à maioria dessas coisas, mas o tempo e a frustração que você economiza ao colocá-las ao seu lado não tem preço.

Expedite Answers

Um dos maiores disruptores para o seu "ritmo de registro" será a pressão de perguntas simples provenientes de voluntários e participantes.

Você pode evitar que essas consultas diminuam a linha de registro configurando uma tabela de ajuda. Você ficará surpreso com o quanto mais eficientemente a tabela de check-in pode ser executada quando você tem uma pessoa dedicada respondendo perguntas como "onde é o banheiro? "

Fique aberto

É essencial manter pelo menos uma pessoa na tabela de inscrição ao longo do evento. Você não quer um problema relativamente pequeno na bola de neve em algo maior porque ninguém estava disponível para ajudar. Isso geralmente acontece quando os hóspedes são forçados a procurar em outro lugar quando seu time não pode ser encontrado. É preciso apenas uma pausa no banheiro para enviar um participante impaciente para a área da cozinha para solicitar uma salada sem cebolas!

Mantenha seus amigos fechados

Existem alguns números de contato que você deseja obter antes do início do evento. O primeiro é o número de celular para o coordenador do seu local. Não haverá tempo para explorar o edifício quando as toalhas de papel acabarem no banheiro, então este número é um absoluto deve ter. Outro bom número para questões relacionadas com alimentos é o do gerente de restauração. Finalmente, confirme os melhores números de emergência para a polícia e departamentos de bombeiros. Alguns hotéis têm sua própria equipe de segurança que são muitas vezes o melhor ponto de contato nessas situações.

As tabelas de registro devem fornecer mais do que apenas um sinal de boas-vindas e uma etiqueta de nome. Do ponto de vista do visitante, eles representam o centro de atendimento ao cliente para o seu evento. Mas, para estar à altura desta expectativa, você precisa estar preparado. Afinal, se os hóspedes não conseguirem fazer o registro passado, o resto de seus esforços de planejamento passarão despercebidos.