Desenvolvimento de uma política efetiva do cartão de crédito do empregado

Hoje em dia, as empresas de pequeno e grande porte estão tentando minimizar as despesas relacionadas a viagens ou outras compras realizadas pelos funcionários em benefício das empresas. Uma das melhores maneiras de reduzir as despesas desnecessárias dos funcionários é criar uma política de cartão de crédito do empregado. Para reduzir o uso indevido do cartão de crédito da empresa, a empresa deve estabelecer regras e regulamentos sobre como o cartão de crédito comercial deve ser usado.

No entanto, muitas empresas não estão conscientes das melhores maneiras de desenvolver o uso de políticas de cartão de crédito. Muitos empresários sempre têm o desejo de criar essas políticas, mas não têm orientação sobre como fazê-lo. Devido a isso, aqui está uma descrição vívida de como as empresas podem efetivamente criar políticas de cartão de crédito para funcionários.

1. Responsabilidades do titular do cartão

Se uma empresa emite cartões de crédito para seus funcionários, deve haver regras estabelecidas que regem o uso do cartão. Os funcionários devem ser responsabilizados pela segurança do cartão, bem como a privacidade de qualquer informação relacionada à empresa. Os funcionários devem garantir que o cartão seja mantido em um local seguro, o cartão está livre de atividades fraudulentas e o número de identificação do cartão está protegido. A empresa também deve indicar que o cartão de crédito comercial é limitado apenas para ser usado pelo empregado e não por qualquer outro indivíduo.

2. Spelling Out Spending Limits

A empresa deve poder apresentar regras que ditem em atividades ou transações onde o cartão de crédito deve ser usado.

De fato, os gastos devem ser limitados às necessidades de funcionários específicos. Cada departamento deve ter seus próprios limites de gastos. Como empresa, é bom informar cada funcionário sobre os limites de gastos no momento da emissão. Além disso, todos os funcionários não devem exceder esse limite e se o fizerem, eles incorrem nas taxas limite.

Por fim, os cartões de crédito da empresa nunca devem ser usados ​​para adiantamentos de caixa.

3. Relatório de uso regular

Toda empresa deve responsabilizar os funcionários pelo uso de qualquer cartão de crédito da empresa. Digamos que, no final de cada mês, cada funcionário deve enviar uma explicação detalhada de todos os encargos, recibos e os códigos contábeis corretos. Todo empregado deve garantir que eles anexem as receitas de despesas ao extrato mensal antes da submissão à empresa para fins de verificação. Tudo isso deve ser feito a tempo para evitar pagamentos atrasados. Fazer isso assegurará que a empresa monitora suas despesas mensais com facilidade e a auditoria se torne mais simples.

4. Nenhum uso de cartões em despesas individuais

A empresa deve ser muito rigorosa no uso do cartão de crédito do empregado, na medida em que ninguém é autorizado a usá-lo para despesas pessoais.Em suma, o uso do cartão deve ser limitado a atividades relacionadas a negócios. A definição de uso pessoal, neste caso, é qualquer despesa não relacionada à operação do negócio. A empresa deve ser muito difícil para qualquer empregado que use o cartão em seus próprios pagamentos.

5. Revisão de uso

Se uma empresa expôr os cartões de crédito dos funcionários, recomenda-se realizar uma revisão do cartão após um período específico de tempo.

A revisão do cartão deve ser feita pelo supervisor imediato dos funcionários, juntamente com um membro do departamento de contabilidade da empresa. O supervisor do empregado deve garantir que o uso do cartão esteja limitado ao que foi feito. Por outro lado, o departamento de contabilidade deve verificar se todos os recibos e outros documentos de despesas apresentados pelo empregado são autênticos.

Portanto, todas as empresas devem ter uma política de cartão de crédito de funcionários eficaz e confiável para impedir o uso indevido do cartão por indivíduos. Isso colocará uma empresa em boa posição financeira, uma vez que nenhum empregado usará indevidamente seu cartão para despesas pessoais. Além disso, a empresa deve certificar-se de que tanto o supervisor como o departamento de contabilidade entendem todos os aspectos da política.