Como desenvolver uma agenda de reunião efetiva

A agenda da reunião é a lista de itens que os participantes esperam realizar em uma reunião. A agenda deve ser distribuída aos participantes vários dias antes da reunião, minimamente 24 horas para que os participantes tenham a oportunidade de se preparar para a reunião.

Em combinação com os minutos da reunião, a documentação que os participantes recebem após uma reunião, a agenda é o plano para a reunião e o acompanhamento reportado para a reunião anterior.

Quando você desenvolve uma agenda para uma reunião que não está agendada regularmente, as seguintes etapas irão ajudá-lo. Mais adiante neste artigo, você verá um modelo para uma reunião agendada regularmente. Os dois tipos de reuniões compartilham itens da agenda semelhantes, mas não são exatamente os mesmos.

Desenvolvendo uma agenda de reunião

Primeiro, identifique se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Então, decida o que você espera realizar ao realizar a reunião. Estabeleça metas possíveis para sua reunião. Os objetivos que você definiu estabelecerão o quadro para um plano de reunião efetivo.

Como Stephen Covey diz no Sete hábitos de pessoas altamente eficazes , "Comece com o fim em mente". O objetivo da reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião.

Construir uma agenda está fazendo um plano para a reunião. Você começa com o principal objetivo ou propósito que você está tentando realizar ao realizar a reunião.

Uma vez que você tenha decidido seu objetivo, você precisa determinar se você precisa da assistência de funcionários adicionais para planejar sua agenda. Se sim, convide-os para se juntarem a você.

Depois de determinar seu objetivo geral, você ou sua equipe precisam tomar as seguintes decisões. Além do propósito ou objetivo da reunião, cada um desses itens aparece na agenda da reunião.

• Participantes necessários para a reunião atual,
• Os itens que precisam de discussão ou ação que levem à realização do objetivo ou objetivo,
• A quantidade de tempo que você antecipa o grupo precisará para a discussão de Cada item,
• Uma data e hora para a reunião,
• Um local adequado, que irá conter todos os participantes confortavelmente, para a reunião,
• Pré-trabalho para a reunião. Isso incluirá qualquer leitura, documentação, dados, minutos de reunião de uma reunião anterior ou qualquer outra preparação que fará sua reunião real ser bem sucedida. Esta preparação deve ser anexada ao aviso da reunião e à agenda quando você os distribuir aos participantes convidados.

Além dos itens de decisão acima mencionados, os itens da agenda padrão devem incluir:

• Revise o objetivo, a agenda e os resultados e produtos esperados da reunião.
• Revise as atas da reunião anterior.
• Revise o progresso dos participantes sobre compromissos e itens de ação feitos na reunião anterior.
• O tomador de notas ou líder precisa rever os compromissos assumidos pelos participantes durante a reunião como um item final da agenda.

Decida quem deve participar para realizar sua agenda

Uma vez que você decidiu que uma reunião é necessária para atingir seu objetivo, você precisa desenvolver a lista de participantes.

Nem todo funcionário pode ou deve participar em todas as reuniões, mas convidar os participantes certos aumentará sua probabilidade de sucesso. Determine seus participantes fazendo perguntas como as seguintes.

Agenda da reunião para reuniões regularmente agendadas

Nem todas as reuniões precisam de uma agenda desenvolvida personalizada. A maioria dos funcionários tem reuniões programadas regularmente para seus departamentos ou grupos de trabalho. Você também tem equipes e projetos que você participa ni.

Um projeto em andamento pode não exigir uma agenda recém-desenvolvida para cada reunião, mas sua equipe será bem servida adotando uma abordagem padrão para sua reunião.

A reunião agendada regularmente se divide em três segmentos que cada um possui itens da agenda padrão: Itens Informativos, Itens de Ação e Planejamento Avançado.

Agenda da reunião

Itens informativos

Itens de ação

Planejamento avançado

Se você seguir estas diretrizes quando você desenvolve a agenda da reunião, você aumenta a probabilidade de sua reunião produzir resultados.

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• Quem deve possuir a solução que o grupo desenvolve?
• Quem possui o processo que o grupo está discutindo?
• Quem precisa conhecer as informações que você está distribuindo?
• Quem pode fornecer dados e fatos para orientar a tomada de decisão?
• Quem tem experiência ou experiência para compartilhar com o grupo?
• Quem deve suportar a implementação de quaisquer soluções ou tarefas?
• Quem deve fornecer permissão ou recursos para realizar o resultado da reunião?
• Quem pode opor-se à implementação de qualquer solução ou direção?
• Warm-up e saudações. Considere um breve quebra-gelo, dependendo da frequência com que o grupo se encontra.
• Reveja a finalidade, a agenda e os resultados e produtos esperados da reunião.
• Revise as atas da reunião anterior.
• Forneça as informações apropriadas de departamento e empresa que a equipe precisa.
• Revisar o progresso em itens de ação, planos de ação e compromissos. Grupo de revisão progride nos objetivos.
• Discuta e tome decisões sobre os itens da agenda para esta reunião.
• Identifique os próximos passos.
• Identifique o propósito, o resultado e a agenda para a próxima reunião.
• O tomador de notas deve rever os compromissos assumidos pelas pessoas durante a reunião.
• Identifique qualquer assistência necessária de pessoas que não pertençam ao grupo e atribua participantes para entrar em contato.
• Envie os minutos para fora dentro de 24 horas da reunião.

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