Simplificar o planejamento de eventos com o software de gerenciamento

Mais e mais planejadores de eventos estão usando o software de gerenciamento de eventos. Você pode estar se perguntando sobre o que é o zumbido e se ele faz ou não sentido para seu negócio de planejamento de eventos . Então, vamos cortar a desordem para ajudá-lo a decidir se o software de gerenciamento de eventos pode funcionar para você.

Você precisa de software de gerenciamento de eventos?

Não, você não precisa de software de gerenciamento de eventos para executar um negócio de planejamento de eventos bem-sucedido.

Se você foi um planejador de eventos bem sucedido até este ponto sem usar um, você já conheceu a resposta a essa pergunta. Isso facilita sua vida e seus eventos mais são bem-sucedidos? Possivelmente. Tudo depende das suas necessidades específicas e do software de gerenciamento de eventos específico.

Características do software de gerenciamento de eventos

O software de gerenciamento de eventos existe para praticamente todos os tipos de planejamento de eventos, incluindo convenções, eventos sem fins lucrativos e exposições. E há uma lista muito longa de ferramentas disponíveis para organizar e gerenciar o processo de planejamento de eventos. Os recursos incluem gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos, registro automático, rastreamento de contratos e propostas e gerenciamento de vários eventos. Existem também ferramentas para emissão de bilhetes, gerenciamento de blocos de salas e promoção social, para citar alguns.

Com uma oferta tão ampla, é importante fazer uma pequena pesquisa e explorar o que cada pacote oferece.

Afinal, de que bom é o software de gerenciamento de eventos que não inclui as ferramentas que você precisa para ser mais eficiente? As ferramentas de solução funcionam somente se fornecem soluções aos problemas que você precisa resolver. O que me leva ao meu próximo ponto.

Faça uma lista

Dê uma olhada no seu negócio de planejamento de eventos. Quais são as tarefas que você completa regularmente como parte do processo de planejamento?

Faça uma lista desses itens, observando qualquer um que já esteja automatizado. Quando sua lista estiver completa, separe as tarefas mais desafiadoras, demoradas ou dispendiosas. Estas são as suas prioridades - você precisa encontrar um software de gerenciamento de eventos que ofereça soluções para esses problemas. É tentador atrair o glamour de um software de gerenciamento de eventos ou a longa lista de recursos de outro. Mas sinos e assobios são inúteis se eles não estão ajudando você com seu negócio de planejamento de eventos.

Maximize o que você já tem

Qual tecnologia você já possui no local? Você está otimizando suas capacidades? O software de gerenciamento de membros e os sistemas de gerenciamento de contatos geralmente possuem recursos de planejamento de eventos que permitem automatizar o registro, o pagamento on-line e gerar avisos de confirmação. Antes de aprofundar um novo sistema, faça um inventário dos recursos disponíveis com seu sistema existente.

Comece a comprar

Agora que você possui uma lista das ferramentas de planejamento de eventos que está procurando, é hora de comprar. Confira as opções que estão lá fora, usando pesquisas filtradas para encontrar software de planejamento de eventos com ferramentas que combinam sua lista. Comece com aqueles que já podem ser incorporados na sua plataforma de tecnologia existente.

Em seguida, dê-lhes uma prova. Algum software é gratuito indefinidamente; outros oferecem períodos de teste gratuitos. Aproveite esta oportunidade para experimentar os diferentes programas para ver se eles são um bom ajuste para o que você está procurando.

Pergunte ao redor

Fale com outros planejadores de eventos e descubra o software de planejamento de eventos que eles usam e por quê. A experiência de uma outra pessoa em primeira mão com um produto ou serviço não tem preço. Pode economizar tempo e dinheiro. Melhor ainda, sua recomendação para um software de gerenciamento de eventos que realmente funciona para eles pode economizar ainda mais tempo e dinheiro no longo prazo. Não existe um "tamanho único" quando se trata de software de gerenciamento de eventos; é uma escolha individual baseada nas necessidades de sua empresa e suas preferências pessoais.