Três processos de negócios que você deve automatizar AGORA

Antes de 1440, o processo de criação de um livro era, pelo menos, minucioso. Tudo foi feito à mão, e criar até uma cópia de um livro era um trabalho a tempo inteiro.

Entre Johannes Gutenberg, um ourives de comércio que revolucionou a impressão com a imprensa, que incluía o tipo móvel, permitindo a produção em massa de materiais impressos. A adoção foi rápida, e a história não olhou para trás. Mas isso não quer dizer que não houve alguns obstáculos.

Por exemplo, muitos nobres do século 15 criticaram a prática da produção em massa, recusando-se a permitir livros impressos em suas bibliotecas e insistindo em que eles não eram tão feitos como livros impressos à mão.

O que a impressora tem feito para imprimir e publicar, a automação tem feito para negócios. Tal como acontece com toda a nova tecnologia, a taxa de adoção cai ao longo de uma curva de sino, e há alguns obstáculos fervorosos: as velhas maneiras são mais familiares, há um sentimento de controle envolvido na introdução manual de dados de uma folha de horas de papel à mão ou escrever uma fatura você mesmo. Mas, como a imprensa, as empresas que fazem o salto para os sistemas automáticos principais não olham para trás.

Quais são os processos automáticos mais críticos que sua empresa deve adotar em 2016 para aumentar drasticamente sua produtividade e eficiência?

Rastreamento de tempo, folha de pagamento e faturamento.

Não só esses três processos funcionam de forma sinergética para reduzir custos e melhorar drasticamente a eficiência, mas cada um elimina horas de trabalho manual tedioso e entrada de dados, liberando esse tempo para um trabalho comercial mais estratégico.

Rastreamento de tempo

Para a maioria das empresas, os custos diretos de mão-de-obra são a despesa # 1. E as horas necessárias para rastrear, analisar e inserir os dados das planilhas de papel ocupa uma parcela significativa de tempo para contadores e administradores - para não mencionar o tempo gasto pelos empregados tentando lembrar o que realmente funcionou.

A American Payroll Association estima que, em média, leva 5 minutos para processar um cartão de tempo de funcionário escrito à mão - e que uma solução automatizada de rastreamento de tempo pode diminuir o tempo necessário para processar um cartão de tempo para 1 minuto por empregado .

Chris Langford, que fez o salto da entrada de tempo manual para o rastreamento automatizado do tempo no ano passado, diz: "Quatro horas de folha de pagamento a cada semana se transformaram em 15 minutos. O que significa que eu estava gastando 16 horas por mês com a folha de pagamento antes de começar [automatizando o rastreamento de tempo]. Agora é uma hora. "Ele acrescenta:" Quando os funcionários enviam seu tempo para mim agora, meu trabalho é basicamente feito. Tudo o que tenho a fazer é verificar tudo e ter certeza de que está correto. "

E essa não é a única vantagem de automatizar dados de tempo: de acordo com Robert Half International e American Payroll Association (APA)," roubo de tempo "(e.g. , quando os funcionários "fudge" seu tempo, arredondando para a hora mais próxima ou deixando de gravar longos almoços ou pausas) excede 10 minutos por dia, por empregado. Sistemas de rastreamento de tempo automatizado de alto valor, incluirão uma visão de quais funcionários estão no relógio e onde eles estão localizados através do GPS; um registro de todas as edições, adições e exclusões de dados de tempo; opções de gerenciamento de horas extras; configurações de rastreamento de tempo compatíveis com DCAA; e a capacidade de se integrar facilmente com outros processos-chave, como a folha de pagamento e o faturamento.

Folha de pagamento

A folha de pagamento precisa e automatizada pode fazer uma diferença incrível em sua empresa, para não mencionar atender às demandas cada vez mais rigorosas de auditorias, conflitos trabalhistas, regulamentos governamentais e passivos tributários.

A Federação Nacional de Negócios Independentes, ou NFIB, descobriu que 64% das pequenas empresas fazem sua própria folha de pagamento em casa, e que 62% usam uma planilha para processar a folha de pagamento. Por que ir ao tempo e esforço meticuloso para inserir manualmente dados de tempo em uma planilha? Trinta e sete por cento responderam que foi feito em um esforço para "economizar dinheiro", enquanto 32% citou uma tentativa de "manter um maior controle. "

No que diz respeito à poupança de dinheiro, a American Payroll Association descobre que as empresas economizam uma média de 2-8% do salário de um empregado ao automatizar a folha de pagamento. Quanto ao controle e precisão, com horários em tempo real decorrentes da sua solução automatizada de rastreamento de tempo, nenhuma entrada manual ou adivinhação necessária, os resultados falam por si mesmos.

Se você tem 20 funcionários, cada um fazendo US $ 20 por hora, que é de US $ 20.000 em economia anualmente, simplesmente de mudar para o rastreamento automatizado de tempo.

Além de eliminar a entrada manual e aumentar a velocidade e a precisão na execução da folha de pagamento, você também ganhará os benefícios de pagar os funcionários em tempo hábil e com um registro fácil e acessível de cheques de pagamento.

Faturamento

Evitar disputas de clientes e ser pago a tempo pode significar a diferença entre emergências de fluxo de caixa e navegação suave. Garantir a capacidade de gerar facturas de forma rápida, precisa e automática é a opção apenas para sucesso a longo prazo .

Com a sinergia de dados de tempo automatizados e faturamento combinados, é fácil arrastar e soltar o tempo faturado pelo cliente, local ou projeto em uma fatura detalhada que mostra claramente quando o trabalho foi concluído, a taxa faturável e as notas anexadas a os dados do tempo. No que diz respeito ao tempo de resposta, agora é possível facultar um cliente quase que imediatamente, enquanto o serviço realizado ainda é o topo da mente, incentivando um pagamento mais rápido.

Ao automatizar, você também ganhará um registro de fácil acesso, se você precisar extrair uma factura antiga ou identificar despesas, venha o tempo de imposto.

A mudança não é fácil. Mas "tentado e verdadeiro" pode ser um declive escorregadio para "lento e desactualizado". "Dê a essas três actualizações de negócios modernas uma tentativa. Se você é como a maioria dos donos de empresas, você não estará olhando para trás.

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Sobre Kelly Bistriceanu

Kelly é conhecido como o "Contador de Big Cheese" ao redor do escritório TSheets.Ela tem um compromisso inabalável de trabalhar junto com contabilistas e contadores de livros enquanto navegam nas águas às vezes traiçoeiras da indústria em constante evolução. Seu frase-chave, "I <3>