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Manter vários grupos na mesma página é um dos maiores desafios que os planejadores de eventos enfrentam no dia-a-dia. Enquanto todos envolvidos com um evento querem que ele seja um sucesso, sem um caminho definido para as comunicações, sempre haverá uma chance de detalhes para cair nas rachaduras. A prevenção de negligências pode ser evitada através do estabelecimento de um fluxograma de informações desde o início. Siga as diretrizes abaixo para manter todos os lados trabalhando na mesma direção.
Seja o chefe
A maioria dos eventos são um esforço conjunto entre vários departamentos diferentes, mas no final do dia, deve haver um líder para supervisionar toda a produção. Cada pessoa da equipe deve se concentrar em sua especialidade e entender a importância de seus limites. Identifique-se como o planejador principal desde o início do projeto. Explique aos seus colegas de trabalho a importância do fluxo de informações e ilustre o que acontece quando os protocolos são ignorados. Como ninguém quer ser responsável por criar um problema, explique as regras para o diálogo interno no primeiro dia.
Organizar Comitês
O objetivo aqui é emparelhar os trabalhadores cujas responsabilidades se cruzarão de alguma forma. Por exemplo, o departamento de marketing deve estar no mesmo comitê que a equipe de áudio visual para garantir que todos os gráficos e logotipos sejam exibidos corretamente. Criar equipes que naturalmente precisam trabalhar em conjunto eliminará muitos e-mails redundantes que tendem a se perder no shuffle.
Escolha um contato de cada comissão para informar de você com os desenvolvimentos recentes.
Prazos
Os prazos de publicação com antecedência reduzirão os níveis de estresse para todos os envolvidos. Você pode reforçar o valor de seus prazos criando um fluxograma que ilustra como o trabalho de cada comissão será usado para reunir tudo.
Os funcionários geralmente respondem melhor quando sabem que outro departamento está aguardando sua resposta. Compartilhar esta informação mantém o processo transparente e enfatiza a responsabilidade sem usar ações negativas.
Mantenha os executivos informados
Um dos maiores erros que você pode fazer é trabalhar nos bastidores até estar pronto para apresentar idéias aos seus líderes executivos. Raramente, se alguma vez, você entrará em seu escritório e partir sem ter que mudar algum aspecto do seu evento. Salve-se dessa frustração ao encontrar-se proativamente com eles em intervalos regulares durante o processo de planejamento. É muito mais fácil fazer mudanças no meio do seu projeto em oposição a circular de volta no final.
Entre em contato com seus fornecedores
Outro erro aparentemente inocente que pode ocorrer é a comunicação secundária com fornecedores.Isso acontece quando um colega de trabalho toma a iniciativa de entrar em contato com um fornecedor diretamente para compartilhar detalhes de planejamento que você não conhece. O resultado dessas conversas laterais pode ter um grande impacto na forma como o evento se junta. A única maneira de evitar isso é restringir o seu fornecedor de receber pedidos de outros funcionários. Você pode achar que parece difícil no início, mas você vai dormir muito mais fácil sabendo que toda a informação flui através de você.
Atualizações proativas
Ser o planejador principal para um evento exige que você compartilhe tanta informação quanto você receber. Mantenha um documento de planejamento principal que descreva os detalhes do evento e envie atualizações semanais para todos os membros da sua comissão. Mantenha suas comunicações curtas e diretas ao ponto. Você quer que todos leiam as notas em suas atualizações semanais de e-mail, mas se você percorrer incessantemente, então você perderá sua atenção rapidamente.
Gerenciando o fluxo de informações de seus eventos requer os mesmos procedimentos que as comunicações interdepartamentais. Mantenha todos conscientes de suas responsabilidades e compartilhe atualizações importantes com todas as partes envolvidas. A diferença crítica é que você é o CEO do projeto. Seu papel é gerenciar todos os detalhes que entram e traduzi-los em uma visão compartilhada que atenda às necessidades de cada departamento.
A base para o sucesso é garantir que toda a informação flua na mesma direção.
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