Dicas para preparar seu site de eventos antes de eventos especiais

Parabéns! Você planejou e executou o seu plano pré-evento para seu evento especial e agora o dia do próprio evento chegou.

Esta é uma etapa crítica do processo que cada planejador de eventos precisa prestar atenção especial - preparando o site do evento para garantir que tudo pareça sem engate.

Estacionamento

Você precisa ter certeza de que seu site marca claramente o estacionamento de seus eventos especiais e que os participantes receberam um mapa claro do estacionamento disponível, incluindo as entradas preferenciais e as áreas mais próximas do seu evento mesa de registro.

Não se esqueça de incluir detalhes de espaços de estacionamento acessíveis.

Dica: se não houver estacionamento especificamente demarcado para estacionamento acessível, é uma boa idéia criar sua própria área o mais próximo possível da entrada. Você pode fazer isso com cones de trânsito e fita de risco, se necessário.

Se o estacionamento é difícil, inclua instruções detalhadas para os seus delegados e certifique-se de ter assistentes de estacionamento ou sinalização clara no lugar.

Segurança

Se você planeja ter uma equipe de segurança no local, é importante que eles saibam exatamente quais são suas funções e o que você espera que façam.

Certifique-se de fornecer-lhes um conjunto escrito de instruções que detalham situações em que eles devem intervir ou gerenciar. A segurança visível pode ser um importante "fator de conforto" para os participantes em um evento, por exemplo, mas a segurança incorretamente executada pode ser grave. Não arrisque criar uma impressão negativa - trate apenas com empresas de segurança respeitáveis e certifique-se de verificar cuidadosamente as referências.

Registro

Primeira contagem de impressões. A eficiência (ou o contrário) do seu processo de registro de eventos estabelecerá o tom para o restante da experiência do evento de seus participantes.

Tenha em mente que, se o seu processo de inscrição é bom e seus delegados estiverem de pé com o tempo em suas mãos, e um telefone celular à mão, existe um perigo real de compartilhar a experiência com seus colegas ou com as mídias sociais.

Aqui estão algumas dicas que os planejadores de eventos podem usar para ajudá-lo a mitigar qualquer feedback negativo nesta etapa crucial dos procedimentos:

Oferecer pré-inscrição nos dias que antecederam seu evento. Essa idéia simples pode tirar grande parte da pressão no dia do próprio evento.
Sua equipe de registro deve conhecer seu evento de dentro para fora e ser capaz de responder a qualquer possível pergunta que ocorra de forma rápida e eficiente.
Ofereça refrescos e lanches na área de registro e assegure-se de ter assentos e tabelas suficientes para que as pessoas possam explorar sacolas e até esperar que colegas ou amigos cheguem.
Exibir instruções para baixar seu aplicativo de eventos móveis para garantir que os delegados possam começar a planejar sua experiência de evento.

Áudio / Visual

Fale com o seu orador principal, apresentadores e patrocinadores para garantir que você tenha suas necessidades de equipamentos de apresentação totalmente cobertos.

Se pretendem apresentar slides de seus próprios laptops, verifique se todos os conectores necessários estão no lugar. Você deve ter revisado essas apresentações há alguns dias antes, é claro!

Sua equipe

Faça uma análise minuciosa com sua equipe de eventos para garantir que todos estejam atualizados e não há dúvidas ou lacunas de última hora no que se espera deles.

Dica: é uma boa idéia executar um pré-con-pré (pré-conferência) para o evento especial nesta etapa, incluindo um re-cap de tudo o que é necessário para tornar o evento um sucesso.

Pense como Um participante

Finalmente, certifique-se de se colocar no lugar de seus participantes e considerar todo o evento em suas perspectivas.

Você cobriu tudo para tornar sua experiência tão suave e perfeita quanto possível? Qualquer coisa é potencialmente confusa ou mal explicada? Existem lacunas de última hora em seu planejamento (esteja preparado para isso)?

Independentemente do tamanho dos seus eventos especiais, estas 6 dicas para preparar o seu site de eventos antes de eventos especiais podem ajudá-lo com engajamento, marketing e redes. Fazer com que o evento seja bem sucedido com o plano certo.