Topo Estratégias para Melhorar Contas a Receber

Estabelecer uma estratégia efetiva de gerenciamento de contas a receber é uma parte crucial da execução de um negócio bem-sucedido. Apesar disso, lidamos rotineiramente com PMEs que não conseguem adotar uma abordagem metódica da situação, e eles são pior para isso. Melhorar e otimizar os processos de contas a receber traz muitos benefícios para a tabela, e eles não se aplicam apenas à própria AR. Um processo AR simplificado e eficiente também afeta positivamente marketing, vendas, atendimento ao cliente e operações gerais.

Então, vale a pena dedicar tempo e esforço para melhorá-lo.

Otimizando Contas a Receber: Por que isso importa

Como muitos empresários, você não pode ver imediatamente os benefícios de otimizar proativamente seus processos de contas a receber. Conforme mencionado acima, no entanto, fazer isso pode melhorar drasticamente muitos aspectos do seu negócio. Evita que o capital existente seja desperdiçado, o que aumenta a liquidez. Por sua vez, uma empresa é mais capaz de reduzir a dívida, reduzir os custos, financiar o crescimento e, em muitos casos, superar a concorrência.
Uma parte crucial da otimização dos processos de contas a receber é ser persistente sobre o início do processo precocemente. Muitas vezes, as empresas estão tão empenhadas em fazer vendas que tratam contas a receber como uma reflexão tardia. Começar o processo cedo significa discutir coisas como termos de pagamento nos estágios iniciais do relacionamento com o cliente. Obter um novo cliente a bordo com pagamentos eletrônicos no início do processo é outro exemplo de adotar uma abordagem pró-ativa da situação.

Antes de fazer qualquer outra coisa, compromete sua empresa a tornar as contas a receber uma prioridade o mais cedo possível no processo.

Armadilhas de contas a receber típicas

Os proprietários de empresas muitas vezes empurram as contas a receber no back burner, assumindo que deixar bem o suficiente sozinho está perfeitamente bem. No entanto, as práticas de AR pobres causam uma série de problemas para as empresas.

Desde o alargamento do crédito até clientes não qualificados até o fracasso no acompanhamento das contas vencidas em tempo hábil, as boas práticas de AR adotam tempo, dinheiro e produtividade de uma empresa. Eles muitas vezes produzem um efeito de ondulação que toca praticamente todos os aspectos do funcionamento de uma empresa. A pior parte de tudo é que muitos dos problemas são facilmente evitáveis.
Outros problemas comuns relacionados ao AR incluem a aplicação incorreta e a alocação de pagamentos em dinheiro, não prestando atenção à precisão de faturas e faturas e falha na geração e uso correto de relatórios para zero em problemas potenciais. Qualquer um desses e outros erros podem causar problemas de longo alcance para empresas muito bem-sucedidas e lucrativas, por isso é mais que valer a pena tomar medidas para corrigi-las o mais cedo possível.

Otimize essas cinco atividades para o processamento de contas a receber melhoradas

Otimizar os processos de contas a receber parece bastante assustador desde o início. No entanto, ao abordar metodicamente a situação, você pode implementar mudanças que resultarão em melhorias bastante rápidas e dramáticas. Para sua conveniência, identificamos cinco atividades que, quando corretamente otimizadas, melhorarão drasticamente o funcionamento geral do processo de contas a receber e, por sua vez, produzem muitos benefícios emocionantes para o seu negócio como um todo:

1. Manter dados precisos do cliente - Centralizar o processo de dados mestre para garantir a precisão das contas dos clientes e a informação é uma parte crucial do estabelecimento e manutenção do processo de contas a receber efetivo. Por exemplo, endereços imprecisos podem fazer com que as faturas sejam enviadas para o local errado, o que resulta em pagamentos em atraso. As contas de clientes devem ser auditadas de forma consistente para verificar anomalias como termos de pagamento incomuns ou inapropriados, limites de crédito, descontos e outros. As alterações nos dados do cliente devem ser devidamente documentadas e os controles devem ser implantados para impedir que pessoas não autorizadas possam acessar ou editar dados.
2. Estabelecer um processo de aprovação de crédito claro e conciso - com demasiada frequência, os negócios deslizam em hábitos de crédito prejudiciais para aumentar as vendas. Claro, isso leva a um ciclo vicioso que, em última instância, pode ser desastroso para uma empresa. A extensão do crédito pode ser uma coisa muito boa, mas um processo claro para fazê-lo deve ser estabelecido. Deve incluir instruções claras sobre quando e como avaliar e anular os limites de crédito, quando colocar contas em espera e como funciona o processo de candidatura. Revisões regulares do processo de aprovação de crédito devem ser realizadas porque as circunstâncias mudam.
3. Estabeleça um processo de faturamento efetivo - O faturamento e faturamento dos clientes deve ser preciso e simplificado para ser efetivo. Erros no preço, unidades de medida e similares podem causar sérios estragos. Além disso, as faturas devem ser criadas e enviadas em tempo hábil, e a forma como elas são produzidas devem ser consistentes e definidas. Uma maneira de melhorar o faturamento e o faturamento é automatizando o máximo possível, então não tenha medo de confiar na tecnologia aqui. Use relatórios de exceção para identificar contas problemáticas. Se possível, configure um portal de clientes para mudar parte do trabalho aos clientes, ao mesmo tempo que lhes dá um senso de autonomia.
4. Aperfeiçoe o processo de pedido em dinheiro - Ao chegar, os pagamentos devem ser aplicados corretamente. Eles devem ser aplicados ao cliente correto e às faturas apropriadas. Caso contrário, se as disputas ou questões surgirem mais tarde, tentar zerar sobre o problema inicial será muito difícil. Os pagamentos também devem ser aplicados rapidamente para garantir que em qualquer momento, você sabe quais contas são atualizadas e que estão atrasadas. Uma maneira potencial de otimizar o processo é oferecendo um número limitado de opções de pagamento por simplicidade.Publique entradas de diário prontamente e muito antes das datas de corte. Sempre que possível, evitando despejar dinheiro em contas suspensas até que você tenha tempo de descobrir onde é realmente suposto ir.
5. Otimizar o Processo de Coleta - Otimizar corretamente as contas a receber torna muito mais fácil coletar o pagamento de forma oportuna e efetiva. Quando os pagamentos são aplicados corretamente, por exemplo, é fácil determinar quais contas correm o risco de entrar no padrão. Os esforços de coleta devem ser consistentes e metódicos. Um processo claramente definido para negociar planos de pagamento deve ser estabelecido para garantir que ele se encaixa com os objetivos gerais da empresa. Os processos devem ser automatizados, tanto quanto possível, para reduzir o risco de erros da entrada manual.

Oito Melhores Práticas para Adotar para Melhorar Processos de Contas a Receber

O Centro Americano de Produtividade e Qualidade, ou APQC, estabeleceu um conjunto de padrões denominados Padrões Abertos. Eles descrevem as melhores práticas para o processamento de contas a receber, e eles devem se revelar inestimáveis ​​à medida que você trabalha para aprimorar seus processos AR. Resumimos os oito pontos mais importantes dos APQC Open Standards para sua conveniência:

1. Elimine os obstáculos aos pagamentos recebidos - Por exemplo, examine seus clientes para descobrir quais métodos de pagamento funcionam melhor para eles. A partir daí, considere oferecer uma seleção diferente de opções de pagamento para tornar mais fácil para os clientes pagar suas faturas no prazo.
2. Priorize o gerenciamento de crédito - Não estenda o crédito apenas para manter as vendas ligadas. Esta estratégia está atrasada em longo prazo e é apenas um exemplo de muitos problemas potenciais que podem surgir devido a processos de gerenciamento de crédito ruins.
3. Avalie contas a receber regularmente - Estabeleça um cronograma específico para monitorar e avaliar o estado de suas contas a receber. Idealmente, deve ser feito pelo menos uma vez por semana. Quanto mais cedo você encontrar erros, quanto mais cedo você pode corrigi-los - e menos provável é que eles causem grandes problemas para o seu negócio.
4. Considere Encurtar os Termos de Pagamento - Não existe uma lei que diga que todos os clientes devem ter condições de pagamento líquidas-30. Muitas vezes, o uso de termos de pagamento mais curtos leva os clientes que pagam lentamente a pagar pelo menos um pouco mais rapidamente, por isso é uma opção que vale a pena considerar.
5. Criar um processo de resolução de disputa de cobrança - Estabelecer um processo específico para lidar com disputas de cobrança. Isso não só agilizará o processo, mas melhorará a satisfação geral do cliente porque sua equipe saberá exatamente o que fazer quando surgir uma disputa.
6. Automate - Investigue diferentes tipos de software e outras formas de tecnologia para automatizar o maior número de processos de cobrança de contas possível. Quanto mais do que você pode remover o elemento humano, mais preciso e confiável será todo o processo. Muitos programas são caros, mas o ROI é considerável, pois há poucos erros e, em muitos casos, a produtividade dos funcionários também aumenta.
7. Estabelecer um processo de coleções pró-ativas - Faça das coleções uma prioridade máxima e aplique-a estabelecendo uma estratégia de coleta clara e concisa. Idealmente, pretenda intervir cedo. Quando uma conta desliza na coluna passada, sua equipe deve estar por toda parte e saber exatamente o que fazer.
8. Bill Eletronicamente - Se você tem os meios para fazê-lo, comece a facultar clientes de forma eletrônica. Embora existam alguns que não podem suportar facturas e pagamentos eletrônicos, a maioria das empresas está a bordo com isso nos dias de hoje. Quanto menos cheques de papel que você tiver que processar e enviar por correio, você deve enviar, mais fácil e preciso será todo o processo.

Como você pode ver, você não precisa começar de novo do zero para melhorar e otimizar suas contas a receber. Você pode optar por assumir uma área por vez, ou você pode mergulhar todo vapor e renová-lo de uma só vez. De qualquer forma, quaisquer medidas que você tomar para otimizar suas contas a receber pagarão generosamente no longo prazo.