Contas a receber Cobertura para sua empresa

A perda de registros de contas a receber pode devastar uma pequena empresa. Se um incêndio ou outro perigo destruir seus registros de cobrança, uma empresa pode não conseguir cobrar dinheiro pelos clientes. Felizmente, as empresas podem mitigar tais perdas comprando cobertura de contas a receber . Esta cobertura protege uma empresa contra perdas financeiras causadas por danos em seus registros de contas a receber. O exemplo a seguir demonstra por que essa cobertura é importante.

Exemplo

Glen possui Glen's Glassworks, uma empresa que vende produtos de vidro como janelas e portas de pátio. O negócio foi bom, e a empresa atraiu muitos novos clientes. A empresa substituiu seu sistema de contabilidade em papel por um computador há alguns anos atrás. Todos os registros contabilísticos do cliente são armazenados em um computador no escritório de Glen. Cada cliente é cobrado dentro de uma semana da data em que o trabalho foi concluído. A empresa envia faturas por e-mail, a menos que um cliente solicite uma factura em papel enviada através do Serviço Postal da U. S. Enquanto alguns dos clientes de Glen pagam prontamente, outros levam semanas ou meses para pagar. Em qualquer momento, a empresa pode ter até US $ 50.000 em faturas pendentes.

Tarde de uma noite, os vândalos invadem o escritório de Glen e despejam água no computador da empresa. A água danifica o computador e destrói todos os registros contábeis da Glen. O gerente do escritório de Glen não fez backup dos arquivos do computador da empresa em meses.

Conseqüentemente, será difícil, se não impossível, reconstruir arquivos contábeis em clientes atuais. Sem esses registros, Glen's Glassworks pode não conseguir cobrar o dinheiro que é devido. A perda de fluxo de caixa poderia paralisar a empresa, colocando em risco sua capacidade de sobrevivência.

Não é o mesmo que o Seguro de crédito comercial

A cobertura explicada neste artigo é não o mesmo que o seguro de crédito comercial.

Este último cobre perdas financeiras que uma empresa sustenta porque seus clientes não conseguiram fazer pagamentos de acordo com os termos de crédito. O seguro de crédito comercial cobre os inadimplentes por parte dos clientes que não pagam o dinheiro que devem devido a falência, problemas de fluxo de caixa, mudança de propriedade ou algum outro motivo. O seguro de crédito comercial às vezes é chamado de cobertura de contas a receber, mas não é a cobertura descrita abaixo.

Endossamento necessário

A maioria das políticas de propriedade comercial não cobre perdas financeiras resultantes de danos em registros de contas a receber. Isso ocorre porque as contas não se qualificam como "propriedade coberta". As contas geralmente estão listadas na seção intitulada Propriedade não coberta. No entanto, as perdas decorrentes de danos nos registros de contas a receber podem ser cobertas por um endosso.

Perdas cobertas

A cobertura de contas a receber geralmente cobre os seguintes tipos de perdas:

Somas devidas por clientes que você não pode coletar: Este é o dinheiro que você não consegue coletar porque seus registros de quais clientes Deve ter sido danificado ou destruído por um perigo coberto.
Taxa de juros sobre um empréstimo que você obteve para compensar as somas que você não pode coletar: Se você não conseguir cobrar dinheiro que seus clientes lhe devam, você pode ser forçado a obter um empréstimo para compensar a perdeu fundos. Nesse caso, seu seguro deve cobrir o custo dos juros.
Custos de cobrança em excesso de seus custos de cobrança normais que são necessários devido à perda: Praticamente todas as empresas incorrem em custos rotineiros para cobrar o dinheiro devido pelos clientes. Por exemplo, seu funcionário de contabilidade pode gastar algumas horas por mês lembrando aos clientes que os pagamentos são devidos. O seguro de contas a receber cobre despesas que excedem os custos normais e que são um resultado direto de uma perda. Um exemplo é o custo de contratar um trabalhador temporário para auxiliar no processo de coleta após uma perda ter ocorrido.
Outras despesas razoáveis que você incorre para restabelecer seus registros de contas a receber: Esta cláusula de captura cobre todos os outros custos que você sustenta, além dos descritos acima, para recriar seus registros de contas a receber. Por exemplo, você contrata um consultor especialista em restauração de registros contábeis perdidos.

Perigos cobertos

A cobertura de contas a receber geralmente está sujeita a um punhado de exclusões listadas no endosso. Estes diferem daqueles que se aplicam a edifícios e propriedades pessoais. Aqui estão algumas exclusões comumente encontradas em endossos de contas a receber.

Guerra, ação governamental e risco nuclear: Essas exclusões podem incluir a redação de causalidade anti-concorrente.
Desonestidade: Exclui os atos desonesto cometidos por você, seus funcionários ou diretores da empresa.
Falsificação de registros: Exclui a alteração ou falsificação de registros quando o objetivo é esconder o fato de alguém ter tomado, retido ou dado dinheiro a outra pessoa em violação da lei.
Erros de contabilidade ou de cobrança: Exclui perdas causadas por erros contábeis ou de cobrança.
Lesões elétricas ou magnéticas: Exclui danos aos dados eletrônicos causados por distúrbios elétricos ou apagamento. Algumas políticas também excluem os danos causados por erros de programação, equipamentos defeituosos de processamento de dados ou interrupção do serviço de energia.
Perda com base na auditoria de registros: Exclui qualquer perda que exija uma auditoria de registros ou um cálculo de inventário para provar que existe.

Como as perdas são calculadas

Quando seus registros de contas a receber foram danificados, uma empresa pode não conseguir determinar o quanto seus clientes devem. Este foi o caso com Glen's Glassworks. Os vândalos destruíram os registros contábeis da empresa e não havia cópias de backup disponíveis. Os endossos de contas a receber explicam como as perdas serão calculadas nesta situação. A maneira como as perdas são avaliadas pode variar um pouco de um endosso para outro, mas a maioria das seguradoras segue as mesmas etapas gerais.

Em primeiro lugar, a seguradora calculará o total de contas a receber pelo período de doze meses antes da perda. Em seguida, dividirá seus recebíveis anuais em doze.O resultado é o seu recebimento mensal médio. Por exemplo, suponha que seus registros de contas a receber sejam destruídos por uma incêndio em 1º de janeiro de 2017. Sua seguradora adiciona seus recebíveis para o período de 31 de dezembro de 2015 a 31 de dezembro de 2016 e, em seguida, divide esse número em doze. Se os seus créditos anuais são de US $ 1 milhão, sua média mensal é de US $ 83, 333.

Em seguida, sua seguradora considerará se as flutuações normais no seu negócio causaram que seus recebíveis sejam maiores ou inferiores à média mensal na data da perda. Muitas empresas geram maiores vendas em algumas épocas do ano e baixaram as vendas em outros momentos. Sua seguradora considerará o momento da perda e aumentará ou diminuirá a média mensal de acordo.

Deduções

Uma vez que sua seguradora calculou seus recebíveis mensais ajustados, subtrairá o seguinte que seja aplicável:

Contas não perdidas: Sua seguradora não fornecerá qualquer pagamento para registros de contas a receber que tenham não foi perdido.
Contas Re-Estabelecidas ou Recolhidas: Da mesma forma, sua seguradora não pagará qualquer pagamento pelas contas que você conseguiu restabelecer ou coletar.
Dívidas incobráveis: A seguradora fará uma dedução para suas dívidas incobráveis normais. Estas são dívidas que você não poderia ter coletado, mesmo que a perda não tivesse ocorrido.
Juros inativos: Sua seguradora deduzirá os encargos de juros e taxas de serviço que você não pode cobrar dos clientes porque seus registros recebíveis foram destruídos.

Outras provisões

A maioria de sua seguradora pagará por perdas sob cobertura de contas a receber é o limite indicado no endosso. O limite aplica-se a cada ocorrência.

Se você recuperar qualquer parte de uma perda paga pela sua seguradora, você deve devolver esse dinheiro à sua seguradora. Por exemplo, suponha que sua seguradora pagou US $ 50.000 por contas que você não conseguiu coletar porque um incêndio destruiu seus registros de cobrança. Um cliente posteriormente lhe paga US $ 5 000 para o trabalho que você realizou. Se o valor que o cliente devesse estar incluído no pagamento do seguro de US $ 50.000, você deve devolver 5 mil dólares para sua seguradora.

Endossos de cobertura ampliada

Muitas seguradoras incluem o seguro de contas a receber como parte de um endividamento de "cobertura estendida" anexado a uma política de propriedade. Este seguro não pode ser equivalente à cobertura fornecida pelo endosso de contas a receber separado. Por um lado, pode estar sujeito a todas as exclusões que se aplicam aos edifícios e propriedades pessoais. Em segundo lugar, um sublimado provavelmente se aplicará, e é provável que seja baixo. Além disso, o sublimito faz parte do limite de propriedade pessoal (não além do).