Vídeo: 03 Dicas Imperdiveis para Começar na Carreira de Gestao de Projetos 2026
O gerente de projeto é cada vez mais um dos papéis mais importantes no trabalho de grupo cheio de iniciativas, atualizado hoje. Afinal, os projetos estão em toda parte em nossas organizações.
Por definição, um projeto é todo o trabalho que fazemos uma vez; é temporário e único. Desenvolvemos novos produtos em projetos. Implementamos novos programas de software, como nosso planejamento de recursos empresariais corporativos ou nosso software de gerenciamento de relacionamento com clientes através de equipes de projeto.
Mesmo o trabalho de inovação e desenvolvimento e execução de estratégias ocorrem sob a forma de projetos.
Os indivíduos que ocupam o papel de gerente de projeto em nossas organizações são essenciais para a sobrevivência e sucesso de nossa empresa. Eles facilitam e coordenam e conduzem o trabalho, e fazem isso aplicando ciência e arte.
Os gerentes de projetos experientes são adeptos de ajudar os grupos a tomar ideias complexas - especificações do produto ou requisitos do cliente e quebrar as idéias em pedaços de trabalho digeríveis. Eles coordenam os recursos e o fluxo do trabalho; Eles gerenciam e relatam orçamentos e, mais importante, lideram e orientam os membros da sua equipe através de decisões difíceis e problemas desafiadores.
Os melhores gerentes de projeto são recursos de produtividade inestimáveis, e as lições que aprendem e as habilidades que cultivam são facilmente aplicáveis a todos nós em nossas "horas de trabalho insuficientes em um dia".
Nove lições sobre produtividade do mundo do gerenciamento de projetos:
1. O tempo gasto no planejamento paga dividendos. Em nosso mundo acelerado, temos uma tendência pronunciada para se precipitar em iniciativas sem aproveitar o tempo para esclarecer e planejar. Seu gerente de projeto entende que o tempo investido no planejamento inicial paga a equipe de volta com economias de tempo sob a forma de redução de resíduos e retrabalho no futuro.
Nos meus cursos de MBA em gerenciamento de projetos, este ponto é reiterado uma e outra vez pelos alunos, descrevendo sua nova perspectiva encontrada sobre os benefícios de investir amplo esclarecimento e planejamento de horário inicial. Como eu aprendi com meu pai há muito tempo, quando trabalhava em projetos de melhoria familiar, "mida duas vezes, corte uma vez. "
2. Uma carta clara não tem preço. O documento da carta patente no gerenciamento de projetos é efetivamente o anúncio de nascimento da nova iniciativa. Ele descreve a finalidade do projeto e os principais parâmetros de temporização. Identifica papéis fundamentais, incluindo: o cliente, o gerente do projeto, o patrocinador do projeto e os membros principais da equipe. As versões expandidas da carta patente podem incluir uma lista de principais interessados e expectativas adicionais para o projeto. O documento é compartilhado em toda a organização, garantindo que todos compreendam a importância desta iniciativa e os indivíduos envolvidos.Isso minimiza o churn e a confusão e estabelece as bases para uma cooperação generalizada.
Você pode adotar o conceito da carta para qualquer atividade em sua equipe como forma de informar a todos e capacitar os membros da equipe responsável. Mantenha-o simples e elabore um breve anúncio descrevendo a iniciativa.
Explique o objetivo, identifique os principais participantes e solicite o apoio de todos. Sua equipe apreciará seu compartilhamento de informações.
3. Saiba quem está sendo tocado pela sua iniciativa e envolvê-los! Os gerentes de projetos experientes compreendem o quão crítico é identificar e se envolver com todas as partes (partes interessadas) impactadas por uma iniciativa. Um participante desinformado provavelmente será um indivíduo não cooperativo. Para ajudar a identificar as partes interessadas, crie uma imagem ou um mapa descrevendo todos os impactados ou envolvidos com o seu projeto. Isso inclui gerentes que fornecem recursos, departamentos que terão que mudar os processos por sua iniciativa e, claro, pelos seus clientes. O envolvimento adequado, atempado e consistente das partes interessadas reduz a confusão, melhora a cooperação e acelera a resolução de problemas.
Aplica as lições dos gerentes de projetos para o gerenciamento de partes interessadas com seus próprios programas e atividades. Desenhe um diagrama dos indivíduos abordados pela iniciativa e conheça-os para obter seu apoio e contribuição. Certifique-se de mantê-los adequadamente envolvidos no ciclo de comunicação conforme descrito no ponto nove abaixo.
4. As equipes tornam-se mais produtivas com o coaching. Os gerentes de projetos são adeptos da formação de equipes produtivas para iniciativas temporárias e únicas, muitas vezes com indivíduos que nunca trabalharam juntos. Eles entendem os desafios de reunir um grupo e movê-los desde a fase de formação até a fase de execução, e treinam suas equipes através desses desafios. Eles colocam uma ênfase especial em ajudar todos a entender seus papéis e desenvolver padrões para discutir, debater e decidir. Eles oferecem amplo feedback aos membros da equipe e eles promovem uma cultura de responsabilidade pelo desempenho.
Se você é uma das principais funções ou a montagem de um grupo de trabalho para enfrentar uma nova iniciativa, não presuma que sua equipe se tornará produtiva rapidamente, apenas porque você emitiu uma carta patente e capacitou-os para fazer o trabalho. Na realidade, os grupos se formam mais rápido e aprendem a realizar quando são guiados e treinados.
5. O trabalho de avaliar riscos nunca pára. Os melhores gerentes de projeto entendem que todo o seu trabalho é sobre gerenciar riscos. Eles são implacáveis em todas as etapas do projeto em trabalhar com sua equipe para identificar riscos potenciais e desenvolver estratégias para mitigar ou evitar riscos.
Incorporar técnicas de identificação de risco e avaliação de risco em seu próprio trabalho. Certifique-se de identificar pessoas responsáveis pela identificação de riscos e desenvolver um plano de mitigação para as maiores preocupações. Se você trabalha em vendas, suporte ao cliente ou operações, planejamento de riscos e gerenciamento ativo de riscos, você poderá evitar dores de cabeça, tempo e dinheiro.
6. Uma abordagem ou ferramenta não se encaixa em todos. De práticas ágeis ao caminho crítico ou técnicas críticas de gerenciamento de projetos de cadeia, a abordagem certa depende de uma variedade de fatores, incluindo: a natureza do projeto; a experiência e a educação dos membros da equipe em diferentes abordagens e o acesso aos recursos de apoio. Os grandes gerentes de projeto selecionam a abordagem que eles acreditam melhores mapas para a situação e o ambiente.
Como gerentes, muitas vezes ficamos presos em uma rotina ao abordar o trabalho de nossas equipes. Na realidade, existem vários caminhos para resolver todos os problemas. Os processos podem ser simplificados, novas abordagens ou novas tecnologias podem ser adotadas. Seja flexível e incentive os membros da sua equipe a identificar diferentes abordagens do seu trabalho e a resolução de problemas. Dê-lhes autonomia para adotar a abordagem que eles acreditam melhor se encaixa na situação.
7. A mudança acontece, mas deve ser gerenciada para evitar o caos. Todo gerente de projeto experiente entende que essa mudança é inevitável durante qualquer projeto. Em vez de resistir à mudança, eles desenvolvem processos e ferramentas para avaliar, decidir e comunicar mudanças nos planos anteriores.
A mudança não controlada em planos anteriores produz caos e confusão. Adote as práticas do gerente de projeto e crie e compartilhe um processo de gerenciamento de mudanças que permita que as pessoas proponham idéias, obtenham aprovação e depois comuniquem as mudanças.
8. A liderança é o fabricante de diferenças no desempenho da equipe do projeto . Os gerentes de projetos mais fortes usam chapéus múltiplos, e o papel do líder talvez seja o mais importante de todos. Eles entendem que são responsáveis por fornecer uma visão clara, definir direção e formar e enquadrar o ambiente necessário para que a equipe tenha sucesso. Eles garantem que os valores claros de desempenho e responsabilidade sejam estabelecidos e aplicados, e eles usam habilidades de coaching para orientar a aprendizagem contínua e a melhoria.
É fácil ficar preso no fluxo interminável de tarefas na frente de você e sua equipe. Lembre-se de que sua equipe precisa de você para liderar, não fazer o trabalho para eles. Certifique-se de se aproximar todos os dias como uma oportunidade de apoio, guia e treinador.
9. Comunique-se apenas ao volume e frequência . No que se refere à informação sobre o estado de uma iniciativa, os gerentes de projetos efetivos compreendem a necessidade de atender às necessidades dos principais interessados. O CEO não quer o nível de detalhe exigido pelo gerente de qualidade. Um participante distante não precisa de atualizações diárias.
Trabalhe para avaliar as verdadeiras necessidades de sua audiência de detalhes e freqüências de informações e adaptar suas atualizações de acordo. Você gerará boa vontade e minimizará o tempo gasto gerando relatórios e atualizações que ninguém lê ou precisa.
A linha inferior para agora:
Há mais de algumas ótimas lições de produtividade, gerenciamento e liderança para aprender com grandes gerentes de projeto. Aplique as lições com sabedoria e você melhorará sua própria produtividade e desempenho pessoal.