5 Diferenças entre projetos e negócios como

Você está realmente trabalhando em um projeto? Ou é o que você faz parte das operações diárias do seu negócio?

Quando falo com pessoas em equipe, muitas vezes me dizem que não tem certeza se eles estão trabalhando em um projeto ou "apenas" fazendo uma função comercial como de costume. Ambos os papéis são necessários em uma organização e igualmente válidos, mas pode ajudar a entender o que você está trabalhando para que você possa ver melhor onde ele se enquadra na organização em geral.

Vamos esclarecer a diferença para que você confie no que é um projeto e no que é parte do negócio, como de costume. Existem cinco principais diferenças entre o trabalho do projeto e o trabalho comercial como de costume. Muitas vezes você verá 'business as usual' abreviado como BAU.

1. Projetos mudam o negócio; BAU identifica a mudança

Primeiro, há uma diferença na forma como a mudança é tratada.

Operações comerciais como de costume executam o negócio. Eles mantêm as luzes acesas. Eles atendem clientes e atingem alvos. As equipes BAU também são as primeiras a saber quando os processos de negócios existentes não estão funcionando e não são mais adequados. Quando isso acontece, as equipes BAU são as que identificam a necessidade de mudança.

Um gerente, como parte de uma revisão estratégica, pode sugerir quais mudanças devem ser feitas para que a divisão ou unidade de negócios atinja seus objetivos. Ou, uma faísca brilhante em um departamento pode apresentar uma sugestão de mudança através de um esquema de sugestão de funcionários.

No outro extremo do espectro, você pode ter um caso de negócios completo produzido por um gerente sênior para entregar as mudanças necessárias para ajudar sua divisão a alcançar seus objetivos para o ano.

Não é apenas uma simplificação dos processos de negócios. Aqueles que trabalham em papéis de BAU também podem perceber que a mudança é essencial devido a mudanças no quadro regulatório ou como parte da situação competitiva para a organização.

Os funcionários da Frontline trabalham para oferecer estratégia e sabem o que querem ser diferentes para chegar lá.

Os projetos são o mecanismo para implementar essa mudança. Os projetos fornecem mudanças para e através das funções do BAU usando gerenciamento de projetos. Esclareceremos o gerenciamento de projetos ainda mais. A organização do projeto trabalha na entrega da mudança que as equipes do BAU identificaram. Isso acontece uma vez que passou por um processo de aprovação do projeto, que normalmente é um caso de negócios e aprovação da gerência sênior.

Isso não quer dizer que as pessoas em uma função de projeto nunca possam sugerir melhorias na prática empresarial, mas estarão fazendo isso sob seu papel de empregado e não como parte do papel do projeto.

Esta divisão, que você também ouvirá resumida como "mudar o negócio, executar o negócio", é notável no final dos projetos também.A mudança que um projeto implementa é fornecer um resultado. Isso poderia ser um novo software, um edifício, um novo serviço ou qualquer outra coisa. A equipe do BAU é responsável por tomar isso e fazer bom uso dele para oferecer benefícios comerciais. Em outras palavras, o projeto oferece a capacidade de obter benefícios, e as operações do BAU usam essa capacidade para realmente obter os benefícios.

2. Projetos Gerenciar Riscos; BAU Mitiga Risco

Para que as funções comerciais como habituais sejam efetivas, você achará que as equipes BAU buscam mitigar todo risco para as operações. Tirar a incerteza dos negócios para uma melhor estabilidade organizacional e processos repetitivos é uma coisa boa.

Os projetos, por sua própria natureza de serem únicos e incertos, exigem um elemento de risco. A empresa está dando um pulo ao desconhecido apenas fazendo um projeto, pois introduz mudanças e entrega algo que não existia antes.

As equipas do projeto, portanto, abordam o risco de uma maneira diferente para o lado BAU da organização. Os gerentes de projeto buscam gerenciar riscos, tanto positivos como negativos, para obter os melhores resultados. Isso pode incluir risco atenuante para tentar limitar a probabilidade de que isso aconteça, mas inclui outras estratégias de gerenciamento de risco também.

É improvável que você extinga o risco em um projeto, mas você pode ser capaz de fazer isso por boas razões operacionais para o seu trabalho BAU.

3. Os projetos estão relacionados ao tempo; BAU está em andamento

Os projetos têm início, meio e fim. Este é o ciclo de vida do projeto. De fato, a característica mais definidora de um projeto é que ele termina. O gerente do projeto e a equipe do projeto trabalham no projeto durante esse período. Então a equipe é dissolvida durante a fase de entrega e fechamento no final.

BAU não pára. Você pode, claro, fechar uma função ou interromper um processo se não for mais necessário para o negócio - embora isso seja gerenciado como um projeto! . Uma função BAU produz trabalho contínuo sem data de término previsível.

4. Os projetos podem ser capitalizados; BAU Muitas vezes não pode ser

Os projetos podem ser capitalizados e muitas vezes o BAU não pode ser - você confia nas despesas operacionais para o seu negócio em curso, como de costume. Em outras palavras, os tratamentos contábeis para projetos e "outras" tarefas são diferentes.

O financiamento do projeto geralmente se relaciona com a criação de um recurso, o que significa que os custos podem ser capitalizados. Em alguns casos, dependendo de onde você está no mundo e seus regulamentos contábeis locais, você pode até mesmo levar os custos do projeto abaixo da linha.

Os custos BAU normalmente são considerados opex (despesas operacionais) e são rastreados nas contas de ganhos e perdas da empresa.

O financiamento de projetos e o financiamento de negócios, em geral, é uma área muito especializada, por isso é sempre melhor tomar conselhos de seus especialistas em finanças antes de fazer qualquer julgamento sobre o que deve e não deve ser capitalizado em sua organização. As regras de contabilidade diferem de país para país, e mesmo de organização para organização, onde as empresas individuais têm processos particulares e formas de fazer as coisas.

Em caso de dúvida, verifique sempre!

5. Os projetos envolvem equipes multifuncionais; BAU envolve equipes funcionais

Finalmente, há uma grande diferença na composição de equipes de projeto. Os projetos tendem a envolver equipes multidisciplinares de especialistas reunidas para fornecer um resultado específico. Saber motivar uma equipe de projeto é importante, porque às vezes os projetos começam sem que a meta seja comunicada a todos. Se as pessoas não têm uma compreensão clara do que estão trabalhando, eles tendem a não fazer o melhor trabalho possível.

As equipes do projeto são constituídas por pessoas que ocupam funções específicas. Estes não são títulos de trabalho, mas posições dentro do projeto com responsabilidades distintas. Os principais papéis em uma equipe de projeto são:

• Project Sponsor
• Project Manager
• Senior Supplier (a organização responsável pelo trabalho, que pode ser uma equipe interna como TI ou contratante ou fornecedor externo) > Cliente (este pode ser um cliente interno, como um gerente de departamento diferente ou, em uma organização de serviços ao cliente, o cliente para quem você está entregando o projeto)
• Especialistas em assuntos (pessoas trazidas para a equipe durante o período de duração do projeto ou parte dela que usam seus conhecimentos para contribuir com o sucesso do projeto).
• Saiba mais sobre os papéis em uma equipe de projeto. O trabalho

BAU, por outro lado, é gerenciado por equipes funcionais. Eles são especialistas por direito próprio, mas agrupados como uma divisão e normalmente com menos sobreposição multifuncional para outros departamentos do que as equipes de projetos.

Normalmente é muito claro o que deveriam estar trabalhando e os objetivos para a equipe. Eles terão metas claras e uma visão para o papel que o departamento desempenha na empresa. Um exemplo seria uma equipe de serviços ao cliente, que trabalham como parte de uma divisão maior de serviços ao cliente que gerencia chamadas e e-mails de clientes sobre seu produto.

Isso é complicado: há sobreposição. Por exemplo, um líder da equipe nesse centro de atendimento ao cliente é um especialista em seu campo. Eles podem ser destacados em uma equipe de projeto para gerenciar um pacote de trabalho e os recursos relacionados à entrega de parte de um projeto que se relaciona com o contato do cliente. Mas no trabalho de seu projeto, eles assumem o papel de assunto especialista, e não o líder da equipe de atendimento ao cliente. Como membro da equipe do projeto, eles serão responsáveis ​​por sua parte do orçamento do projeto e têm um alto grau de discrição em torno de como o trabalho é realizado para atingir os objetivos finais. Eles podem não ter isso em seu papel de BAU.

O conflito entre o BAU e os projetos

O trabalho do projeto eo trabalho do BAU podem se sentar bem ao lado uns dos outros, mas, na maioria das vezes, há uma tensão. Isso ocorre porque os projetos tentam mudar o status quo. O status quo funciona muito bem, e as pessoas não, em sua maior parte, gostam de mudanças, então sempre haverá um pouco de tensão lá.

Em segundo lugar, quando você está pedindo que as pessoas se juntem à equipe do projeto, elas podem sofrer um conflito de lealdades.A sua primeira responsabilidade é o seu dia de trabalho ou o projeto? Objetivos claros e um forte compromisso com o projeto da gestão podem ajudar aqui, bem como manter linhas de comunicação abertas para que eles saibam quais as prioridades da empresa e da equipe devem ser.

Em terceiro lugar, manter o negócio em execução é sempre a prioridade. Isso tem uma implicação para as equipes de projetos que podem ver o corte do seu financiamento, os principais recursos retirados para os papéis BAU e os prazos demorados porque o trabalho a ser feito com a manutenção das operações do dia-a-dia da organização é o foco.

Os gerentes de projetos podem ficar frustrados com isso, mas sempre será assim e deve ser. Não há nenhum ponto em entregar um projeto fantástico se a empresa tiver sofrido busto enquanto isso e não há mais ninguém para usar o que você construiu!

Com estas diretrizes em mente, deve ser fácil ver se você está trabalhando em projetos ou BAU ou ambos.