O que falar sobre as reuniões da equipe do projeto

Como gerente de projeto, você deve realizar reuniões de equipe de projeto pelo menos uma vez por mês, muitas vezes com mais freqüência. Você pode tê-los uma vez por semana ou mesmo, em projetos de rápido movimento, diariamente.

No entanto, muitas vezes você junta todos - e se você faz isso praticamente ou pessoalmente - as reuniões da sua equipe de projetos irão cobrir os mesmos tópicos regularmente.

Veja o que falar quando você junta sua equipe de projeto em uma reunião.

Status do projeto

A maior parte de qualquer reunião da equipe do projeto será uma discussão sobre o status do trabalho. Isso pode assumir várias formas, mas o mais comum está em torno de cada indivíduo e pedindo-lhes para explicar o seu progresso. Esta revisão de status oferece uma maneira de rastrear o status geral do projeto.

Também é uma boa idéia aguardar: bem como um relatório de status de todos sobre o que eles completaram, você deveria estar perguntando o que eles têm para fazer a seguir. Isso leva a: "E você precisa de alguma ajuda nisso? "Conversa para que a equipe tenha a chance de pedir e oferecer ajuda uns aos outros.

Problemas do Projeto

Os problemas do projeto são coisas que aconteceram e estão causando um problema no seu projeto. Isso poderia ser qualquer coisa de não ter pessoas suficientes para um patrocinador de projeto preguiçoso para não ter um caso de negócios. (Você não tem um caso de negócios? Descubra como escrever um aqui.)

Riscos do projeto

Fale sobre os riscos do projeto que você possui atualmente em seu registro de risco.

Em seguida, dê às pessoas a oportunidade de sinalizar novos riscos que possam ter identificado desde a última reunião.

Se um novo risco for aumentado, discuta-o como uma equipe e determine os próximos passos.

Carga de trabalho

A reunião da sua equipe é um ótimo lugar para discutir a carga de trabalho das pessoas na equipe. Quem tem muito trabalho?

Quem pode assumir mais? Alguém quer aprender uma nova habilidade e essa habilidade é demonstrada por outra pessoa em um futuro não muito distante? Podem trabalhar sombra?

Se nada mais, esta discussão permite que você saiba que a carga de trabalho que está alocando para a equipe está OK. Caso contrário, dá-lhe um aviso prévio de que você terá que fazer algo sobre isso, como mover alocações de tarefas entre os indivíduos para melhor achatar a sobrecarga na equipe como um todo.

Próximas ausências

É útil ter uma visão de quem está ausente em férias e feriados que possam afetar a capacidade dos membros da equipe de assumir tarefas ou completar o trabalho existente. Muitas vezes, você achará que os gerentes da equipe não passam essas informações para você e você depende dos próprios indivíduos para informá-lo quando eles estão fora.

Pode ser qualquer coisa de ausência programada de doença para um feriado, licença de paternidade ou um feriado nacional em seu país que você não sabia - como você pode dizer, esse tipo de discussão é particularmente importante para equipes internacionais e virtuais.

Qualquer outro negócio

Sempre tenha tempo no final da reunião para que todos apresentem pontos adicionais que não foram abordados na discussão principal.

Você pode não precisar desta vez, caso em que você pode completar a reunião cedo. No entanto, você pode achar que existem assuntos que você negligenciou que os outros se sentem importantes e que desejam discutir com a equipe - é isso que é AOB (Qualquer outro negócio).

Dê a pessoa com AOB o chão para discutir seu ponto. Fique atento ao tempo e se você achar que esta é uma discussão que garante mais tempo do que você pode dar agora mesmo, sugira que o item esteja corretamente coberto na próxima reunião ou que você se encontre separadamente para falar sobre isso em detalhes.