10 Dicas para ajudar a liderar reuniões de equipe efetivas

Reuniões eficazes são eventos interessantes e de alta energia, onde os membros da equipe trabalham juntos para tomar decisões ou resolver problemas. Infelizmente, muitas das reuniões que comparecemos parecem ser exatamente o contrário. As piores reuniões trazem tempo para rastejar deixando todos mentalmente e emocionalmente esgotados e mais do que um pouco frustrados. A diferença é na forma como as reuniões são planejadas e executadas.

Os melhores gerentes compreendem a importância desses eventos, e eles entendem que produzir uma ótima reunião leva planejamento e esforço deliberado.

Este artigo oferece dez dicas para ajudá-lo a aproveitar esse valioso tempo de colaboração com sua equipe.

10 dicas para fortalecer as reuniões da sua equipe

Tenha uma atitude positiva em relação às reuniões. É a única coisa mais importante que um gerente pode fazer como líder para melhorar as reuniões da equipe. Estou chocado com quantos gerentes se orgulham de proclamar sua aversão às reuniões. Para obter resultados significativos, resolver problemas, tomar decisões, informar, inspirar, colaborar e motivar, os gerentes precisam trabalhar com pessoas. Isso significa que ocasionalmente juntar essas pessoas em uma sala ou em uma teleconferência e falar com elas. O gerenciamento não é sobre se sentar no escritório com a porta fechada enviando e-mails. Como líder, tente ver reuniões como manifestação de liderança. É hora do show de liderança, não é algo que temer como uma viagem ao dentista.
Lembre-se, você possui a reunião. Não delegue o planejamento da agenda para um assistente administrativo ou outro membro da equipe.

Como líder, é sua reunião . É seu trabalho planejar e executar a reunião. Para se colocar no bom estado de espírito, pergunte e responda a seguinte pergunta: "Após essa reunião, o que quero que as pessoas tenham aprendido, conseguido ou resolvido?"

Prepare sempre uma agenda. Cada artigo que você já lerá sobre reuniões efetivas no local de trabalho inclui conselhos sobre a preparação de uma agenda.

No entanto, ainda mostramos reuniões onde não há uma agenda a ser encontrada. O ato de planejar a agenda ajuda você a concentrar e identificar os tópicos prioritários para a reunião.
Peça entrada na agenda. Embora seja a principal responsabilidade do gerente desenvolver a agenda, os membros da equipe podem ser convidados a contribuir com itens da agenda. Envie um apelo a ideias alguns dias antes da reunião.
Spice it up! Coloque uma pequena variedade no formato. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para apimentar as reuniões de sua equipe:

• Convide oradores convidados
• Comemore algo
• Conduza uma "mesa redonda de aprendizado" - peça aos membros da equipe que se ensine mutuamente algo
• Assista a Ted Talk é relevante para a agenda da reunião
• Executar uma atividade de construção de equipe
• Alterar locais (considere tirar a reunião fora do site)
• Trazer algum alimento divertido ou interessante
• Ter uma "agenda de item único" "Reunião
• Solicite atualizações de relâmpagos
• Envolva a equipe no brainstorming
• Troque as cadeiras; mude qualquer coisa para romper a monotonia

Permitir algum "espaço em branco" para a criatividade e o engajamento espontâneos .Não coloque tantos itens na agenda que você luta para completá-lo. Em vez disso, deixe algum espaço no final para uma discussão espontânea. Se a reunião terminar cedo, então, deixe todos irem cedo.

As pessoas apreciam o tempo encontrado também.

Use reuniões de equipe para colaborar. Em vez de apenas compartilhar informações, tente resolver um problema ou trabalhar com o grupo ao chegar a uma decisão. Sim, é desafiador e pode ser bagunçado, mas é aí que conseguimos o maior valor das reuniões.

Clarear. Ser o líder de uma reunião não é sobre a autoridade ou o poder abusivo. Chastising alguém para estar atrasado na frente da equipe é um exemplo de fazer isso. Tenha senso de humor e humildade.
Acompanhamento. Acompanhe os itens de ação e assegure-se de que as pessoas façam o que dizem que vão fazer. É frustrante comparecer à próxima reunião e descobrir que a metade da equipe não se incomodou em fazer o que comprometeu na última reunião. Acompanhe antes da reunião e responsabilize os indivíduos pelos compromissos assumidos.

Seja um líder de modelo. As reuniões da equipe não são um momento para deixar sua guarda e retroceder com sua equipe. Mantenha-se e sua equipe com os mais altos padrões de conduta, o que significa que não há brincadeiras fora de cor, escolhendo membros da equipe, cinismo e sarcasmo, ou derrubando outros departamentos ou gerenciamento. Pense sobre o líder amável para o qual deseja conhecer e, em seguida, mostre a cada reunião sendo esse líder.

A linha inferior

A oportunidade de se encontrar e trabalhar com sua equipe é uma coisa horrível a ser desperdiçada. É imperativo que você desenvolva a disciplina para planejar e liderar reuniões que as pessoas valorizem e incentivem as iniciativas.

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Atualizado por Art Petty