Escrevendo uma Agenda de viagem de incentivo ou agenda de retiro executivo

Os planejadores de eventos são os encarregados de produzir uma agenda concisa e informativa para as reuniões e eventos que organizam, incluindo agendas para retiros empresariais de uma semana. Se a agenda é para um dia de reuniões para gerentes de filiais ou quatro dias de exercícios de construção de equipe para novas contratações, os elementos básicos permanecem os mesmos.

Dicas para escrever a Agenda

Escrever uma agenda para um evento - especialmente um evento de vários dias - às vezes é um desafio porque a agenda (ou um itinerário rápido) precisa ser breve enquanto fornece todas as informações necessárias.

Depois de tudo, a maioria dos participantes estará familiarizado com os programas oferecidos e não quer esconder um documento extenso para descobrir onde devem estar e quando. É seu trabalho como planejador de eventos para tornar a vida dos participantes tão fácil quanto possível.

Os elementos básicos de uma agenda devem conter as seguintes informações:

• Nome e localização do evento.
• Dia e hora exata de cada evento / atividade até o quarto de hora.
• O tipo de evento, como sessão de brainstorming criativa vs. uma sessão estratégica de definição de metas vs. discussão em painel com líderes de equipe
• Informações pertinentes sobre o evento, como se vestir para uma reunião se for um almoço, Jantar ou coquetel (ou seja, negócios casuais versus negros)
• Dica: deixe sempre os participantes saberem onde podem encontrar informações adicionais, como o site da organização anfitriã.

Exemplo de formato de agenda de reunião

A maioria dos formatos de agenda tem uma seção de cabeçalho no centro da página com uma a três linhas de texto com o nome do evento, o nome da organização que hospeda o evento e a data em que o evento começa.

A agenda é então organizada em duas colunas: a coluna do lado esquerdo contém datas e horários. No lado direito é o nome do evento, juntamente com detalhes sobre a atividade.

Sua agenda deve ser fácil de seguir e, se for um evento de um dia, tente obter tudo em uma página. Lembre-se, o itinerário geral é um dos vários itens que você está encarregado de preparar juntamente com outros materiais de convites formais, como convites eletrônicos e impressos.

Como os participantes receberão vários materiais de comunicação de você, haverá muitas oportunidades para fornecer informações detalhadas em outro documento.