Etiqueta de telefone - mente suas maneiras ao usar o telefone no trabalho

Quando você começou a usar o telefone? Provavelmente, assim que você poderia dizer "olá". Você não precisava de mais habilidade que isso para fazer ou receber uma ligação. A verdade é que, embora certamente não seja ciência do foguete, a etiqueta telefônica adequada em um ambiente de trabalho envolve um pouco mais do que a capacidade de pronunciar uma saudação. Como pode ser o seu ponto de contato inicial com um cliente, cliente ou mesmo com seu empregador, é sua oportunidade de fazer uma boa primeira impressão …

ou um pobre. Aqui estão algumas dicas que você deve seguir ao usar o telefone no trabalho:

Swallow First: Em outras palavras, sua boca deve estar desocupada ao fazer uma ligação ou atender o telefone. Você quer falar com clareza e isso é impossível se você está mastigando ou engolindo.
Nome e classificação Por favor: Quando você recebe uma chamada no trabalho, você deve se identificar e sua empresa e departamento, se aplicável. Se o chamador foi transferido para você da linha principal da empresa, você pode indicar seu nome e departamento apenas. A pessoa que inicialmente respondeu a chamada provavelmente deu o nome da empresa. Quando você é o chamador, identifique-se da mesma maneira antes de pedir a pessoa que você está tentando alcançar.
As maneiras realmente importam: Seja sempre educado, independentemente de quem está na outra extremidade da linha. Se você está falando com uma recepcionista ou o presidente da empresa, nunca se esqueça de dizer, por favor e obrigado. Além do fato de que todos merecem respeito, a pessoa que atende sua chamada pode garantir que seja tratada adequadamente.

Foco: Enquanto todos gostamos de realizar várias tarefas (ou tentar) abster-se de cuidar de outras coisas enquanto está ligando. Você deve dar à pessoa que está falando com sua atenção total. Seu email, mídias sociais e jogos podem aguardar.
Agora aguarde: Em primeiro lugar, você deve evitar todas as outras conversas enquanto estiver no telefone. A realidade, por vezes, entra no caminho. Você pode ter que falar com alguém que entra em seu escritório ou cubículo ou pegar outra chamada. Desculpe-se e limite sua outra conversa apenas alguns segundos. Não deixe alguém esperando em espera indefinidamente. Se você não pode cuidar do outro assunto rapidamente, mas deve ser tratado imediatamente, em vez de colocar a pessoa com quem você estava falando em espera, pergunte se você pode ligar de volta em um momento que é conveniente para ela.

Não deixe seu chamador se perder no sistema: Há momentos em que você não poderá ajudar a pessoa do outro lado da linha e terá que transferir ele para alguém que pode. Quando você faz, certifique-se de saber para quem você está transferindo a chamada e por quê.Deixe-o saber o que fazer se a chamada não for passada ou se a pessoa que você está enviando para ele não está lá ou não pode ajudar.
Manter mensagens curtas e doces: Quando você deixa uma mensagem de correio de voz para alguém, fale lenta e claramente, especialmente quando você indica seu nome e número de telefone. Muitas pessoas deixam mensagens muito longas e divertidas apenas para resmungar rapidamente seus nomes e números no final, o que deixa o destinatário incapaz de retornar a chamada.
Uma vez que é suficiente: Se você deixar uma mensagem e a pessoa para quem você a deixou, não voltará para você imediatamente pode ser porque ela não pode no momento. Não há necessidade de ligar uma e outra vez. Se for um assunto urgente, você pode tentar ligar novamente no dia seguinte ou acompanhar um email informando que você também deixou um correio de voz.
Ouvir primeiro: Ouça uma mensagem de voz que você recebeu na íntegra antes de retornar o telefonema. Você pode aprender que nem sequer é necessário chamar de volta (wow, que economizador de tempo) ou que você precisa cuidar de algo primeiro. Por exemplo, o chamador pode precisar de informações que você pode ter pronto quando você voltar para ela.