10 Hábitos de gerentes de projetos bem-sucedidos

Por que alguns gerentes de projetos sempre parecem trazer seus projetos no tempo, no orçamento e com clientes satisfeitos e outros … bem … não?

Você já ouviu falar sobre o livro de Stephen Covey, Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes . Hoje, vejamos os 10 hábitos que os gerentes de projetos altamente bem sucedidos compartilham.

Eu vi esses hábitos serem mencionados uma e outra vez em avaliações de desempenho e em avaliações de fim de projeto onde o cliente, equipe ou patrocinador está oferecendo feedback ao gerente de projeto.

Você não precisa ter 10 anos de experiência para se entregar com sucesso todas as vezes. Ao mudar seus hábitos e escovar suas habilidades, você pode melhorar drasticamente as chances de seu projeto ser um sucesso (e se dar um tempo menos estressante no trabalho também).

E sem nenhuma ordem específica (além do número 10) vamos começar!

1. Usando The Right Team

Os gerentes de projetos mais eficazes e bem sucedidos conhecem as capacidades dos membros da equipe. Isso significa que eles podem alocar o trabalho certo para as pessoas certas.

Usar o recurso errado em uma tarefa pode levar a isso a demorar mais ou a ser feito mal. Isso realmente ajuda a conhecer os pontos fortes e fracos dos indivíduos que trabalham com você para que você possa alocá-los melhor para tarefas de projeto.

Descubra como o gerenciamento de recursos também pode economizar seu tempo.

2. Gerenciando Problemas de Projeto

Todos os projetos atingem problemas de tempos em tempos. Gerentes de projetos bem-sucedidos não deixam que isso os preocupe.

Eles conhecem os processos de gerenciamento de problemas e também a melhor maneira de lidar com os problemas à medida que surgem.

Você também pode fazer isso. Uma vez que você sabe como avaliar um problema de projeto, você achará que o gerenciamento de problemas se torna um hábito fácil de incorporar em sua rotina semanal. Coloque um pouco de tempo para passar por seu registro de problemas a cada semana e, em breve, você achará que é um trabalho fácil manter os problemas de gerenciamento.

3. Lidar com as mudanças

Projetos são projetados para mudar as coisas, mas esse tipo de mudança está acontecendo com outras pessoas! É mais difícil gerenciar mudanças que se destinam diretamente à equipe do projeto, perturbando a programação detalhada do projeto e criando novos trabalhos e toda uma pilha de atualizações de documentação.

Os gerentes de projetos bem-sucedidos possuem um processo de gerenciamento de mudanças que eles seguem. Seguir etapas definidas torna mais fácil transformar qualquer ação num hábito porque é estruturado e repetitivo.

O processo de gerenciamento de mudanças parece:

• Receber informações sobre a mudança
• Avaliar a alteração
• Estabelecer quanto trabalho seria fazer a mudança
• Preparar uma recomendação sobre se vale a pena seguindo em frente.

Então você recebe uma decisão do seu patrocinador sobre se você deve incorporar a mudança ou não.

Nota: Você pode aprovar algumas alterações pequenas, desde que estejam dentro dos níveis de atribuição e autoridade.

Os gerentes de projetos bem-sucedidos sabem que lidar com mudanças é parte do trabalho e eles têm um plano para lidar com eles como e quando eles surgem.

4. Gerenciando os Custos do Projeto

É altamente provável que seu projeto vá incorrer em custos, mesmo que você não tenha controle total sobre as cordas da bolsa. Ser capaz de gerenciar os elementos financeiros em seu controle tem que ser um hábito, porque se você não abordá-lo regularmente e rotineiramente você achará que o trabalho se torna tão grande que é impossível fazer o bem.

Gerentes de projetos fantásticos ficam no topo das despesas com sistemas de arquivamento que funcionam para faturas, orçamentos e estimativas. Tenha o hábito de usar seu software de orçamentação (mesmo que seja apenas uma planilha eletrônica).

Você não pode gerenciar os custos do seu projeto até que você tenha um plano do que você vai gastar. Leia isso sobre como criar um orçamento de projeto para que você possa começar.

5. Teambuilding

A equipe do projeto provavelmente não funcionará para você, então por que é fazer parte dos hábitos dos gerentes de projetos bem-sucedidos?

É porque você precisa deles para trabalhar efetivamente juntos e você precisa que os indivíduos envolvidos no projeto rapidamente atinjam um ponto em que eles confiam uns nos outros. Você conseguiu isso através da construção da equipe.

Cuidado com situações em que sua equipe está caindo aos pedaços. O comportamento intimidatório, em particular, é inaceitável.

Descubra o que os gerentes de projeto podem fazer sobre bullying.

6. Processos compreensivos

O sexto hábito de gerentes de projetos altamente bem-sucedidos é que eles entendem os processos que existem dentro de sua esfera de controle.

Isso significa que eles sabem quais procedimentos de trabalho precisam ser seguidos. Eles não perdem o tempo tentando descobrir como escrever um caso de negócios porque eles sabem que há um procedimento para isso e eles podem seguir os passos.

Dito isto, os gerentes de projetos mais bem sucedidos não são escravos para processar. Eles sabem quando o que é certo é seguir o processo. Eles sabem quando é melhor ajustá-lo um pouco para tornar as tarefas em geral mais fáceis para todos. Um exemplo disso seria remover a burocracia de um pequeno projeto adaptando os processos de acordo.

7. A atualização dos horários do Programa

não deve ser deixada ao acaso e os gerentes de projetos mais bem sucedidos tornarão o hábito de verificar regularmente suas agendas para verificar sua precisão e atualizá-las.

Há muitas maneiras de rastrear o progresso do seu projeto, mas o mais importante é que você faça isso! Se você está lutando para tornar este hábito seu, então reserve uma breve reunião em seu diário com você e sua agenda uma vez por semana. Use o mesmo horário a cada semana e leve 30 minutos para verificar onde você está e onde precisa estar. Faça as alterações necessárias, informe a equipe e continue com o projeto.

Nota: Se as alterações da sua agenda tiverem um impacto na data de término do projeto ou na data de entrega dos principais marcos, fale com o seu patrocinador.Você não deve alterar os fundamentos do seu plano de base, sem passar por um processo formal de aprovação.

8. Gerenciando o Risco do Projeto

Saber o que incluir no seu registro de risco é uma coisa, mas, habitualmente, revisá-la e atuar sobre os riscos levantados é algo diferente.

Não é suficiente usar o início do seu projeto para identificar os riscos e depois não pensar neles novamente. O gerenciamento de riscos precisa ser parte dos hábitos do seu projeto porque, sem ele, você descobrirá que os riscos se transformam em problemas e criam problemas para você.

Esta é outra área onde os processos padrão e a reserva de um slot regular para fazer uma revisão de risco podem ajudar. Você pode incluí-lo como parte das reuniões de sua equipe. Faça um hábito para rever seus riscos com a equipe, fechar qualquer coisa que não seja mais uma ameaça e planejar ações para aqueles que você deseja mitigar.

9. Tempo de acompanhamento

Os gerentes de projeto sabem muito sobre o gerenciamento do tempo do projeto, mas isso costuma ser no domínio da programação e planejamento. O que estamos falando aqui é o rastreamento do tempo de forma mais regular, diariamente. Estamos falando de timesheets.

As equipes do projeto muitas vezes não estão interessadas em usar planilhas de tempo se não fizeram antes. Muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos possuem rastreamento de tempo inerente ao produto. Isso pode facilitar a introdução do rastreamento do tempo ao time como time.

Seja ou não acompanhar o tempo da sua equipe (o que é recomendado), é importante que você saiba onde seu próprio tempo vai em um dia. Você deve tornar um hábito manter uma nota de como você gasta seu tempo. Isso ajudará você a entender se você está gastando tempo nas tarefas do projeto prioritário. Você pode pensar que você é, mas você está realmente? As folhas de horários ou a gravação de tempo de algum formulário ajudarão, mesmo que seja apenas um registro por hora em um bloco de notas.

10. Entregando a mudança de negócios

Finalmente, o hábito que torna os gerentes de projetos mais bem sucedidos é a capacidade deles de equiparar os resultados do projeto aos resultados comerciais. Seu projeto foi projetado para conseguir algo incrível para a empresa, e você fez isso. Ótimo.

Mas se os usuários não usam seu produto ou o software rapidamente cai desatualizado ou os clientes não ficam tão espantados quanto você … então seu projeto foi uma perda de tempo.

Os equipes de projeto mais bem sucedidos garantem que eles sabem quais os resultados comerciais que eles estão buscando. Eles compõem uma solução que oferece mudanças empresariais de forma sustentável. O que eles entregam quando o projeto termina é totalmente usado e totalmente adotado pelo cliente. É um sucesso porque foi construído para ser um sucesso desde o início.

Compreender os objetivos do negócio é um critério chave para qualquer gerente de projeto que deseje causar impacto sobre clientes e partes interessadas. Se você pode mostrar que você entregou algo de valor, então é fácil demonstrar o impacto que você tem e o valor que você traz para a empresa.

Tome o hábito de perguntar às partes interessadas qual o valor comercial que eles esperam e como eles querem usar o que é que seu projeto está oferecendo para eles.Fale com eles sobre como eles definem o sucesso. Você pode construir isso em um processo repetitivo no início de cada projeto.

Quantos hábitos para o sucesso você tem?

Tendo lido a lista, quantos desses hábitos você já possuiu? Provavelmente há coisas aqui que você faz hoje e outros que você sabe que você deveria fazer mais um esforço para fazer regularmente. A boa notícia é que criar um novo hábito é relativamente fácil se você está empenhado em fazê-lo. Em breve, essas coisas serão de segunda natureza e você estará bem a caminho de ser um dos gerentes de projetos mais bem-sucedidos da sua empresa.

Qual você vai começar a trabalhar e construir sua rotina semanal?

Leitura adicional

Eu recomendo ler O poder do hábito por Charles Duhig.