5 Etapas para um sistema de manutenção de registro de negócios que funciona

Você provavelmente já ouviu a expressão "Lixo In, Garbage Out". "Esta frase, originalmente aplicada em hardware e software de computador, também funciona para o lado financeiro do seu negócio. Se você quer ter sucesso, você precisará criar um sistema financeiro que limpe o lixo e que lhe forneça informações precisas e úteis para ver como você está fazendo e então você sabe quando agir sobre essa informação.

Aqui estão cinco etapas fáceis na criação de um sistema simples de manutenção de registros financeiros: Captura, Cheque, Registro, Revisão, Ato.

Primeiro, CAPTURE as informações.

Se não estiver lá, não existe. À medida que você começa seu negócio, tenha o hábito de capturar tudo, então ele se torna automático. A "captura" é a parte mais difícil e mais importante do processo; é uma questão de formar o hábito de coletar informações. Acompanhe cada quantidade que você gasta para o seu negócio e todo o valor que você aceita como vendas. Não se preocupe neste ponto de fazer nada com a informação. Apenas tenha certeza de que tudo que você captura inclui (a) uma descrição do item, (b) o valor, e (c) a data.

Em segundo lugar, VERIFIQUE para certificar-se de que a informação está completa e correta.

Todas as duas semanas, passe uma hora passando por tudo e verificando. Verifique se todas as informações que você possui estão prontas para gravação.

Certifique-se de ter incluído a data e o montante, e detalhes suficientes sobre o que a despesa foi para que você pode gravá-lo com precisão. Por exemplo, uma nota para "papel, $ 3. 55, 7/12 "pode ​​não ser suficiente informação. Para que serve o papel? Esse era um jornal que você comprou para o escritório? Ou você comprou uma resma de papel para o computador?

Configure um horário específico para uma consulta com você no final de semanas alternativas (todas as outras sexta-feira, por exemplo) para verificar tudo. Não espere muito; quanto mais aguardar para fazer isso, mais difícil será lembrar e coletar informações.

Terceiro, GRAVE as informações para salvá-lo.

Gravação significa colocar sua informação financeira em forma utilizável. Depois que tudo for marcado, entregue-o ao seu contador para gravar, ou grave-o. Faça isso mensalmente. Insira as informações em uma planilha ou software de contabilidade. Você também pode achar que o software on-line funciona para você, para que você e seu contador possam ver as informações e discuti-las. Apenas certifique-se de obter tudo registrado a cada mês, para que você possa analisá-lo.

Quarta, consolide e revele as informações.

Após a sua informação financeira ter sido registrada mensalmente, imprima quatro relatórios:

• balanço patrimonial
• demonstração de resultados (p & l)
• contas a receber relatório de envelhecimento e relatório de contas a pagar
• .

Para cada relatório, inclua uma comparação com a mesma informação de relatório do último mês. Preste atenção especial a informações específicas desses relatórios.

Finalmente, ACT, com base no que você conhece.

Na maioria dos casos, "ACT" pode significar não fazer nada, se tudo estiver bem.

Em outros casos, pode significar fazer uma mudança. Crie "pontos de gatilho" onde a informação obriga você a agir. Aqui estão alguns pontos de gatilho sugeridos:

1. Balanço . Se você perceber que os passivos estão aumentando mensalmente por três meses (o que provavelmente significa que os ativos e / ou as despesas também estão aumentando), reduzir os gastos.
2. Demonstração de resultados . Se você ver que uma despesa específica está aumentando como uma porcentagem das vendas, pergunte-se por que está aumentando. Se o aumento for necessário, você pode querer cortar gastos em outras despesas, para manter seu nível de lucro.
3. Envelhecimento de contas a receber . Seja assertivo em ir atrás dos pagadores lentos. Quanto mais você deixar a dívida não pagar, menos provável é que você receba o dinheiro. Configure um sistema de cobrança, como eu discuti acima, para garantir que você seja pago prontamente e que os pagadores lentos não devem assumir que você não quer seu dinheiro.
4. contas a pagar . Pague o que puder o mais rápido possível. Tente pagar antecipadamente para obter descontos. Se você não pode pagar todas as suas contas, pague as que fará com que você incorre em penalidades, ou que afetará sua classificação de crédito. Mesmo que alguém seja responsável pelo pagamento de contas, você é a pessoa que é responsável por garantir que suas dívidas comerciais sejam pagas.

Mesmo se você não está familiarizado com os sistemas financeiros, você deve ser capaz de configurar este em movimento e mantê-lo em execução. A parte mais difícil é coletar a informação. Uma vez que você formou o "hábito de coleta", você encontrará que o resto virá junto com ele.

Lembre-se, CCRRA - Capture informações financeiras para o seu negócio, Marque cada semana, Gravar e revisar a informação mensalmente , então Act , conforme necessário, para manter sua situação financeira em movimento. Se você seguir este simples sistema de cinco etapas, você minimizará o "lixo" e os problemas que acompanham e você maximizará sua situação financeira.

Um sistema financeiro bem organizado manterá seu negócio financeiramente viável por muitos anos.