5 Etapas para personalizar sua comunicação para cada público

Se você deseja se comunicar com as pessoas de forma compartilhada de informações, e especialmente, muda de comportamento e tem um impacto sério, você precisa conhecer seu público. É um princípio fundamental da grande comunicação. Compreender a perspectiva das pessoas com quem você está falando ajuda você a tornar-se um apresentador melhor e um profissional de recursos humanos.

Conheça o seu público. Saiba o que eles importam. Saiba o que eles querem ouvir.

E conhecendo-os e focando sua mensagem, você pode mostrar que você é um recurso. Você envolve seu público e tem um impacto maior.

O problema? Conhecer o seu público leva tempo, e sempre é mais fácil fazer um despejo de cérebro de todas as coisas que você conhece ou quer dizer ao seu público sobre um tópico. Pensar de forma crítica sobre o que seu público quer ou precisa ouvir é mais difícil.

Muitos profissionais de RH ficam presos ao dar a sua audiência tudo o que eles devem saber ou fazer sobre uma apresentação de problemas. Você sabe que você caiu nesta armadilha quando se encontra colocando pontos de bala em slides em vez de pensar sobre: ​​

• sobre o que a audiência realmente se preocupa,
• quais são seus pontos mais importantes e
• como mapear eles em uma história clara que cria uma conversa envolvente.

A segunda armadilha em que muitos profissionais de RH se enquadram é repetir o mesmo dia de apresentação dia a dia para diferentes públicos.

O problema é que diferentes audiências se preocupam e respondem a diferentes coisas - então, se você quer se envolver, precisa personalizar sua mensagem toda vez que você fala.

Isto é como garantir que você personalize sua mensagem, corte o barulho e mantenha sua audiência comprometida com o que você está falando - não importa quem ou onde eles estão.

Esses cinco lembretes chave garantirão que suas palavras alcancem o impacto que eles merecem - quando você ganha a atenção e o engajamento de sua audiência.

Saiba o que o seu público se preocupa

O seu público não se importará com o que você diz até demonstrar que se preocupa com eles. À medida que você planeja sua apresentação, pergunte quais são os desafios e as necessidades do seu público esperado? Quais são as três ou quatro principais questões ou questões sobre suas mentes sobre o seu tópico?

Se você não sabe, pergunte a algumas pessoas que participarão de sua apresentação, pergunte ao gerente do departamento ou, se nenhuma informação estiver disponível, faça o seu melhor palpite.

Em seguida, comece sua apresentação lembrando seu público de suas preocupações identificadas. Digamos: "Sei que vários de vocês estão se perguntando sobre as nossas opções de benefícios, ou" Imagino que essas três coisas são o que você quer realmente sair deste workshop ".

Quando você fala primeiro sobre sua audiência e seus problemas e necessidades que você abordará em sua palestra, você demonstra que se preocupa com eles. Isso faz as pessoas quererem ouvir.

Mapear seus principais pontos para o seu público

A maioria das apresentações de RH se sente como um despejo de informações, não uma história clara com um conjunto de pontos principais. Os profissionais de RH geralmente conhecem muito mais do que outras pessoas querem ou precisam saber sobre qualquer tópico necessário.

Os Autores Chip e Dan Heath, em seu livro "Made to Stick", chamaram essa "maldição do conhecimento". Quando foi a última vez que você sentiu uma apresentação muito curta ou coberta de pouca informação? Provavelmente raramente, se alguma vez.

As pessoas que se destacam como apresentadoras, as que são ouvidas e têm influência, começam por reconhecer o problema do público que estão ajudando a resolver. Então, enquanto preparam sua apresentação, eles separam o que deve saber do bom saber.

Pegue metade do tempo de preparação que você precisa para se concentrar no coração da sua apresentação e o que seu público precisa saber que irá ajudá-los. A melhor maneira de quebrar a "maldição do conhecimento" é focar o que é mais importante tanto para você quanto para o público.

Posicione sua apresentação em um quadro ou pedaço de papel, ou use um conjunto de notas adesivas.

Qual sequência de pontos é melhor? Existe um pedido para os pontos que terão mais sentido para o seu público? Como seus pontos se relacionam? Fique claro. Se não o fizerem, diga às pessoas: "Aqui está um tópico totalmente diferente, porém importante".

Diga histórias e use exemplos que seu público encontrará com relação

Além de tentar apresentar muitas coisas ao mesmo tempo, muitas vezes as apresentações de RH soam abstratas e não relacionadas à vida diária e ao trabalho do público. O que acontece então é que as pessoas sinalizam, sentem-se na conversa, assumam que não são sobre elas e não tomam nenhuma ação. Isso torna a apresentação um desperdício de seu tempo e sua.

Para se relacionar com eles, para ajudá-los a agir, as pessoas precisam das idéias fundamentadas em histórias e exemplos. Os cérebros humanos são conectados para se relacionar com histórias e lembrá-los. Então, cubra menos pontos - melhor - com muitos exemplos. E, sempre que possível, faça os exemplos de seu departamento e sua experiência no dia-a-dia no trabalho.

Conte histórias sobre como usar a idéia que você está compartilhando. Se é como resolver um problema de compensação, como dar feedback, como se inscrever para o seu plano de visão ou como a nova organização é diferente da antiga, conte histórias. Faça a ponte clara entre o seu tema e suas vidas e interesses.

Mostrar, não apenas diga ao seu público

Uma imagem vale mais do que mil palavras em muitos casos. Os vídeos estão se tornando a norma para uma comunicação efetiva. Neste dia de ferramentas de vídeo acessíveis, os apresentadores que usam muito texto costumam usar desculpas. Eles dizem: "Mas eu tenho que comunicar informações muito específicas. "Ou" Meu público será melhor capaz de digerir essa idéia complicada se eu escrevê-la ".Não, você não, e não, não o farão.

A menos que seu objetivo seja aborrecer, alienar e minimizar o seu público e não influenciar o pior caso, cortar o texto. Envie-o em um email de acompanhamento ou compartilhe-o em um documento do Google. Os visuais que você usa precisam apoiar a história, não se tornar seu script. Depois de ter seu conjunto claro de pontos principais e um bom fluxo suportado por histórias e exemplos, somente então você deve iniciar uma ferramenta de apresentação.

Caso contrário, você acabará com os seus slides que atendem o serviço duplo como as suas notas de alto-falante. Nesse caso, você deveria ter enviado a apresentação de mensagens em vez de desperdiçar o tempo de sua audiência.

Personalizar e improvisar ao conhecer seu público

Depois de criar uma boa apresentação que suporte visualmente sua mensagem principal, você tem a liberdade de adaptá-la a cada público que você atende. Você pode fazer o seu argumento e, em seguida, pedir em voz alta: "Então, por que você deveria se preocupar com isso? "E adapte sua resposta ao público que está na sua frente. O que os seus membros da equipe de marketing se preocupam pode ser muito diferente das necessidades de sua equipe de desenvolvimento.

Em anos de treinamento e apresentação de líderes em dezenas de organizações, como Apple, Oracle, SAP e T-Mobile, o poder de um conjunto simples de mensagens surgiu. Quando as mensagens foram suportadas por imagens simples e entregues por um apresentador focado que poderia fazer pontos claros e conectá-los ao cotidiano de sua audiência, a comunicação ocorreu. E, não é esse o ponto de fazer uma apresentação?