7 Dicas para delegação eficaz

Muitos proprietários de pequenas empresas convertem-se em provas de todos e fazem um pouco de tudo quando se trata de gerenciar seus negócios. Essa versatilidade pode ser um ativo tremendo ao começar uma empresa.

Com o passar do tempo, no entanto, o dono da pequena empresa que continua a fazer tudo o que ele ou ela vai atingir o que eu chamo de ponto de parada do sucesso. Até que uma equipe seja desenvolvida e algumas das tarefas diárias e responsabilidades de gerenciamento de negócios sejam delegadas, o negócio não pode crescer, e o proprietário da empresa provavelmente será amplamente expandido e altamente frustrado.

Há muitas decisões e processos a serem considerados quando chegar a hora de construir uma equipe e delegar, e há etapas a serem tomadas no início do processo para torná-lo mais efetivo. Aqui estão as sete melhores dicas para uma delegação efetiva para você entrar no caminho certo.

1. Analise suas necessidades primeiro

Saber o que delegar e quem você precisa em sua equipe para fazê-lo efetivamente, requer uma imagem clara de tudo o que você tem no seu prato. A melhor maneira de descobrir onde o seu tempo está indo, especialmente o tempo que está indo para onde não deveria ser, é rastrear seu tempo - todo o seu tempo, tanto para o trabalho faturável como para o não faturável.

Se você mantivesse o controle de tudo o que você faz durante seu dia de trabalho, eu aposto que você ficaria surpreso ao ver onde seu tempo está indo e o que se qualifica como o seu maior tempo drena. Isso sozinho pode ser uma ferramenta poderosa para identificar potenciais tarefas para delegar, e até tarefas para eliminar da sua empresa.

2. Explore suas opções

A delegação pode assumir muitas formas diferentes, e cada opção depende da sua empresa e suas necessidades. O sistema de delegação mais efetivo é aquele em que você pode confiar e crescerá e mudará conforme suas necessidades cresçam e mudem.

Duas das opções de delegação mais comuns incluem a contratação de um empregado e a terceirização para um contratado independente, como um assistente virtual.

Há muitas facetas a serem consideradas ao decidir entre um empregado e um contratado independente.

3. Documentar Tudo

Antes mesmo de começar a delegar, você precisará começar a rastrear todas as informações, conhecimentos e processos que fazem seu negócio funcionar como uma máquina bem oleada. Isso pode ser um desafio porque você provavelmente não pensa sobre esses dados com freqüência; Você apenas faz o que precisa ser feito. Mas ter uma documentação abrangente e clara é essencial para delegar de forma eficaz.

Em geral, todos os seus processos e sistemas devem incluir um resumo escrito claro para que qualquer membro futuro da sua equipe possa entrar e retirar onde você deixou. Estes documentos do processo e qualquer outra informação necessária devem estar localizados em uma localização central acessível por todos.

4. Desenvolva um Plano de Atribuição Priorizado

Depois que seus processos foram documentados e você criou um sistema para compartilhar essas informações, você precisará pensar nas principais prioridades da delegação e como você irá atribuir, rastrear e gerenciar o trabalho delegado.

Concentre-se em suas maiores prioridades primeiro. Você pode identificar uma lista de possíveis itens de delegação de alta prioridade respondendo estas duas perguntas simples:

Isso precisa ser completado agora?
Preciso fazer esta tarefa sozinho ou alguém?

5. Tecnologia de uso

A tecnologia pode facilitar a delegação e ajudar as equipes a superar muitos desafios diferentes. E todas as equipes podem se beneficiar com o uso da tecnologia, seja para compartilhamento de arquivos, agendamento ou até oportunidades de treinamento on-line.

Se você está construindo uma equipe virtual com membros em diferentes locais geográficos, a tecnologia pode fazer com que todos os membros da equipe estejam sentados na mesma sala. Explore a tecnologia que você tem disponível antes de delegar para que você possa criar um sistema que facilite o compartilhamento de informações e a colaboração.

6. Comunique-se bem e muitas vezes

Uma boa comunicação é vital para cada tipo de equipe. Sem ele, não há uma equipe. Quando se trata de uma delegação efetiva, não só a comunicação precisa ser clara, concisa e consistente, mas também precisa ter certeza de que cada membro da equipe tenha acesso à mesma informação.

Uma das maneiras de conseguir isso é através do agendamento de encontros on-line contínuos, ou teleconferências voltadas para a equipe, se os membros da sua equipe estiverem em diferentes locais. Essas sessões devem ser focadas em colaboração, compartilhamento de informações e construção de equipes. Também é importante que você permaneça acessível entre as reuniões da equipe para responder perguntas, fornecer orientação e ajudar a resolver problemas quando necessário.

7. Cultivar confiança

A confiança é um dos fatores mais importantes quando se trata de delegação, e vai em ambos os sentidos. Você precisa confiar em que seus membros da equipe completarão o trabalho que eles são responsáveis e os membros da sua equipe precisam confiar que você está lhes dando toda a informação que eles precisam para fazer o trabalho e que você estará disponível para apoiá-los quando necessário.

Você pode criar uma equipe com base na confiança:

Respeitando-se
Ouvindo e ouvindo o que os outros estão dizendo
Concentrando-se na comunicação consistente
Dizendo o que você fará e fazendo o que você diz
Ser sincero

A delegação efetiva pode ser a resposta para o empresário de pequenas empresas com dificuldade que está lutando para encontrar o tempo para crescer o seu negócio. E quando você toma medidas para se preparar para um processo de delegação efetivo, você não está apenas dando tempo para se concentrar em suas atividades comerciais mais vitais, mas você está aliviando a pressão de sempre fazer tudo sozinho.