Como aproveitar ao máximo suas reuniões individuais

Se você é um gerente, você provavelmente já sabe que é suposto realizar reuniões individuais com cada um de seus funcionários. Isso é óbvio. Mas, o que diabos você deveria fazer nessas reuniões? Como você se certifica de que eles são produtivos e valem a pena, em vez de contar apenas mais uma marca de seleção na sua lista de gerenciamento?

Aqui estão sete maneiras de aproveitar ao máximo suas reuniões individuais com funcionários.

1. Progresso da Meta

Além de reuniões regulares individuais, você deve ter metas de desempenho anual estabelecidas. O planejamento do desenvolvimento do desempenho não é apenas para superar os sucessos e falhas do ano passado; É para estabelecer metas e objetivos para este ano. Você se referirá a esses objetivos ao longo do ano.

Toda vez que você se encontra com seus funcionários, você examinará esses objetivos e verá como eles estão progredindo para alcançá-los. Seus funcionários sempre saberão o que é esperado deles e você sempre saberá onde eles estão em relação ao progresso necessário.

2. Metas de mudança

Isso pode parecer o oposto do ponto acima, mas os objetivos que foram definidos em dezembro nem sempre fazem sentido em julho. As empresas se reorganizam, os clientes deixam sua organização e novos clientes se juntam. Os funcionários desistem, e as substituições são contratadas. Os projetos são mortos e novos projetos são adicionados. Em outras palavras, não hesite em fazer alterações nos planos originais.

Quando você se senta com os funcionários e olha os objetivos e um objetivo não faz sentido, jogue fora. Não há culpa. Se livrar dele e adicionar um novo, se apropriado. Agora, se um objetivo já não faz sentido, porque seu funcionário alcançou o objetivo, então a felicite e retire a lista.

3. Pergunte sobre o suporte necessário

Uma reunião de um em um é o momento ideal para pedir ao empregado onde ela precisa de ajuda.

Um projeto complicado pode precisar de mais mão-de-obra. Ela pode estar trabalhando com um colega de trabalho que é um valentão e um idiota. Ela acabou de descobrir que está grávida e vai precisar de folga para consultas médicas. Mas, siga com cuidado - não pergunte sobre as necessidades, se você vai ignorá-las depois que elas forem identificadas.

Não solicite ajuda como sinal de que seu funcionário é incapaz de realizar seu trabalho. Todo mundo precisa de ajuda, e é melhor que você crie um ambiente aberto e favorável ao invés de esperar até que haja um desastre que você precise gastar seu fim de semana.

4. Planejamento de Carreira

Enquanto seu foco está em fazer o trabalho hoje, seus funcionários estão preocupados com seu futuro. Embora este não seja um foco de cada uma em uma reunião, o planejamento de carreira é uma parte valiosa de reuniões regulares. Isto é para seu benefício, bem como o benefício do seu empregado.

Você quer saber onde ela quer ir, e você vai querer ajudá-la nesse caminho. Por quê? Porque a melhor coisa que você pode fazer para sua empresa é ajudar a manter os melhores funcionários. Isso inclui o crescimento da carreira - muito poucas pessoas querem permanecer no mesmo emprego para sempre.

Então, fale sobre o que seu funcionário precisa fazer e aprenda a ganhar uma promoção ou se preparar para uma transferência para um tipo diferente de trabalho.

5. Elogiando

Todo mundo quer ouvir quando eles são bem-sucedidos. Enquanto o melhor momento para louvar um funcionário está no momento ("Hey, ótima apresentação!" Ou "Acabei de ver você lidar com esse cliente obnisco com perfeição. Trabalho incrível!") Os gerentes não estão em todos os lugares de uma só vez.

Certifique-se de que elogie seus funcionários por suas realizações. Mantenha seus olhos e ouvidos abertos para relatórios de bom trabalho. Se outra pessoa diz: "Ei, Jane fez um excelente trabalho ontem", escreva-a e traga-a com ela no seu. (Esta é também uma ótima documentação para os ajustes salariais baseados em desempenho).

6. Corrigindo

Além de louvar, as correções precisam acontecer. Como o louvor, a maior parte deste feedback é mais eficaz quando administrado no momento, se for caso disso. A menos que uma situação seja urgente e perigosa, você precisa oferecer correções em particular.

(É bom gritar com um empregado para obter o extintor para apagar uma fogueira, mas não está bem gritar com o empregado na frente dos clientes e outros funcionários porque a gaveta de dinheiro era curta). > As reuniões individuais são o momento de se sentar e oferecer correções e conselhos.

As correções que você oferece podem variar de requisitos exigentes ("nós temos um padrão da empresa de usar o Times New Roman para relatórios, altere seus relatórios"), para traços de personalidade que estão causando problemas ("Eu notei que você critica Se você tem dúvidas sobre um colega de trabalho, traga-os para mim, e eu vou lidar com eles. Seu trabalho é fazer X, Y e Z. Não se preocupe com o trabalho de Jane.)

As críticas devem sempre ajuda ao invés de fornecer punição - pelo menos no início. Nenhum gerente deve esperar a perfeição. No entanto, existem algumas ações que podem precisar de "punição". "Se um funcionário tiver cronicamente atrasado, talvez seja necessário criar um plano de melhoria de desempenho. Se um funcionário estiver matando outros funcionários, talvez seja necessário colocar uma redação em seu arquivo de pessoal e acompanhar essa ação disciplinar com aconselhamento intensivo.

Regular one-on-ones permite-lhe acompanhar estas situações, de modo que nada fica fora de controle. Por exemplo, você nunca terá um assaltante no local de trabalho, porque você corrigirá os problemas em seu primeiro sinal e, se as correções não funcionarem, você está documentando um caso forte para a rescisão do emprego.

7. Novas atribuições

Enquanto você não aguarda uma reunião individual para atribuir uma nova tarefa ou objetivo a um funcionário, muitas vezes é o melhor lugar para discutir um novo projeto. Isso lhe dá tempo para apresentar todo o projeto e para o seu funcionário fazer perguntas para que, quando ela sai de seu escritório, ela esteja pronta para ir.

Ela também pode trazer preocupações e idéias que podem fazer o projeto funcionar mais sem problemas. Ela também precisa entender a quantidade de autoridade e autonomia que ela pode exercer em sua tomada de decisão. Finalmente, o funcionário precisa criar com você um caminho crítico que especifique os momentos em que você precisará de comentários sobre seu progresso durante suas reuniões de um em um.

Com que frequência você deve realizar uma reunião individual?

Nenhuma resposta única cobre todas as contingências. Depende de quantos funcionários você tenha, o tipo de trabalho que você faz, quanto de apoio os seus funcionários e sua agenda. Às vezes, 15 minutos de uma vez por vez, uma vez por mês, é suficiente para se manter em cima de tudo.

Às vezes você pode precisar de uma hora por semana para realizar os sete objetivos descritos acima. Se você é novo nas reuniões individuais, comece com todas as outras semanas por meia hora e ajuste-se para cima ou para baixo conforme necessário. Você não precisa agendar a mesma quantidade de tempo para cada funcionário, embora você queira se certificar de que não está a favorecer um funcionário sobre outro.

Quando você adquire o hábito de compromissos regulares com seus relatórios diretos, você achará que seu departamento funciona com mais facilidade. Seus funcionários saberão o que precisam fazer e você saberá o que você precisa para ajudá-los.

E, se você ainda não estiver segurando-os - agende periodicamente um compromisso individual com seu chefe. Você se beneficiará desse tempo com seu chefe, assim como seus funcionários se beneficiem do tempo que eles gastam um a um com você.