Como encontrar o local do evento perfeito

Decidir sobre o melhor espaço para eventos ou local é fundamental para o sucesso global do seu evento. Enquanto o planejamento do local leva tempo, não precisa se sentir avassalador. Para muitos, planejadores de eventos profissionais e amadores, pode ser um desafio divertido.

Supondo que você já identificou o tipo de evento que você está planejando e seu propósito, há muitos outros fatores devem ser considerados quando você inicia o processo de seleção do próprio local.

O seguinte este roteiro ajudará a guiá-lo através de etapas na escolha do espaço perfeito para eventos.

Identifique seu público-alvo e conheça sua lista de convidados

Quando o planejamento do local para um evento, uma das informações mais importantes que você deve saber é quem serão seus convidados e quantos você espera participar. Embora o tipo de evento certamente informará a escolha do local, um dos maiores fatores limitantes para um espaço para eventos é a sua capacidade. Certifique-se de que você conheça pelo menos uma estimativa precisa (pode ser um intervalo) do número de convidados, pois isso limitará suas opções de local imediato. Você também deve considerar o seu público. Certifique-se de que o local reflete não apenas o evento em si, mas os gostos e expectativas dos hóspedes.

Identifique datas do evento

Verifique o seu calendário porque o tempo influenciará muitas decisões, incluindo seu local de escolha. Após sua lista de convidados, a data do seu evento será o próximo fator limitante.

Dependendo do tipo de evento que você está planejando, você pode achar que você precisa ser flexível com sua data do evento para obter o local desejado ou você terá que ser flexível com a escolha do seu local para obter a data você quer. Você deve começar o planejamento do local sabendo onde você ou o cliente são flexíveis.

Aqui estão algumas questões a considerar:

• Quando seus convidados provavelmente estão disponíveis para participar de acordo com seus horários?
• Que locais tem espaço apropriado e disponível para esses horários?
• Quando é o melhor momento para a sua equipe de gerenciamento realizar o evento?

Calcule seu orçamento

Com um orçamento aberto, qualquer um pode planejar um ótimo evento e ter uma seleção infinita de opções do local. Mas, mais do que provável, seus recursos financeiros são limitados e você deve estar ciente desde o início de quais são suas limitações financeiras - mesmo se o orçamento do seu evento for simples, uma estimativa de escala ou intervalo. Um planejador de eventos sempre pode planejar um ótimo evento dentro de um orçamento razoável.

• Os locais estão dentro dos seus parâmetros de orçamento para despesas espaciais, técnicas e de restauração?
• Você negociou uma taxa favorável para os serviços e demonstrou o valor do seu papel?
• Você permitiu flexibilidade no seu orçamento caso as despesas do item de linha excedessem o plano?

Scope Out Different Locations

Uma vez que os números da lista de convidados e as possíveis datas dos eventos são reduzidos, é importante identificar os locais onde o evento poderia ser realizado. Hotéis e eventos ou centros de conferências são alguns dos espaços de eventos mais populares para eventos corporativos e recepções de casamento, mas não são as únicas opções.

Este é um momento para ser criativo em seu pensamento. Considere o seguinte:

• Com base no tema da sua reunião, quais os três melhores locais que vêm à mente?
• Onde seus convidados prefeririam participar desta reunião?
• O que será mais conveniente para seus convidados?
• Além de um hotel, quais locais inesperados poderiam aumentar a taxa de RSVP?

Encontre o tipo certo de espaço para eventos

O local escolhido deve ter um espaço apropriado para o tipo de evento que você está planejando. O seu evento exigirá uma pista de dança? Você precisará de um sistema de PA? E o pódio de um falante ou uma tela de projetor? Que tipo de configuração de tabela você precisa? Além de considerar este tipo de perguntas, aqui estão algumas das principais questões de planejamento do local para se perguntar:

• O local do evento atende aos critérios especiais de seu programa ou evento?
• O local pode acomodar sua produção, entretenimento, A / V, som e outras necessidades técnicas?
• A condição da instalação reflete os altos padrões de sua organização?

Considere os Serviços e Restrições do Local

Além de encontrar o tipo certo de espaço para eventos, você quer analisar os tipos de outros serviços oferecidos pelo local e decidir seu valor para o seu evento. Alguns locais também terão uma lista preferencial de fornecedores a partir da qual você deve trabalhar para encontrar fornecedores ou fornecedores para outros serviços. Outros locais têm restrições sobre a decoração ou outros aspectos no próprio evento. Algumas perguntas a serem feitas incluem:

• Este local oferece boas opções de estacionamento ou manobrista?
• Este local oferece segurança?
• Este local oferece serviços adicionais como catering, arranjos florais, aluguel de linho e mesa, etc.?
• Este local tem uma equipe de instalação e limpeza?
• Este local restringe o que outros fornecedores você trabalha?
• Este local tem mínimos de alimentos e bebidas?

Considere a reputação do local

A reputação de um local para o serviço é crítica. Esta é muitas vezes a diferença entre realizar um bom evento e produzir um ótimo evento. A maneira como um local gerencia suas instalações, funcionários e clientes sempre será lembrada. Para ter uma idéia do valor de reputação de um local, considere estas questões:

• Qual é o mandato do gerente de conferência, gerente de restauração ou chefe executivo?
• O gerenciamento tratará você como um cliente VIP ou apenas como um dos vários programas?
• Quanta flexibilidade o local está disposto a se estender a você?
• Eles têm depoimentos ou críticas disponíveis?
• O local oferece fotografias de eventos semelhantes aos seus?

Programe uma visita ao local

A menos que a logística e o tempo absolutamente o impeçam, todos os planejadores de eventos devem realizar uma inspeção do site antes de contratar qualquer local.As imagens podem ser extremamente úteis, mas existem muitos aspectos que só podem ser avaliados pessoalmente. Peça um passeio pelo local, incluindo tudo, desde o estacionamento até a entrada e o espaço do evento para os banheiros. Você ficará feliz por você!

Incorporar preferências do cliente

No final do dia, os planejadores de eventos devem apresentar as recomendações do seu local ao cliente (seja um cliente interno como executivos da empresa ou de gerenciamento ou um cliente externo) e obtenha as aprovações. A única pergunta para se perguntar sobre o cliente durante a fase de planejamento do local é que o cliente aprova minha (s) recomendação (s)? Para poder responder a essa pergunta com alguma confiança, você deve se certificar de que compreende as expectativas e preferências do cliente desde o início.