Vídeo: Capacitação PJe 2.4.0 - 1º grau - Parte 4 - Justiça do Trabalho 2026
A maioria dos locais estão acostumados com as pressões que acompanham a coordenação de múltiplos eventos em um curto espaço de tempo. Afinal, seu negócio depende deles, fornecendo um serviço de qualidade, e cada evento é uma oportunidade para mostrar suas habilidades tanto para os planejadores de eventos como para os participantes. O momento mais crítico, porém, vem antes do show, mesmo que comece, quando o cliente entra na sala de banquetes para configurar. É neste momento em que o tom será definido para o resto do dia.
Esta é uma lição que eu aprendi rapidamente como coordenador do local, e depois desenvolvi minha própria lista de verificação de configuração para manter os clientes satisfeitos (e ocupados) durante o período de configuração preenchido pelo estresse.
Tenha seus carros prontos
A primeira coisa que seu cliente deseja fazer é desempacotar todos os suprimentos de eventos de seu veículo. Esta pode ser uma tarefa difícil, especialmente se a situação do estacionamento for difícil de navegar. Imagine alguém caminhando para o seu local com um monte de caixas pesadas - qual é a primeira coisa que eles estarão procurando? A resposta é, é claro, um carrinho, ou qualquer outra coisa que leve sua carga e facilite o trabalho sinistro da descarga. Ter carrinhos disponíveis quando andam no local é uma maneira fácil de fazê-los sentir-se "aliviados" apenas por aparecer.
Prepare as Tabelas de Registro
Próximo na lista de coisas a fazer para a maioria dos clientes está recebendo a configuração do registro. Isso significa que seu local é melhor ter todos os componentes de registro no lugar antes de chegarem.
Isso inclui todas as mesas, cadeiras, elétricos e rodízios. Organizar as tags de nome e os materiais de check-in irão consumir muito tempo para os planejadores de eventos, e eles não deveriam ter que esperar que você obtenha essas coisas simples para começar.
Tenha todas as categorias de quartos e conjuntos de linho
Definir todas as mesas e cadeiras no espaço do evento, obviamente, pode demorar algum tempo.
Espero que, se você estiver saindo de um evento anterior, você disse ao cliente antecipadamente quando esperar que todos os componentes do quarto sejam definidos. Se o seu cliente entrar em uma sala com dezenas de trabalhadores lutando para desabafar tabelas e cadeiras, provavelmente irão entrar em pânico. Idealmente, seu time de operações terá tudo configurado com lençóis de mesa no local para que os planejadores possam começar a colocar peças centrais, itens de leilão, etc.
Obter All Signage Out Early
Apenas porque o planejador líder sabe como navegar no edifício não significa que a equipe de apoio o faça. Você pode salvar todos um aborrecimento desnecessário atualizando a sinalização dentro do seu prédio assim que o período de configuração está prestes a começar. Tenha em mente que vendedores como floristas e DJ também precisam saber para onde ir. Estas são todas as coisas para rever com o seu cliente antes do dia do evento, mas também são necessárias para cuidar do grande dia.
Reveja BEO's e Invoices
Novamente, você provavelmente enviou esses documentos várias vezes durante os dias que antecederam o evento, mas nunca dói revisá-los uma última vez. Mesmo que o tempo de configuração esteja agitado, você precisa gravar 15 minutos para examinar esses documentos juntos. Os coordenadores do local devem ter um pacote pronto para seu cliente, que inclui o BEO, o diagrama da sala e a factura em potencial.
Muito poucos planejadores experientes transmitirão a oportunidade de revisar esses documentos críticos.
Introduções
Certifique-se de trazer os membros-chave do seu time para seu cliente para uma introdução formal. Esta lista inclui o gerente de restauração, capitão de banquete, supervisor de operações e coordenador de áudio / visual. Pense em nome do seu cliente ao apresentar a equipe - existem detalhes que devem ser discutidos face a face com sua equipe de gerenciamento? Iniciar uma breve conversa é uma maneira eficaz de destacar quem é responsável por cada área.
Esta pequena lista de verificação de itens de configuração de eventos ajudará a manter seu cliente feliz na chegada. Como o principal representante para o seu local, é sempre melhor dar aos clientes o seu número de telefone celular, caso algo dê errado enquanto estiver trabalhando em seu escritório.
Lembre-se, eles podem ficar frustrados se precisam de algo, mas ficarão ainda mais frustrados se não conseguirem encontrar alguém para ajudá-los!
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