Antes de comprar o software de contabilidade de pequenas empresas

O software de contabilidade pode ser uma ótima ferramenta para sua pequena empresa, permitindo-lhe acompanhar todos os seus dados financeiros e produzir relatórios facilmente para um planejamento efetivo. (Leia mais sobre as vantagens do software de contabilidade de pequenas empresas.)

Mas, porque você estará usando seu software de contabilidade com freqüência, é importante garantir que você escolha o software de contabilidade adequado para sua empresa e suas necessidades.

É acessível por celular?

O mercado de software de contabilidade de pequenas empresas adotou a computação em nuvem de uma maneira grande. A maioria dos fornecedores mais recentes, como a FreshBooks e a Zoho, não oferecem versões de desktop, e os fornecedores tradicionais, como a Intuit (QuickBooks), migraram suas ofertas de software de desktop para a Web e orientam seus clientes para a cobrança de assinatura. Alguns fornecedores ainda oferecem versões desktop ou híbridas de desktop / nuvem.

As versões on-line são ideais para usuários móveis. Além de suportar os navegadores mais comuns, eles normalmente oferecem aplicativos para iPhone / iPad e Android, tornando-os ideais para enviar faturas e inserir informações sobre despesas, independentemente de onde você estiver.

Atende às suas necessidades de contabilidade?

Se você é um único proprietário / contratado ou um empresário muito pequeno, sem empregados, as chances são de que você pode obter com um pacote de contabilidade básico que lida com faturamento, rastreamento de despesas e fornece um conjunto básico de relatórios para manter abas em seu negócio .

Normalmente, essas ofertas de baixo custo não são realmente pacotes contábeis verdadeiros, uma vez que não realizam contabilidade de entrada dupla (Contas a receber, Contas a pagar e Razão geral).

As empresas maiores que têm empregados, são incorporadas ou, de outra forma, têm maiores necessidades contábeis, precisarão de um pacote mais robusto (e caro) que possa realizar a contabilidade de entrada dupla e possui recursos mais avançados, como folha de pagamento, gerenciamento de estoque, gerenciamento de projetos, clientes gerenciamento de relacionamento (CRM), análise e uma seleção muito maior de relatórios (e opções para personalizar relatórios).

Felizmente, a maioria das ofertas de produtos permite que você comece com um pacote básico e expanda conforme suas necessidades cresçam. Há também muitos complementos de terceiros para os pacotes contábeis mais populares para que você possa (por exemplo) adicionar um módulo de folha de pagamento se o fornecedor não o oferecer (consulte os complementos do QuickBooks).

Outro recurso que é muito útil é o acesso ao contador. A FreshBooks, por exemplo, oferece um portal para contabilistas para que seu contador possa acessar seus relatórios do FreshBooks e entradas de diário que o economizem trocando informações manualmente.

Tem características de facilidade de uso?

• O software permite que você envie cheques, ordens de compra e faturas na rede?
• Tem a capacidade de ligar online às suas contas bancárias?
• É integrado com outro software que você costuma usar, como o Microsoft Office?
• É capaz de converter dados de outros programas de contabilidade ou bancos de dados?
• O que acontece se você decidir mudar para outro pacote de software no futuro - você será capaz de extrair e migrar facilmente seus dados existentes?

Em outras palavras, o software de contabilidade poderá atender todas as suas necessidades, agora e no futuro?

Quão íngreme é a curva de aprendizado?

Todos os softwares de contabilidade afirmam ser "fáceis de usar", mas você ainda precisa investir algum tempo em aprender a usá-lo.

Isto é especialmente importante se você não possui algum conhecimento básico de contabilidade; O software é voltado para profissionais de contabilidade ou alguém pode se atualizar rapidamente com ele?

Dê uma olhada antes de comprar. A interface do usuário é intuitiva e confortável? Você (e seus funcionários) poderá se sentar e aprender, ou você precisará de um investimento adicional em treinamento? A maioria dos fornecedores oferece um período de teste gratuito (geralmente 30 dias).

Quão bom é o serviço ao cliente e suporte?

Em termos de curva de aprendizado, a ajuda on-line faz o programa. O software de contabilidade possui recursos como dicas de tela, um índice de ajuda pesquisável, demonstrações e contas de exemplo para você começar? Existem manuais imprimíveis disponíveis? E quão acessível é o suporte da empresa? Confira os comentários on-line para obter as impressões das pessoas que usaram o software.

É escalável?

Quão fácil ou dispendioso é passar de um usuário para multi-usuários? A maioria das ofertas básicas de software são de usuário único ou de usuário único + acesso ao contador. Para adicionar usuários, é necessário atualizar para planos mais caros. Por exemplo, o "Plano básico" da Zoho Books permite uma conta de usuário +, o "Plano Padrão" permite dois usuários + contador e o "Plano Profissional" permite usuários ilimitados (consulte planos / preços da Zoho Books).