Coisas a considerar antes de comprar o software de contabilidade

O software de contabilidade é uma obrigação para qualquer pequena empresa, a fim de acompanhar as receitas, as despesas, a informação do cliente e quaisquer outros dados financeiros. Também é uma ótima ferramenta para a tomada de decisões, uma vez que relatórios oportunos e ferramentas de análise de orçamento que acompanham a maioria dos programas de software de contabilidade dão aos empresários a oportunidade de dar um passo atrás e ter uma compreensão geral das finanças da empresa. Mas em um mar de programas e marcas de software, como você escolhe o software de contabilidade certo para sua pequena empresa?

O que considerar antes de comprar o software de contabilidade

Como o software de contabilidade é vital para sua pequena empresa, é importante certificar-se de que você faz alguma pesquisa antes de comprar qualquer tipo de gerenciamento financeiro ou software de contabilidade. Examinar de perto as necessidades da sua empresa permitirá que você analise os requisitos de funcionalidade do dia-a-dia que você precisa. Abaixo estão algumas das coisas a fazer e ter em mente antes de se comprometer a comprar software de contabilidade.

1. Faça uma Análise de Necessidades

Antes de decidir sobre um programa de contabilidade específico, você deve realizar uma análise de necessidades para avaliar os recursos, funções e relatórios que você precisará do programa para fazer. Aproveite o tempo para pensar sobre o que as transações contábeis são significativas para o seu negócio para que você possa escolher um programa que possa lidar com eles de forma eficiente. Quaisquer relatórios que você precisará gerar, controles que você precisa ou a integração que você deseja com aplicativos de terceiros deve ser listada.

Essa análise de necessidades será a base para a qual você inicia o processo de seleção.

2. Leia Comentários do Software de Contabilidade

Ler outras opiniões de clientes do produto lhe dará uma idéia melhor do que você está comprando. Muitos sites de consumidores, como a Amazon, têm inúmeras revisões que discutem facilidade de uso, relatórios, suporte, compatibilidade e preço do sistema operacional.

3. Encontre o que se adapta às suas necessidades

A maioria das pequenas empresas pode usar softwares de contabilidade para pequenas empresas, como QuickBooks diretamente fora da caixa. A maioria dos fornecedores configura recursos e recursos de relatórios para que você possa criar quase todos os relatórios que você precisa. No entanto, você pode achar que você precisa de software específico da indústria, como um software de contabilidade sem fins lucrativos, software de contabilidade de construção ou software de contabilidade de ponto de venda para atender às necessidades únicas de contabilidade e relatórios de sua indústria.

4. Considere a facilidade de uso

Você ou sua equipe terá que aprender a usar o software de contabilidade que você compra. É provável que você tenha rotação pessoal ao longo dos anos. Portanto, você deve considerar escolher um pacote de software de contabilidade que não só atende às suas necessidades, mas é fácil de aprender, dado o tempo e os recursos que você pode comprometer para capacitar os funcionários sobre como usar o software.Se você tem poucos recursos para colocar os funcionários funcionando no seu programa quando houver volume de negócios, então escolher um programa de software de contabilidade simples e fácil de usar, como QuickBooks ou Peachtree, pode ser o caminho a seguir para sua pequena empresa. Embora possa haver melhores programas de software de contabilidade no mercado, sua pequena empresa não verá os benefícios desses programas se sua equipe não sabe como usá-los adequadamente.

5. Pense sobre Suporte

Você precisará decidir sobre o tipo de suporte que você deseja ter para ajudá-lo a usar o produto. A maioria dos fornecedores oferece um pacote completo de opções de ajuda disponíveis para você - e-mail, telefone e suporte on-line. Alguns fornecedores oferecerão suporte gratuito se você comprar o programa, enquanto a maioria oferecerá planos de suporte técnico que você pode comprar, além do programa de software de contabilidade. Você deve ler qualquer fórum sobre experiência de outros usuários com o suporte ao cliente do fornecedor de software que você escolher porque não são todos iguais. Certos fornecedores de software de contabilidade fornecem suporte adequado, enquanto outros não.

6. Considere a capacidade de escalabilidade

Quanto crescimento você espera que sua empresa cresça no curto prazo? Depois de fazer as suas projeções sobre o crescimento da sua empresa, você quer ver o escalável que precisa, seu programa de software de contabilidade deve ser para atender a esse crescimento.

Você precisa de software de contabilidade para ser executado em laptops e desktops ou em dispositivos móveis também? Você precisa de software de contabilidade capaz de funcionar em uma rede? Quão caro é adicionar usuários adicionais ao seu software de contabilidade? Você vai querer considerar essas questões, e se sua pequena empresa será executada em uma rede, é uma boa idéia entrar em contato com um profissional de TI para garantir que o software de contabilidade que você escolhe seja compatível com seu hardware. Um profissional de TI deve ser capaz de garantir que você atenda as especificações de hardware / software, enquanto também faz outras sugestões de rede que melhorarão as operações da sua empresa.

7. Você precisa de gerenciamento de documentos?

Algumas pequenas empresas querem operar em um ambiente sem papel, enquanto outras estão mais confortáveis ​​com um pouco de moda. Seja qual for o processo que você escolher, você deve certificar-se de que o software foi projetado para atender às suas necessidades. Por exemplo, se você quer um escritório sem papel, então você precisa verificar os recursos de gerenciamento de documentos do seu software de contabilidade. Alternativamente, você pode comprar uma ferramenta de gerenciamento de documentos de terceiros, e você pode procurar se há programas de software de contabilidade que se integram ao seu sistema de gerenciamento de documentos para ajudar a simplificar os processos de fluxo de trabalho de sua empresa.

8. Você poderia usar o gerenciamento do fluxo de trabalho?

Se você optar por operar em um ambiente de escritório sem papel, então você precisará escolher um programa de software de contabilidade que tenha processos de fluxo de trabalho embutidos ou permita que você o construa para atender aos seus processos de negócios. Uma vez que você não terá cópias fisicamente em papel flutuando em torno de seu escritório para revisão e aprovação, você precisará ter a capacidade de projetar os processos de aprovação para tarefas simples e complexas, como folha de tempo, fornecedor ou aprovação de checagem.

9. Considere as necessidades de segurança de dados

A segurança de dados de contabilidade sempre é importante porque você quer se certificar de que suas informações pessoais, as informações pessoais do seu funcionário e as informações do seu cliente estão protegidas. No entanto, você pode operar em uma indústria, como os cuidados de saúde, onde você possui requisitos de conformidade adicionais, como HIPPA. As penalidades por essas violações podem prejudicar seu negócio, atingindo até US $ 500.000 em alguns casos. Seja qual for o nível de segurança necessário, você deseja garantir que os projetos estejam incorporados em seu programa de software de contabilidade ou que você possa instituir os recursos de segurança necessários em um plano de TI para atender a essas necessidades.