Antes de comprar uma impressora multifuncional

As impressoras multifuncionais (MFPs) tornaram-se incrivelmente populares com empresas pequenas e domésticas e não é de admirar; uma MFP pode economizar espaço, reduzir os custos de energia e melhorar a produtividade, integrando os deveres de escritório tradicionais de impressão, fax, digitalização e cópia em um único dispositivo. Os MFPs (também conhecidos como all-in-ones) continuam a diminuir o preço ao mesmo tempo em que melhoram os recursos.

Sua empresa precisa de uma impressora multifuncional?

Uma MFP é essencialmente uma impressora com capacidade adicional de digitalização / cópia e fax.

Normalmente, o fabricante de uma impressora comercializará uma impressora básica e uma tudo-em-um com base no mesmo mecanismo de impressão. Mesmo que você não tenha uma necessidade regular de fax, digitalização ou cópia, ter uma MFP oferece flexibilidade para fazê-lo quando necessário.

Se a sua empresa não precisa escanear / copiar e enviar faxes, uma unidade "somente para impressora" é menos dispendiosa para comprar e pode ser mais simples de operar, pois os MFPs normalmente vêm com alimentadores de documentos (aumentando o tamanho e o peso), painéis de controle mais complexos e software adicional para fax, digitalização, etc.

Escolhendo o tipo de impressora

Se a impressão é o principal uso pretendido da MFP, é importante combinar suas necessidades para as capacidades da impressora. Modelos mais caros são tipicamente projetados para maiores velocidades de impressão e uso mais pesado.

Felizmente, existe uma ampla seleção de MFPs disponíveis com base em motores de jato de tinta e impressão a laser.

Existem ainda MFPs que se destacam na impressão de fotos em cores.

É necessário envio de fax?

Alguns dispositivos MFP já não incluem modems de fax, o que é bom para empresas que não precisam trocar faxes com clientes ou fornecedores. O envio de fax ainda é útil para enviar / receber documentos que exigem assinaturas, mas a configuração do seu próprio serviço de fax requer conexão com uma linha telefônica.

Uma linha telefônica normal pode ser compartilhada com uma máquina de fax se amarrar a linha telefônica durante o envio / recebimento de faxes não é uma preocupação. Caso contrário, é necessária uma linha telefônica separada.

Se você precisa de capacidade de fax, mas não quer o incômodo e a despesa de configurar seu próprio fax, existem vários serviços on-line que permitem enviar e receber faxes por e-mail, web ou telefone inteligente.

Digitalização

A maioria dos MFPs vem com uma unidade de digitalização de baixa a média resolução projetada para digitalização de documentos. Se você precisa de digitalização em alta resolução de fotos ou outros slides de mídia ou negativos, você quer um scanner autônomo separado ou um MFP que se especialize em digitalização / impressão de fotos, como a linha Canon Pixma de MFPs.

Alimentadores de documentos automáticos

Se pretende enviar faxes, digitalizar ou copiar documentos grandes, certifique-se de que o MFP escolhido possui um alimentador automático de documentos (ADF) com capacidade de folha suficiente.Normalmente, as MFPs menos dispendiosas possuem ADF menores de 20-30 folhas, enquanto os modelos mais caros podem conter 50 folhas ou mais.

Impressão frente e verso automática (impressão frente e verso / digitalização / cópia / fax)

É altamente provável que, em algum momento, você queira escanear, enviar por fax ou imprimir documentos em frente e verso. Se a sua MFP não tiver uma duplexação automática e quiser imprimir em ambos os lados de uma página, você precisará imprimir as páginas ímpares do documento, tirar as páginas impressas, virar elas, retorná-las para a bandeja de entrada e imprimir as páginas pares.

Isso é tedioso e propenso a erros, então considere a duplicação automática como uma característica muito desejável, especialmente considerando que não é mais a opção cara que costumava ser.

Conectividade

Quando se trata de conectar-se a um MFP, mais opções serão melhores. Além do conector USB padrão, se você deseja conectar o MFP a uma rede, você precisará de uma porta com fio (Ethernet) ou sem fio (Wi-Fi) (para impressão a partir de dispositivos móveis).

A maioria dos MFPs que possuem conectividade Wi-Fi suporta protocolos padrão da indústria sem fio, como a Apple AirPrint, o Google Cloud Print ou o NFC (que permite que você toque qualquer smartphone ou tablet habilitado para NFC na MFP e que ele se conecte automaticamente).