Quais as despesas empresariais são deduzidas de impostos?

Todo negócio incorre em despesas. Os contratados independentes, os consultores e os freelancers pagam por software, computadores ou viajam para fora de seu próprio bolso para facilitar seu trabalho. Para empresas incorporadas, ser capaz de deduzir despesas reduzirá seus impostos comerciais. Para os proprietários únicos, ser capaz de deduzir despesas reduz tanto o imposto de renda regular quanto o imposto de trabalho independente. A linha inferior?

Manter o controle de todas as despesas de sua empresa irá percorrer um longo caminho para reduzir seus passivos fiscais.

O que é uma despesa legítima de negócios?

A definição básica é que uma despesa deve ser "ordinária e necessária" para o seu comércio ou profissão. Essa definição vem diretamente do código tributário (seção 162 do Código da Receita Federal, veja também a seção 1. 162-1 do Regulamento do Tesouro). "Uma despesa ordinária", diz o IRS na Publicação 535, Despesas Empresariais ", é uma que é comum e aceito em sua indústria. Uma despesa necessária é útil e apropriada para seu comércio ou negócio. "

Fazemos cinco distinções ao analisar as despesas. Separamos as despesas pessoais das despesas comerciais. Separamos as despesas comerciais em três grandes tipos: custo dos bens vendidos, despesas de capital e despesas dedutíveis. Algumas despesas podem ser apenas parcialmente dedutíveis ou não dedutíveis. Assim, as cinco distinções são:

1. Despesas pessoais
2. Despesas de negócios
3. Custo dos produtos vendidos
4. Despesas de capital
5. Despesas dedutíveis

Separando pessoal de despesas comerciais

Problemas surgem quando uma despesa pode ser parcialmente pessoal e parcialmente relacionada a negócios. Um exemplo comum: um freelancer pode usar uma sala em sua casa como escritório. Nessa situação, mediríamos a metragem quadrada do escritório e de toda a casa, e encontraríamos a porcentagem.

Esta porcentagem seria então usada para medir a parcela de negócios de despesas compartilhadas, como aluguel, seguro e utilitários. A parte comercial dessas despesas passaria a ser parte da dedução do escritório em casa, enquanto o resto das despesas seria de natureza pessoal.

A regra geral: "Geralmente, você não pode deduzir despesas pessoais, vivas ou familiares. No entanto, se você tiver uma despesa por algo que é usado em parte para negócios e em parte para fins pessoais, divida o custo total entre o negócio e partes pessoais. Você pode deduzir a parte comercial "(IRS, Publicação 535, Despesas Empresariais, seção sobre despesas pessoais versus negócios).

Dica de contabilidade: acompanhe todas as suas despesas. Dessa forma, você pode rever suas despesas e perguntar ao seu contador se qualquer um deles pode ser dedutível.

Custo dos produtos vendidos

O custo dos produtos vendidos são despesas de inventário e coisas relacionadas ao estoque.Fabricantes, atacadistas e varejistas rastreiam o custo dos produtos que produzem ou compram para revenda.

A regra geral: "Se o seu negócio fabrica produtos ou os compra para revenda, você geralmente deve avaliar o estoque no início e no final de cada ano fiscal para determinar o custo dos produtos vendidos.

Algumas das suas despesas comerciais podem ser incluído no cálculo do custo dos produtos vendidos "(IRS, publicação 535, despesas comerciais, seção sobre o custo dos produtos vendidos).

Para explicações detalhadas, veja Publicação 334, Guia de imposto para pequenas empresas, capítulo 6, Como calcular o custo dos produtos vendidos. Veja também a seção de inventários da Publicação 538, Períodos Contábeis e Métodos.

Despesas de capital

Algumas despesas são registradas como ativos e seus custos recuperados ao longo do tempo por meio da depreciação. Essas despesas são chamadas de ativos de capital porque seus custos são capitalizados como ativos da empresa e o custo é deduzido ao longo de um período de tempo por meio da depreciação. Exemplos de despesas de capital incluem computadores, móveis, equipamentos e imóveis.

A regra geral: "você deve capitalizar três tipos de custos: custos iniciais de negócios, ativos de negócios e melhorias". (Publicação 535).

Mantendo o controle das despesas comerciais

Pessoalmente, uso um software de contabilidade completo para acompanhar minhas receitas e despesas. Mas, novamente, sou contabilista e me sinto confortável usando softwares como Quickbooks, Sage Peachtree e Microsoft Office Accounting. Eu recomendo esses programas para pequenas empresas. O uso de um software de contabilidade completo ajudará você a monitorar a saúde de sua empresa.

Programas de contabilidade completos podem demorar um pouco para se acostumar. E é fácil ficar frustrado com todos os recursos e utilitários. Então, para profissionais freelance, eu recomendo o uso de software de finanças pessoais. As melhores opções aqui são o Quicken da Intuit ou o Microsoft Money. Ambos os programas são muito fáceis de se acostumar e podem rastrear todas as suas finanças, e não apenas suas despesas comerciais.

Como um bônus adicional, os melhores programas de software de imposto permitem que você importe dados de Quicken ou Money. Para tornar seu processo de preparação de impostos tão suave quanto possível, sugiro passar algum tempo certificando-se de que suas categorias de despesas estão configuradas corretamente. Você pode adicionar, excluir e modificar categorias em todos os softwares pessoais e de contabilidade. Ao ter categorias intuitivas e fáceis de lembrar, você poderá gerar relatórios significativos. E a maioria dos programas permitirá que você vincule as categorias a determinados itens de linha nos formulários de impostos. Configurar isso pode percorrer um longo caminho para reduzir a quantidade de tempo que você gasta preparando seus impostos.

Todos os programas de contabilidade que mencionei podem gerar relatórios de lucros e perdas (denominados demonstrações de resultados por contabilistas). Esses relatórios ajudam você a analisar como seu negócio freelancer está fazendo, seja lucrativo e como você está gastando seu dinheiro. Se você decidir contratar um contador de impostos, tendo esses relatórios para acelerar a preparação de suas declarações fiscais.