O Guia completo de orçamentação de eventos

O equilíbrio de um orçamento de eventos é um dos principais desafios que os planejadores enfrentam, e a raiz da maioria dos problemas de dinheiro pode ser rastreada nas fases de discussão inicial. É sempre melhor começar a projetar um evento em torno da quantidade de recursos financeiros disponíveis e não vice-versa. As informações abaixo ajudarão você a estimar os custos e identificar as áreas onde você pode cortá-los.

Destaque despesas de planejamento de eventos

As despesas podem vir de uma grande variedade de fontes, uma vez que você pensa sobre todos os componentes envolvidos com a execução de uma função.

Os mais óbvios são as despesas de aluguel de catering e local, mas a lista só cresce a partir daí. A coisa é, ignorando até uma categoria de despesas, pode ter um impacto desastroso em suas despesas por pessoa. Clique aqui para obter uma lista abrangente de despesas de eventos.

Perguntas para perguntar aos seus clientes

Como o planejador de eventos, sua função é fornecer assistência especializada tanto com a coordenação quanto com a gestão financeira do evento. Tenha em mente que seus clientes estão sonhando com a perfeição, e isso pode dificultar facilmente o julgamento sobre o que é fiscalmente possível. O tempo para preencher o fosso entre o orçamento e as expectativas é desde o início. Muitas vezes, é tão simples como fazer as perguntas certas e elaborar um orçamento durante sua primeira reunião. Clique aqui para obter uma lista de perguntas a serem feitas.

Construa um orçamento de eventos básicos

Depois de ter uma visão do evento e uma estimativa de quanto dinheiro você tem para trabalhar, é finalmente hora de estruturar o orçamento.

Um passo importante aqui está dizendo a seus clientes que os orçamentos do evento são "rascunhos de trabalho" que provavelmente mudarão à medida que mais detalhes entrarem. Lembre-se, muito poucos clientes têm experiência com os custos e taxas associados às flutuações de atendimento, por isso é o melhor para construir uma zona tampão de 10% para evitar a falta de fundos.

Clique aqui para obter mais dicas sobre como construir um orçamento básico.

Taxas do planejador de eventos

Claro, você precisa incorporar suas taxas de planejamento no orçamento, e isso pode ser um assunto sensível para alguns. Os planejadores de eventos têm várias maneiras de cobrar pelos seus serviços, que vão desde taxas diretas até comissões percentuais. No final, trata-se de encontrar um meio em que ambos os lados possam concordar. Certifique-se de que sua estrutura de tarifas esteja documentada em um contrato e inclua isso como uma despesa em todos os rascunhos do orçamento. Clique aqui para rever as estruturas de taxas padrão para os planejadores de eventos.

Trimming Event Cots

Raramente você vai trabalhar em um evento que tenha um orçamento ilimitado. Mais do que provável, você alcançará um ponto no processo de planejamento onde as decisões sobre custos de corte devem ser feitas. É aqui que um planejador de eventos experiente pode realmente brilhar em ajudar seus clientes.O objetivo é identificar quais opções têm a maior impressão nos convidados. Por exemplo, você deve gastar menos em centrais para preservar a sobremesa gourmet? Em alguns casos, um planejador pode percorrer as despesas e renegociar ou cortar em áreas onde os convidados nunca perceberão. Clique aqui para seis áreas a serem alvo de economia de custos.

Controlando as despesas de áudio / visual

O equipamento de iluminação e som faz um grande impacto na apresentação do seu evento, mas também tende a ter um grande impacto no orçamento.

Quando você conta com outras despesas de A / V, como projetores, acesso à internet e serviços de vídeo, não demora muito para que esta categoria se torne um dos maiores números do seu orçamento. Clique aqui para obter formas de evitar despesas excessivas nas suas necessidades de A / V.

Encontrar opções de marketing de baixo custo on-line

O marketing é outra despesa que pode crescer exponencialmente se você não obtiver resultados imediatamente. A captura, é claro, é que, a menos que você comercialize efetivamente, não haverá participantes suficientes para suportar os custos do evento. É por isso que faz sentido utilizar tantas opções gratuitas ou de baixo custo para divulgar a palavra inicial sobre uma próxima ocasião. Felizmente, a internet tem muitas avenidas que você pode considerar. Clique aqui para seis idéias de baixo custo.

Planejando um casamento grande em um pequeno orçamento

Os casamentos são um excelente exemplo de eventos em que os orçamentos podem ser desafiados pelas despesas.

Atrás de cada casamento é uma família de pessoas reais que têm outras obrigações financeiras a serem consideradas antes de gastar generosamente em seu grande dia. A maioria dos coordenadores de casamento entende isso, mas os melhores sabem como maximizar cada dólar de um orçamento de casamento. Embora os planejadores de eventos corporativos trabalhem em um ambiente diferente dos planejadores de casamento, há muito a aprender sobre como os profissionais do casamento gerenciam seus orçamentos. Confira estas dicas para transformar um pequeno orçamento em um grande casamento.