Como detectar e prevenir o roubo de funcionários, desfalque

Os donos de empresas devem ser constantemente vigilantes contra roubo e o tipo de roubo mais comum é por funcionários e consultores financeiros confiáveis. Neste artigo, aprenda alguns sinais de que um empregado está desviando e algumas dicas para proteger seu negócio de roubo de funcionários e desfalque.

O que é Embraiagem?

O malversado é roubo ou malversação (ações ruins) pelos funcionários ou outros confiáveis ​​em uma empresa.

A maioria dos desrespeitos envolve o roubo ou o desvio de fundos da empresa para o empregado.

Fraude de empregado um dreno de dinheiro significativo

De acordo com um relatório de 2012 da Associação de Examenedores de Fraude Certificados (ACFE), "o negócio típico dos EUA perde 7% de suas receitas anuais para a fraude dos funcionários" e as pequenas empresas têm a a maioria dos casos e as maiores perdas.

Detectando Fraude e Embraiamento de Empregados

A ACFE diz que a maioria dos funcionários que cometem fraude ou desfalque exibe sinais reveladores como viver além de seus meios, ter dificuldades financeiras, ter relacionamentos inusualmente estreitos com fornecedores e tendo problemas de controle excessivos. Se você estiver alerta e vigilante, poderá detectar e prevenir essas perdas comerciais. Esta é uma solução de duas partes:

Seja Vigilante: Procure por estes sinais de aviso

Mantenha seus olhos abertos para esses sinais de alerta de fraude ou desfalque de empregado:

• Um funcionário que se recusa a tirar férias (com medo de que o roubo seja realizado detectado por substituição)
• Um funcionário que trabalha continuamente horas extras
• Um empregado que quer levar o trabalho para casa
• Despesas pessoais excessivas (carros novos, viagens) por um empregado cuja renda não pode suportar essas extravagâncias. O empregado pode estar revendo itens ou apenas curtindo "a boa vida" à sua custa
• O dinheiro mesquinho desaparece com muita rapidez
• Despesas extravagantes para viagens dos funcionários
• Empregados que mantêm relações íntimas com os vendedores. Fique atento aos funcionários que freqüentemente almoçam com fornecedores ou estão relacionados a contratados independentes que trabalham para o seu negócio.
• Suprimentos de escritório que desaparecem rapidamente. Se parece que você está gastando mais e mais em itens de escritório, eles podem estar indo para casa com os funcionários.

Estar ciente dos sinais pode ajudá-lo a saber onde concentrar suas investigações.

Prevenção de roubo de empregado e malversação

Conhecer os sinais de perda de empregado não é suficiente. Você deve ser capaz de descobrir especificamente se os funcionários estão fazendo. Aqui estão alguns controles internos (técnicas de gerenciamento contábil) que você pode instituir para descobrir o que está acontecendo:

• Depósito diariamente e reconciliar mensalmente . Deixar dinheiro sentado é muito tentador para alguns funcionários, e reconciliar o extrato bancário a cada mês ajuda você a capturar irregularidades antes e depois.
• Funções financeiras separadas dos funcionários. Por exemplo, o empregado que escreve os cheques não deve ser o empregado que reconcilia o extrato bancário.
• Acompanhe o dinheiro mesquinho. O dinheiro em uma gaveta de dinheiro pode ser muito tentador para alguns funcionários. Exigir que todas as transações de caixa mestiços tenham um boleto de dinheiro pequeno ou log para apoiá-los e exigem duas assinaturas em cheques de cobrança de dinheiro pequeno.
• MBWA (Manage by Walking Around). Deixe os funcionários saberem que você está observando as coisas em torno da empresa. Não entre em armários de empregados ou mesas ou itens pessoais, apenas fique atento a mudanças ou atividades incomuns. É surpreendente que as pessoas toe a linha quando sabem que alguém se preocupa o suficiente para assistir.
• Certifique-se de que as despesas de viagem são suportadas pela documentação apropriada e que estão na linha. Por exemplo, verifique as contas do hotel para garantir que você não esteja pagando por filmes ou massagens.

Comunique sua mensagem sobre honestidade do empregado

A partir do primeiro dia de trabalho, os funcionários devem saber que você os exige, para ser honesto. Um novo funcionário, convenientemente, esquecerá o que você diz a eles, mas se eles devem ler e assinar um manual de funcionários ou políticas e manual de procedimentos, eles não têm a desculpa de não saber o que é necessário.

Mantenha o manual do empregado atualizado e inclua informações sobre suas expectativas e o que acontecerá se não forem honestos.

Prosseguir prontamente

Os tipos de aplicação da lei irão dizer-lhe que o maior impedimento para o crime é a probabilidade de ser pego e processado. Atingir funcionários roubando ou desviando não é suficiente; você deve estar preparado para processar. Sendo indulgente porque um empregado "só fez isso porque precisava do dinheiro" não vai impedir que ela ou outros roubem de sua empresa.

Consultar um advogado de emprego

Antes que algo aconteça, passar algum tempo falando com um advogado de emprego, alguém familiarizado com as leis de emprego e como lidar com problemas de funcionários. Descubra seus direitos como empregador, como lidar com suspeitas de roubo ou desfalque, como se comunicar sobre esse assunto com a imprensa e outros funcionários, e como processar um funcionário.

Se você suspeita que um empregado está roubando de você ou dobrador, sua primeira ligação deve ser para um advogado, mas é muito melhor se você tiver um relacionamento com alguém e você conhece os contornos gerais de lidar com roubo de funcionários e desfalque.

Aviso legal As informações contidas neste artigo e neste site do guia são para fins de informação geral e não se destinam a ser conselhos legais ou tributários. Toda situação é diferente; antes de tomar qualquer ação contra um empregado, consulte um advogado.